việc quan trọng có thể bị xao nhãng; cũng có thể những công việc.mang tính yêu câu cao lại được bố trí cho những người có năng lực kém, còn những công việc có. tính yêu cầu không cao lại được bố trí cho những người, éó năng lực thực sự. Xét về mặt tổng thể, một cơ quan có: thể chưa có sự chuẩn bị thích đáng đối với những nhiệm
vụ phải gánh vác hoặc bị buộc phải gánh vác, trong khi'
các thành viên trong cơ quan này đang thiếu sự đào tạo cần thiết, chưa thể phát huy năng lực của họ để gánh vác các nhiệm vụ một cách có hiệu quả.
Khiếm khuyết về sự trao đổi thông tin giữa mọi người : đâu có thể ảnh-hưởng đến việc phối hợp nhịp nhàng với nhau, một loạt các:chỉ thị từ cấp trên có thể sẽ trở nên mơ hồ lẫn lộn, hoặc người ta sẽ cho rằng:chúng vốn không ' tồn tại. Một số công việc còn có thể có liên đới trực tiếp đến những công việc khác, còn những công việc khác thì bị xáo trộn trật tự, hoặc trùng lặp với nhau, vì người ta không có một kênh riêng để công bố việc nâng cao năng suất và các kiến nghị mang lại hiệu quả cao cho nhau. Loại vấn đề này có liên đới đến mức độ khó khăn của các công việc được chỉ định, chúng có thể làm người ta không cách nào tham dự được vào việc tiến. hành cải tổ và quá trình cải tiến tổ chức, nên dẫn đến sự lãng phí nghiêm trọng về thời gian và mọi người luôn ở trong một tâm trạng hồi hộp lo lắng công việc sẽ thất bại.
Bước đầu tiên để thay đổi cách sắp xếp về mặt quần lý thời gian-là coi trọng sự tổn tại của vấn để này, nên áp dụng các biện pháp chính thức trong nhiều trường hợp. Tuy sẽ rất có ích khi tiến:hành thảo luận-cùng 'với các đồng nghiệp, nhưng:theo kinh-nghiệm của-tôi;;như vậy:sẽ làm nảy sinh một số điều: bất cập,:người ta thường ¿tụ tập
Chương 6: Bạn và người khác 187
lại.để tán gẫu'hoặc than phiền với nhau. trong giờ ăn trưa hoặc những lúc giải lao, những lúc ấy họ thường mang chuyện cá nhân ra tâm sự nhiều hơn là bàn về công việc, để rồi sau đó chẳng đâu vào đâu cả. Đưa ra vấn để một cách.chính thức có thể-sẽ làm mọi người chú ý đến:sự tôn tại của vấn đề đó, sau đó mỗi người sẽ lãnh nhận trách nhiệm của mình, một mặt vừa có thể nhận thức được tính tất yếu của việc thay đổi hiện trạng, một mặt vừa có thể ghi nhận lại những nguyên nhân xảy ra một cách không hợp lý.
: Ởó vài cách để tập trung sự chú ý vào những vấn để nây, cách phổ biến nhất là liệt kê nó vào chương trình nghị sự trong các buổi họp, hoặc yêu cầu triệu tập một buổi họp đặc biệt nào đó. Dù chúng ta có áp dụng cách thức gì đi nữa, thì bước thứ hai để dẫn đến sự thạy đổi trong.tổ chức là tường thuật rõ ràng các vấn để này trong các tài liệu thảo luận, đêng thời.công bố cho những nhân viên có. liên quan biết được điều này. Nội:dưng trong tài liệu nên'rigắn gọn rõ ràng. Nếu một tài liệu nói về việc quần lý thời gian mà lại làm lãng phí thời gian của độc giả trong những vấn để trùng lặp hoặc rối ren, thì tài liệu đó sẽ chẳng có tác dụng gì cả. Trước tiên nên tiến hành nghiên cứu, quan sát để:
« 'Nhận biết hiện giờ đang lãng phí thời gian ở những khầu nào, vừa tiến hành suy xét đến công việc, vừa suy xét đến sự phối hợp giữa các công việc với'nhạu.
s- Nhận biết rổ nếu muốn cải tiến. thì phải bắt đầu từ đâu „ Đưa'a những biện pháp cải tiến cụ thể.
Ở những chỗ thích hợp, nên tổ chức một tổ công tác để
thực hiện xuyến suốt các biện pháp đó, kiểm tra tiến độ