* Yêu cầu của việc giao nhận hàng nhập khẩu : nhận hàng, kết toán chính xác và lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ các chứng từ, biên bản liên quan đến hàng tổn thất để khiếu nại các bên có liên quan.
* Các bước giao nhận hàng nhập khẩu: Chủ hàng thường phải tiến hành các bước sau :
- Chuẩn bị trước khi nhận hàng, bao gồm các công việc : + Kiểm việc trả tiền hay mở L/C
+ Nắm thông tin về hàng và tàu, về thủ tục hải quan đối với mặt hàng có liên quan.
+ Nhận các giấy tờ như Thông báo sẵn sàng (NOR) hay thông báo tàu đến (Notice of Arrival), B/L và các chứng từ về hàng hoá khác
- Nhận hàng từ cảng:
a, Đối với hàng nguyên ( FCL/FCL) + Lấy lệnh giao hàng (D/O) tại hãng tàu.
Sau khi nhận được ‘thông báo hàng đến’ từ tàu biển hay đại lí tàu biển đó, mang vận đơn gốc và giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu của cơ quan, giấy CMND đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng(D/O), đóng phí D/O (gọi là phí chứng từ ) và tiền đặt cọc (gọi là tiền cược vỏ cont) để có thể mượn cont về kho của bên NK:
cont 20’ là 1 triệu đồng cont 40’ là 2 triệu đồng
Sau đó hãng tàu hoặc đại lí sẽ giữ lại vận đơn gốc và trao 2 bản D/O cho người nhận hàng: một bản làm thủ tục HQ, một bản đưa ra cảng để lấy hàng về
Nhân viên giao nhận đến bãi tìm vị trí container + Làm thủ tục HQ.
Sau khi có vận đơn và D/O có thể tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu. Thủ tục hải quan thường qua các bước sau đây:
Chuẩn bị hồ sơ hải quan: Bộ chứng từ làm thủ tục HQ gồm:
Tờ khai HQ hàng nhập khẩu: 02 bản chính
Hoá đơn thương mại: 01 bản chính
Bản kê chi tiết: 01 bản chính, 01 bản sao
Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu cần): 01 bản chính
Lệnh giao hàng: 01 bản chính
Vận đơn: 01 bản sao
Giấy uỷ quyền : 01 bản gốc
Phiếu tiếp nhận hồ sơ
Khai và tính thuế: chủ hàng tự khai và áp mã tính thuế
Đăng kí tờ khai: Nhân viên HQ kiểm tra bộ hồ sơ, ghi số tờ khai. Nếu hồ sơ đầy đủ nhân viên HQ sẽ kí xác nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng hải quan để phúc tập tờ khai. Sau đó bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra và ra thông báo thuế. Nhân viên nhận thông báo thuế cùng phiếu tiếp nhận hồ sơ còn bộ hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm hoá nếu là hàng phải kiểm hoá, nếu hàng không phải kiểm hoá (hàng miễn kiểm) thì thôi.
Nộp lệ phí hải quan
Đăng ký kiểm hóa hải quan (nếu hàng không thuộc diện được miễn kiểm hóa ): ghi những yêu cầu của mình như thời gian, địa điểm, tên hàng, tên doanh nghiệp, số lượng container, số tờ khai hải quan vào sổ đăng ký của đội kiểm hoá.
Tổ chức kiểm tra hàng hóa:
Trước khi mở container, cán bộ giao nhận phải lưu ý kiểm tra hình thức container và khóa chì, đồng thời phát hiện những ký hiệu, mã hiệu chỉ dẫn đặc biệt của container trước khi các cơ quan chức năng khác tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu không đúng nội dung của hồ sơ hàng hóa và tiêu chuẩn quy định, nhân viên giao nhận xin một biên bản kết toán nhận hàng với tàu ( ROROC – Report on receipt of cargo ) được lập giữa hãng tàu với nhân viên giao nhận của cảng.
Kết hợp kiểm tra hải quan với kiểm định, kiểm dịch… cùng một lúc, các bên cùng tiến hành mở container để kiểm tra hàng hóa. Sau khi đối chiếu và kiểm tra giữa nội dung khai báo và thực tế, nếu đúng, cán bộ hải quan sẽ ký kết toán
tờ khai hải quan. Cán bộ giao nhận kẹp chì mới vào container và ký bàn giao số khoá chì mới cho cảng.
Nếu không bố trí được thời gian cho các cơ quan chức năng kiểm tra cung một lúc thì phải tổ chức kiểm hóa trước rồi mới kiểm định, kiểm dịch…
Kiểm tra thuế: sau khi kiểm hoá hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận theo dõi và thu thuế để kiểm tra việc áp mã tính thuế, loại thuế áp dụng,thuế suất áp dụng, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế… Nếu mã số tính thuế HS ( Harmonized system ) trong tờ khai hải quan không phù hợp với hàng hóa thực tế, hải quan sẽ xử lý vi phạm đơn vị khai báo thuế
Sau các thủ tục này, hải quan sẽ ký và đóng dấu “đã hoàn tất thủ tục hải quan ”. Cơ quan HQ sẽ trả tờ khai HQ cho người mở (bản lưu người khai HQ).
+ Lấy hàng tại bãi của cảng.
Việc lấy hàng tại bãi của cảng càng sớm càng tốt vì giảm được chi phí lưu kho bãi, phí thuê container.
Muốn lấy hàng về thì phải mang các chứng từ sau đến kho hàng tại cảng xuất trình:
Tờ khai HQ
Giấy uỷ quyền
Giấy giới thiệu
Lệnh giao hàng D/O
Giấy mượn vỏ cont
Sau đó cảng sẽ cấp lệnh giao hàng tại cảng (phiếu xuất kho ) cho chủ hàng. Lệnh xuất kho bãi tương đương với phiếu giao nhận container (có lưu ý đến tình trạng của vỏ container).
Tại kho bãi của cảng, người ta sẽ xem xét các chứng từ trên, tính ngày lưu container, thu tiền lưu. Sau khi nộp tiền kho bãi, sẽ được cấp biên bản giao hàng, giấy ra khỏi cổng. Có thể sử dụng đội xe của mình lấy hàng, nếu không sẽ thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng ra khỏi cổng. Ngoài ra còn phải trả tiền dịch vụ nâng container lên phương tiện vận chuyển do công nhân ở cảng làm. Và đến khi trả vỏ container thì phải trả tiền dịch vụ hạ vỏ container.
Các bãi trạm container khi đến lấy hàng và trả vỏ (địa điểm mượn vỏ, địa điểm trả vỏ) đều do hãng tàu quy định, căn cứ vào địa điểm kho bãi đã quy định của hãng tàu để mang các chứng từ đến lấy hàng và trả vỏ.
Khi phương tiện vận chuyển (ô tô) ra khỏi cổng của cảng thì phải xuất trình biên bản giao hàng, giấy ra khỏi cổng thì bảo vệ mới cho xe ra.
Sau khi vận chuyển hàng về kho cho bên NK thì phải đem trả vỏ, đến hãng tàu lấy tiền cược vỏ và thanh toán phí mượn. Nếu mượn container trong vòng 5 ngày đầu thì được miễn phí, còn từ ngày thứ 6 trở đi thì phải trả thêm tiền, chi phí sẽ tăng theo số ngày mượn tuỳ theo quy định của hãng tàu.
b, Nếu là hàng lẻ (LCL/LCL)
Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O. Sau đó mang D/O đến phòng giao nhận của kho CFS làm phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho, đóng phí lưu kho. Sau khi có xác nhận của hải quan kho CFS trên phiếu đó thì sẽ mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng, giao phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho cho lái xe thì bảo vệ mới cho xe qua cổng