II Chi phớ dịch vụ mua ngoà
4 Chi phớ thụng tin liờn lạc
5 - Sỏch bỏo, tạp chớ ấn phẩm,...
III Nhúm III: Chi phớ bằng tiền khỏc
1 - Cụng tỏc phớ
2 - Chi hội họp, khỏnh tiết, tiếp khỏch,...
IV Nhúm IV: Chi thuế, phớ và lệ phớ
1 - Thuế mụn bài
2 - Thuế sử dụng đất
3 - Phớ, lệ phớ
Định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp cú thểđược xõy dựng theo theo phương phỏp thống kờ - kinh nghiệm hoặc phương phỏp phõn tớch theo yờu cầu cụng việc.
8.2.3. Xõy dựng định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp thống kờ - kinh nghiệm
Xõy dựng định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp thống kờ - kinh nghiệm như sau:
8.2.3.1. Thu thập tài liệu thống kờ kế toỏn
Cỏc tài liệu thống kờ kế toỏn về cỏc khoản mục chi phớ quản lý doanh nghiệp đó thực hiện trong một số năm gần nhất. Một số khoản mục chi phớ cú biến động nhiều về giỏ cả thỡ cần tổng hợp cả khối lượng, đơn giỏ và giỏ trị.
Thu thập tài liệu thống kờ kế toỏn về cỏc khoản mục chi phớ quản lý cú liờn quan đến chi phớ sản xuất một số năm gần nhất, bao gồm:
- Diện tớch tưới tiờu theo hợp đồng và nghiệm thu; - Chi phớ sản xuất hàng năm;
- Chi phớ điện năng phục vụ quản lý (khối lượng, giỏ trị); - Chi phớ vệ sinh mụi trường và nước sinh hoạt;
- Chi phớ thụng tin liờn lạc (số mỏy điện thoại, chi phớ bỡnh quõn mỏy trờn đầu lao động quản lý);
- Giỏ cước điện thoại tại từng thời điểm;
- Chi phớ sỏch bỏo thư viện hàng năm của toàn cụng ty và cỏc xớ nghiệp, cụm, trạm: bao gồm loại bỏo chớ, số lượng, giỏ cả, chi phớ, sỏch phục vụ chuyờn mụn bổ sung hàng năm;
- Chi cụng tỏc phớ: bao gồm cụng tỏc phớ, chi phớ cho ụtụ, xe mỏy cụng (xăng dầu tiờu thụ gồm số lượng, đơn giỏ, chi phớ sửa chữa nhỏ, sửa chữa lớn);
- Chi hội nghị, hội họp, tiếp khỏch, khỏnh tiết, quảng cỏo; - Chi phớ thuế, phớ, lệ phớ hàng năm.
Thu thập số liệu, tài liệu từ 3 - 5 năm gần nhất. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, sỏp nhập hoặc chia tỏch thỡ cú thể thu thập số liệu trong thời gian ngắn hơn hoặc nội suy theo số liệu của cỏc đơn vị cũ.
Khi lấy số liệu chi phớ cần thống kờ đơn giỏ tại thời điểm đú để xử lý yếu tố trượt giỏ và so sỏnh khi cần.
8.2.3.2. Thu thập số liệu thống kờ nhõn sự của doanh nghiệp
Thu thập số liệu thống kờ nhõn sự của doanh nghiệp gồm: cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng đơn vị, trong đú cần tỏch biệt rừ cỏc bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý khai thỏc và bảo vệ cụng trỡnh thủy lợi, phục vụ sản xuất nụng nghiệp với cỏc bộ phận sản xuất kinh doanh tổng hợp.
Tổng hợp số liệu về cỏc khoản mục chi phớ quản lý doanh nghiệp, kết quả hoạt động sản xuất trong 3 - 5 năm gần nhất (theo mẫu biểu ở bảng 7-1, 7-2 và 7-3 của Phụ lục số 7).
8.2.3.3. Tổng hợp tớnh toỏn định mức
Trờn cơ sở số liệu thống kờ, phõn tớch bổ sung cỏc số liệu cũn thiếu hoặc loại bỏ bớt cỏc số liệu bất thường, bất hợp lý. Tớnh toỏn chi phớ trung bỡnh cho từng nhúm, khoản mục chi phớ trong khoảng thời gian từ 3 - 5 năm để xỏc lập định mức. Tớnh tổng cỏc khoản mục chi phớ quản lý doanh nghiệp trong một năm tài chớnh.
Tổng hợp tớnh toỏn định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo cỏc phương phỏp khỏc nhau như sau:
+ Tớnh định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo chi phớ sản xuất hợp lý: QLDN CPQLDN CPSX C ĐM 100% C = ì [8-1]
Trong đú: CPQLDN
ĐM - định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp (%); QLDN
C - tổng chi phớ quản lý doanh nghiệp bỡnh quõn (đồng); CCPSX -tổng chi phớ sản xuất hợp lý bỡnh quõn năm (đồng).
+ Tớnh định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo tổng quỹ lương kế hoạch: QLDN CPQLDN KH C ĐM 100% TL = ì [8-2]
Trong đú: TLKH là tổng quỹ tiền lương kế hoạch của năm tớnh toỏn.
+ Tớnh định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp trờn đơn vị sản phẩm (diện tớch tưới tiờu quy đổi):
QLDN CPQLDN NTQĐ C ĐM F = (đồng /ha) [8-3]
Trong đú: FNTQĐlàtổng diện tớch tưới tiờu nghiệm thu quy đổi bỡnh quõn (ha).
Khi tớnh định mức quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp thống kờ phải xột đến yếu tố biến động giỏ và tớnh quy đổi về mặt bằng giỏ của năm tớnh toỏn định mức.
8.2.3.4. Tổng hợp kết quả tớnh toỏn định mức
Sau khi tớnh toỏn định mức theo từng tiờu chớ, lập bảng tổng hợp kết quả tớnh toỏn nhưở bảng 8-2.
Bảng 8-2:Bảng tổng hợp kết quả tớnh toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp
TT Nội dung định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp Đơn vị tớnh Định mức
1 Định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp tớnh theo chi
phớ sản xuất hợp lý sTảỷn xu lệ % cất hủợa chi phớ p lý
2 Định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp tớnh theo chi
phớ lương Tlươỷ lng ệ % của chi phớ
3 Định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp tớnh theo
sản phẩm Đồng/ha tưới quy đổi
8.2.4. Xõy dựng định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp phõn tớch
Xõy dựng định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp phõn tớch theo yờu cầu cụng việc như sau:
8.2.4.1. Xỏc định nhiệm vụ quản lý của từng bộ phận
Dựa trờn tổ chức bộ mỏy của doanh nghiệp (cụng ty, xớ nghiệp) và căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phũng, ban, bộ phận trong bộ mỏy quản lý, đơn vị xỏc định chức danh tiờu chuẩn nghiệp vụở từng vớ trớ, sắp xếp bố trớ lao động quản lý trong từng phũng, ban, bộ phận. Trờn cơ sở đú xỏc định số lao động quản lý của doanh nghiệp và nhiệm vụ quản lý, tớnh định mức chi phớ quản lý doanh nghiệp theo phương phỏp thống kờ hoặc phõn tớch từ yờu cầu nhiệm vụ quản lý như sau:
8.2.4.2. Tớnh toỏn xỏc định chi phớ quản lý doanh nghiệp chi tiết
Chi phớ quản lý doanh nghiệp gồm 4 nhúm chớnh như đó nờu và được tớnh bỡnh quõn cho một năm. Tớnh toỏn định mức chi cho từng nhúm như sau:
Nhúm I: Chi phớ vật liệu phục vụ quản lý
Chi phớ vật liệu phục vụ quản lý bao gồm: văn phũng phẩm; cụng cụ, dụng cụ văn phũng; và vật tư văn phũng khỏc.
1) Chi phớ văn phũng phẩm:
Căn cứ nội dung và yờu cầu cụng việc của từng người, từng phũng, ban, bộ phận phõn tớch tớnh toỏn xỏc định nhu cầu văn phũng phẩm cần sử dụng để xỏc định chi phớ cho phự hợp, hoặc tham khảo sổ theo dừi cấp phỏt văn phũng phẩm của từng phũng, ban, bộ phận trong khoảng thời gian nhất định (từ 3-6 thỏng) rồi tớnh mức chi cần thiết bỡnh quõn cho 1 năm. Bảng 8-3: Vớ dụ bảng tổng hợp chi phớ văn phũng phẩm TT Hạng mục Diễn giải Thành tiền 1 Bỳt bi 2 Sổ cụng tỏc và cỏc sổ ghi chộp khỏc 3 Giấy in, photo 4 Mực mỏy in 5 Mực photo 6 Hộp ghim ... ... Tổng số 2) Chi phớ cụng cụ, dụng cụ văn phũng:
Khoản chi phớ này ỏp dụng theo mức tiờu chuẩn quy định hiện hành tại Quyết định số 36/2003/QĐ-BNN, ngày 09 thỏng 01 năm 2003 về việc ban hành tiờu chuẩn trang thiết bị quản lý trong hệ thống cụng trỡnh thuỷ lợi phục vụ tưới tiờu và vận dụng Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chớnh phủ về việc tiờu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cỏn bộ, cụng chức, viờn chức nhà nước trờn cơ sởđú xem xột điều chỉnh cho phự hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
3) Chi phớ vật tư văn phũng khỏc:
Vật tư văn phũng xỏc định theo yờu cầu sử dụng của từng phũng, ban, bộ phận trong bộ mỏy quản lý và được chia ra như sau:
a) Sử dụng ở cỏc phũng làm việc như: quạt, mỏy điều hoà, bàn ghế, tủ tài liệu, siờu điện, đốn điện, ấm chộn, phớch, bỡnh nước, đồ nhựa, chậu, sụ...
b) Sử dụng chung cho cụng tỏc quản lý ởđơn vị nhưở phũng khỏch, phũng họp, hội trường bao gồm cỏc loại bàn ghế, mỏy điều hũa, ti vi, tủ tài liệu, tủ gương, quạt trần, quạt treo tường, đốn điện, ấm chộn, phớch nước, bỡnh lọc nước...
Khi tớnh toỏn chi phớ cụng cụ, dụng cụ văn phũng, vật tư văn phũng khỏc cần phõn tớch giỏ trị và tớnh chất sử dụng của từng loại để tớnh khấu hao, chi phớ thay thế và sửa chữa để phõn bổ cho từng năm.
Bảng 8-4: Vớ dụ bảng tổng hợp chi phớ cụng cụ, dụng cụ văn phũng
TT Tờn vật tư lượSống Đơn giỏ Thành tiền Thsửờ di gian ụng Mquõn/nức chi bỡnh ăm
1 Quạt trần 2 Bàn ghế 3 Mỏy in 4 Tủ tài liệu 5 Siờu điện 6 Đốn tuýp 7 Bộấm chộn, phớch ... ... Tổng cộng
Nhúm II: Chi phớ dịch vụ mua ngoài
Chi phớ dịch vụ mua ngoài bao gồm 4 khoản mục chớnh: chi phớ điện phục vụ quản lý; chi phớ vệ sinh mụi trường và nước sinh hoạt; chi phớ thụng tin liờn lạc; sỏch bỏo thư viện. Nội dung cỏc khoản mục chi tiết được xỏc định như sau:
1) Chi phớ điện phục vụ quản lý:
Điện năng phục vụ quản lý của doanh nghiệp bao gồm điện năng sử dụng tại cỏc phũng làm việc của từng phũng, ban, bộ phận và điện năng sử dụng chung.
- Chi phớ sử dụng điện năng của cỏc phũng, ban, bộ phận: Căn cứ số lượng thiết bị sử dụng điện như mỏy vi tớnh, mỏy in, photocopy, điều hoà nhiệt độ, đốn, quạt, siờu điện, ti vi, cụng suất và thời gian làm việc trong ngày để tớnh tổng cụng suất sử dụng. Trờn cơ sở tổng cụng suất sử dụng để tớnh chi phớ điện năng.
- Chi phớ sử dụng điện năng chung: là điện năng sử dụng cho cụng tỏc quản lý ở đơn vị nhưở phũng khỏch, phũng họp, hội trường, điện bảo vệ... Căn cứ vào số lượng cỏc thiết bị, dụng cụ sử dụng điện để tớnh tổng cụng suất sử dụng và chi phớ.
Bảng 8-5: Vớ dụ bảng tổng hợp mức tiờu thụđiện năng
TT Thiết bị Số lượng Cụng suất Thời gian s(h) ử dụng Điện n(kWh) ăng tiờu thụ
1 Ti vi 2 Mỏy điều hũa 3 Quạt tường 4 Quạt trần 5 Đốn điện 6 Mỏy vi tớnh 7 Mỏy photo ... ... Tổng cộng
2) Chi phớ vệ sinh mụi trường:
Theo Luật Bảo vệ mụi trường ban hành kốm theo Lệnh số 29/CTN ngày 10 thỏng 01 năm 1994 của Chủ tịch nước, để thực hiện cụng tỏc vệ sinh mụi trường văn phũng cụng ty và trụ sở cỏc xớ nghiệp, cụm, trạm, phải trang bị dụng cụđể làm vệ sinh hàng ngàỵ Ngoài ra cụng ty cũn phải nộp một khoản kinh phớ cho cụng ty vệ sinh mụi trường địa phương để thu gom rỏc thảị Chi phớ này được xỏc định theo số liệu thực tế hàng năm.
Nếu đơn vị cú số liệu chi phớ hàng năm thỡ tổng hợp tớnh toỏn xỏc định cho phự hợp. Nếu đơn vị tự làm thỡ phải tớnh toỏn theo yờu cầu cụng việc. Nội dung chi phớ này cú thể bao gồm thuờ nhõn viờn hợp đồng dọn vệ sinh, thu gom rỏc thải theo phương thức khoỏn việc và trang thiết bị phục vụ vệ sinh.
3) Chi phớ nước sinh hoạt:
Chi phớ nước sinh hoạt ở nơi làm việc cho lao động quản lý của cụng ty cỏc xớ nghiệp và trạm cú điều kiện sử dụng nước mỏy tổng hợp theo hoỏ đơn thu hàng thỏng của ngành nước. Cỏc đơn vị tự khoan giếng và bơm nước sử dụng thỡ được xỏc định theo yờu cầu cụng việc. Căn cứ nguồn cung cấp nước và chi phớ hợp lý để sản xuất lượng nước theo yờu cầụ
4) Định mức chi phớ thụng tin liờn lạc:
Chi phớ thụng tin liờn lạc bao gồm chi phớ sử dụng điện thoại cốđịnh và di động phục vụ quản lý.
- Đối với điện thoại cốđịnh: Căn cứ vào yờu cầu sử dụng của từng phũng, ban, bộ phận và yờu cầu cụng việc cần sử dụng điện thoại của từng phũng để xỏc định mức chi phớ hợp lý theo nguyờn tắc đảm bảo phục vụ tốt cụng tỏc quản lý và sử dụng tiết kiệm. Cú thể khảo sỏt, theo dừi và tổng hợp chi phớ sử dụng điện thoại của cỏc bộ phận trong 3-6 thỏng (ởđiều kiện hoạt động bỡnh thường) làm căn cứ xỏc định chi phớ điện thoại cốđịnh bỡnh quõn trong cả năm.
- Đối với điện thoại di động: Lónh đạo doanh nghiệp được sử dụng điện thoại di động phục vụ quản lý. Cú thể tham khảo định mức sử dụng điện thoại tại Quyết định số 179/2002/QĐ-TTg ngày 16 thỏng 12 năm 2002 của Thủ tướng Chớnh phủ.
- Chi phớ sử dụng Internet, Fax, thư từ, chuyển phỏt nhanh... được tổng hợp bỡnh quõn hàng năm theo định mức thuờ khoỏn của cỏc cụng ty bưu chớnh viễn thụng.
Chi phớ thụng tin liờn lạc phục vụ quản lý tớnh bỡnh quõn cho một năm.