L ời mở đầu
3.Một số công cụ phối hợp
Phối hợp là một quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể và có xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới những mục tiêu chung. Phối hợp để tạo ra được một mối liên hệ ngang dọc giữa các bộ phận, phân hệ trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường (Bao gồm môi trường gián tiếp và môi trường trực tiếp) tạo ra một hệ thống thông suốt trong tổ chức. Với vai trò rất quan trọng của việc phối hợp, ta đưa ra một số công cụ phối hợp sau:
3.1 Các kế hoạch.
Với các kế hoạch như chiến lược, chính sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động của các bộ phận và con người sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động.
3.2 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật
Đảm bảo phối hợp nhờ:
- Chuẩn hoá các kết quả: chỉ ra phải đạt được gì?
- Chuẩn hoá các quy trình: chỉ ra phải làm như thế nào?
- Chuẩn hoá các kỹ năng: chỉ ra người thực hiện các quá trình phải thoả mãn yêu cầu nào?
3.3 Các công cụ cơ cấu
Có những hình thái cơ cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) và theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực, những nhà môi giới…). Việc sử dụng cơ chế hoạt động của các tuyến chỉ huy cũng có thể tăng cường phối hợp. Thông qua mối quan hệ ra quyết định và báo cáo, các tuyến chỉ huy thúc đẩy các luồng thông tin giữa những con người và đơn vị. Khi yêu cầu đối với phối hợp đã trở lên quá lớn, đến mức làm cho mọi phương pháp đều trở nên thiếu hiệu quả thì tốt nhất là đảm bảo phối hợp bằng cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp. Jay Galbraith xác định hai cách để làm điều đó. Thứ nhất, thiết lập mối
quan hệ thị trường giữa các bộ phận. Và thứ hai, tạo nên những đơn vị độc lập, có thể tự thực hiện nhiệm vụ của mình mà không cần đền sự trợ giúp của các bộ phận khác.
3.4 Giám sát trực tiếp
Phối hợp được thực hiện bởi người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc của cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện trong một khuôn khổ thống nhất.
3.5 Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản
lý
Với những phương diện cơ bản:
- Phương diện kỹ thuật: các hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống
thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) được xây dựng để các nhà quản lý phối hợp và kiểm tra sự vận hành của các đơn vị trực thuộc. Ngày nay, trong tay các nhà quản lý là mạng lưới điện toán liên kết tất cả các cá nhân trong tổ chức. Các hệ thống truyền thông phi tập trung với sự trợ giúp bởi điện thoại, fax, thư điện tử, internet đã làm tăng khả năng phối hợp không những giữa các đơn vị bên trong mà cả với các tổ chức bên ngoài môi trường trong nước và quốc tế.
- Phương diện chức năng ngôn ngữ: với các phương tiện giao tiếp bằng
miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, các cuộc tiếp xúc trực tiếp giữa các thành viên, sử dụng tin đồn…) và các phương tiện viết (bản tin nhanh, nhất ký tổ chức, bản tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra dư luận…).
- Phương diện hành vi: các nhà quản lý dạo quanh khu vực mình phụ trách
để xem xét các hoạt động và trao đổi một cách phi chính thức với nhân viên, cho nhân viên đi thăm các bộ phận hoặc tổ chức khác, tổ chức các cuộc liên hoan toàn cán bộ nhân viên, thực hiện cơ chế ra quyết định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hướng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán…).
Hệ thống nhân thức, những giá trị, những chuẩn mực, những lễ nghi hàng ngày, những điều cấm kỵ là “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận và con người của tổ chức thành một khối thống nhất, làm tăng cường khả năng phối hợp để đạt mục đích chung.
Văn hoá là nền tảng tinh thần của tổ chức. Giống như lề thói của xã hội, văn hoá dễ được mọi người chấp nhận tự giác mà không cần phải tốn công rèn luyện. Nhờ có văn hoá tổ chức hình thành được các quy tắc xử sự theo khía cạnh hợp lý nhất cho đời sống của nó. Chính vì lẽ đó, văn hoá luôn được coi là một công cụ hữu hiệu của quản lý nói chung và phối hợp nói riêng.