đƣờng thủy
Định kỳ cuối năm, Công ty tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu tồn kho trên thực tế và số liệu sổ sách.
Mục đích của việc kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho là để xác định số lượng, chất lượng, trị giá nguyên vật liệu còn tồn kho, từ đó phát hiện số chênh lệch giữa sổ sách và thực tế để có biện pháp bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý nguyên vật liệu cũng như tài sản của doanh nghiệp.
Trước mỗi lần tiến hành kiểm kê, thủ kho phải hoàn tất thẻ kho để thuận tiện cho công tác kiểm kê, đồng thời các sổ sách nguyên vật liệu tại phòng kế toán cũng phải khóa sổ để thuận tiện cho công tác đối chiếu.
Thông qua việc cân, đo, đong, đếm,... xác định số nguyên vật liệu còn trong kho với sổ sách. Hội đồng kiểm kê lập Biên bản kiểm kê vật tư. Căn cứ vào kết quả kiểm kê vật tư, Giám đốc công ty cùng với ban lãnh đạo và Hội đồng kiểm kê sẽ đưa ra quyết định hợp lý trong công tác nguyên vật liệu tại Công ty. Biên bản kiểm kê là cơ sở để kế toán ghi sổ kế toán cho niên độ tiếp theo.
Nhìn chung công tác kiểm kê kho ở Công ty trong những năm trở lại đây không có trường hợp mất mát mà chỉ có vài trường hợp bị thiếu, bị hư hỏng do nguyên nhân khách quan nhưng số lượng không đáng kể.
Trường hợp kiểm kê phát hiện vật liệu thiếu:
- Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán.
- Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (Hao hụt vật liệu trong định mức) ghi :
Nợ TK632 – Giá vốn hàng bán Có TK152 – Nguyên vật liệu
- Nếu số hao hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải xử lý căn cứ vào giá trị hao hụt ghi :
Nợ TK138 – Phải thu khác Có TK152 – Nguyên vật liệu
Nợ TK334 – Phải trả người lao động (Trừ vào lương của người phạm lỗi) Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 138 - Phải thu khác
- Trường hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân ghi :
Nợ TK152 – Nguyên vật liệu Có TK711 – Thu nhập khác
Ví dụ 5: Theo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31 tháng 12 năm 2013, Hội đồng kiểm kê lập biên bản kiểm kê (Biểu số 2.16)
Biểu số 2.16:
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƢ
( Tính đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2013 )
Thời điểm kiểm kê : 8h sáng ngày 31 tháng 12 năm 2013 Biên bản kiểm kê gồm :
- Ông : Nguyễn Phúc Thành - Chức vụ : Phụ trách phòng KH – VT - Bà : Phạm Thị Tâm - Chức vụ : CB tiếp liệu
- Bà : Trần Thị Thủy - Chức vụ : Kế toán vật tư - Bà : Trần Thanh Huyền - Chức vụ : Thủ kho
Đã kiểm kê kho vật tư Công ty CP nạo vét & xây dựng đường thủy có những mặt hàng sau đây :
STT Tên nhãn hiệu, quy cách NVL
Mã số ĐVT Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Còn tốt 100% SL TT SL TT Thừa Thiếu SL TT SL TT I Nguyên liệu chính 1521 312.832.808 312.832.808 ... ... ... ... II Vật liệu phụ 1522 383.157.004 383.157.004 ... ... ... ... ...
III Nhiên liệu 1523 14.401.836 14.401.836
1 Dầu Diezel DA00111 - -
... ... ... ... ...
IV Phụ tùng 1524 372.113.690 372.113.690
1 Vòng bi 23440 DA000114 2 17.000.000 2 17.000.000 x
CHƢƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP NẠO VÉT
& XÂY DỰNG ĐƢỜNG THỦY 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu
Công ty CP nạo vét và xây dựng đường thủy trực thuộc Tổng công ty nạo vét và xây dựng đường thủy trên cơ sở tách chuyển nguyên trạng Xí nghiệp tàu hút sông II. Trải qua hơn 50 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không ngừng phát triển đi lên.
Trải qua bao thăng trầm thay đổi nhưng tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã luôn đoàn kết, chủ động sáng tạo, khắc phục những khó khăn; cải tiến kỹ thuật, áp dụngnhững tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất đưa công ty không ngừng trưởng thành và lớn mạnh.
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, Công ty đã từng bước khẳng định tính độc lập, tự chủ trong kinh doanh, biết khai thác, phát huy và sử dụng có hiệu quả nội lực tiềm năng sẵn có của mình.
Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu được nhiều kiến thức thực tế, củngcố kiến thức được học trong nhà trường và nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng có những ưu điểm và những hạn chế sau:
3.1.1 Ƣu điểm:
Cùng với sự phát triển của Công ty, tập thể ban lãnh đạo cũng không ngừng nâng caochất lượng của công tác quản lý như: áp dụng khoa học kỹ thuật vào nhằm nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian, đem lại lợi ích tối đa cho Công ty, góp phần nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty và đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng đất nước.
3.1.1.1.Về bộ máy kế toán nói chung:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, thực hiệntheo đúng chế độ kế toán hiện hành. Trong phòng tài chính kế toán, các nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm lâu năm, nhiệt tình trong công tác cũng như nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Mỗi kế toán viên được phân công nhiệm vụ cụ thể với từng phần hành cụ thể một cách hợp lý. Các kế toán viên phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần hành của mình, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho đối tượng sử dụng. Điều này giúp cho công tác quản lý của Công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng củng cố và lớn mạnh.
Hơn thế nữa, một yếu tố khác không kém phần quan trọng là trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá đầy đủ và hiện đại. Mỗi một nhân viên kế toán được trang bị máy vi tính có nối mạng để dễ chia sẻ và tổng hợp số liệu.
3.1.1.2. Về công tác quản lý thu mua nguyên vật liệu:
Vấn đề quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào là yếu tố sống còn đối với mỗi doanhnghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp như công ty CP nạo vét và xây dựng đường thủy, bởi nó ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty, đến sự tồn tại của Công ty trong việc cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Do vậy việc quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán trong doanh nghiệp nói riêng, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu luôn được các nhà quản lý quan tâm. Nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển và xuất nguyên vật liệu cho các công trình sửa chữa. Công tác thu mua nguyên vật liệu luôn được đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng, đáp ứng ngay khi có yêu cầu, góp phần đảm bảo tiến độ theo hợp đồng.
3.1.1.3. Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán.
Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán tại Công ty đang áp dụng theo đúng chế độ kếtoán hiện hành. Hệ thống chứng từ được lập, kiểm tra, luân chuyển phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, đảm bảo nhanh chóng phản ánh tình hình biến động của Công ty.
điểm vì hàng tồn kho, đặc biệt là nguyên vật liệu luôn được theo dõi, kiểm tra thường xuyên, liên tục, kịp thời, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Phương pháp này đã giúp Công ty quản lý, theo dõi và kiểm tra nguyên vật liệu chính xác, kịp thời; là một lựa chọn đúng đắn của Công ty.
- Việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu tại Công ty được tính toán chi tiết cụ thểcho từng loại nguyên vật liệu, nên việc cung cấp nguyên vật liệu cho từng công trình được thực hiện rất nhanh chóng khi có yêu cầu.
Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty đạt hiệu quả cao.
Tóm lại, việc hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty đã đạt được những thành tựu nhấtđịnh trong việc phản ánh, giám sát tình hình hoạt động của Công ty cũng như tình hình nguyên vật liệu phục vụ cho sửa chữa tại các công trình giúp các nhà quản trị đưa ra được các quyết định đúng đắn, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo hoạt động kinh doanh đồng thời đảm bảo tối đa hóa lợi nhuận cho Công ty.
3.1.2 Hạn chế.
Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng của Công tybên cạnh những ưu điểm trên cần khắc phục những tồn tại:
3.1.2.1.Về việc luân chuyển chứng từ:
Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng kế hoạch vật tư, thủ kho, phòng kế toándiễn ra thường xuyên. Tuy nhiên giữa các bộ phận, phòng ban này không có biên bản giao nhận, rất dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ. Khi bị mất chứng từ thì không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, làm cho cán bộ công nhân viên nơi lỏng việc quản lý chứng từ.
3.1.2.2. Về thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu:
Phần lớn nguyên vật liệu trong Công ty nhập về không nhập kho mà dùng ngay cho hoạt động sản xuất, sửa chữa,…nhưng kế toán vẫn viết phiếu nhập kho, xuất kho. Xét về tính nhanh chóng và tiện lợi thì thao tác này không phù hợp. Vì như thế sẽ làm cho khối lượng ghi chép sổ sách kế toán lớn, việc hạch toán như trên là không đúng chế độ hiện hành. Theo quy định, nguyên vật liệu
Nợ TK133
Có TK111, 112, 331
3.1.2.3. Về việc theo dõi danh điểm NVL
+ Công ty có nhiều loại nguyên vật liệu nhưng kế toán Công ty không thực hiện theo dõi chi tiết cho từng loại NVL theo từng kho mà tiến hành theo dõi chung. Việc không phân rõ NVL dẫn đến tình trạng khó kiểm soát chặt chẽ từng loại NVL.
+ Công ty có mã NVL nhưng không xây dựng thống nhất bằng số hiệu. Điều này làm cho công tác quản lý NVL trở nên phức tạp, dễ dẫn đến tính trạng mất mát hoặc thiếu hụt NVL, làm cho người quản lý khó nắm bắt tình hình nhập – xuất – tồn của các loại NVL.
3.1.2.4. Về công tác tổ chức hệ thống kho tàng, bến bãi
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng thì hệ thống kho tàng bến bãi rất quan trọng. Tại đó, hàng hóa vật tư, thành phẩm của Công ty được lưu trữ bảo quản. Vì vậy, công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho bãi cần được các doanh nghiệp chú trọng đầu tư. Tại Công ty hiện có 2 kho chứa NVL. Tuy nhiên, hiện 2 kho chứa này đang xuống cấp với hệ thống Công ty có đặc điểm ít bị hao hụt nhưng lại là NVL bị ảnh hưởng bởi các yêu tố vật lý như nhiệt độ, thời tiết, dễ ẩm và biến chất.
NVL không được sắp xếp một cách hợp lý và khoa học. Do hệ thống kho NVL đã xuống cấp, không đủ diện tích yêu cầu nên NVL được sắp xếp theo thứ tự nhập kho. Điều này làm ảnh hưởng tới xuất NVL cho quá trình sản xuất, có thể gây nhầm lẫn cho mỗi lần xuất kho, đồng thời gây khó khăn, trở ngại cho việc quản lý NVL của thủ kho.
3.1.2.5. Trong công tác sử dụng nguyên vật liệu:
+ Công ty vẫn chưa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu thường dùng để đảmbảo cho hoạt động sửa chữa không bị ngừng trệ.
+ Việc sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp vẫn chưa hiệu quả,còn gây nhiều lãng phí,chưa tận dụng được các phế liệu. Bởi chưa có chính sách quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp một cách hợp lý. Chưa tạo được đức tính tiết kiệm trong việc sủ dụng nguyên vật liệu của công nhân.
3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty.
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu
Trong nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay thì việc không ngừng hoàn thiện, khắc phục những mặt hạn chế, phát huy những điểm mạnh là mục đích hàng đầu của Công ty. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải đạt được những mục đích sau:
+ Khắc phục được những hạn chế trong công tác kế toán nguyên vật liệu + Đáp ứng được những nhu cầu trong sản xuất, quản lý chung của Công ty.
+ Nâng cao tốc độ phát triển của Công ty phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế.
3.2.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện Yêu cầu:
Qua thực trạng kế toán của Công ty thì cần phải hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu cần phải đảm bảo những yêu cầu sau :
+ Hoàn thiện dần dần để không gây ảnh hưởng đến công tác quản lý, sản xuất của doanh nghiệp
+ Đảm bảo luôn cung cấp thông tin về tình hình biến động của nguyên vật liệu một cách thường xuyên và liên tục
+ Các kiến nghị đưa ra phải dựa trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, chế độ kế toán hiện hành, phải thiết thực, hợp lý, không quá tốn kém, phù hợp với doanh nghiệp
Nguyên tắc:
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung mà đặc biệt hạch toán kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề phức tạp. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh thì việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải căn cứ vào các quy định của Bộ tài chính và phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Kiến nghị đưa ra phải tập trung vào các khâu còn nhiều thiếu sót.
+ Đảm bảo nguyên tắc hiệu quả: Chi phí bỏ ra để thực hiện các biện pháp hoàn thiện phải có hiệu quả tốt hơn trước khi bỏ ra chi phí đó.
3.2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP nạo vét & xây dựng đƣờng thủy.
Biện pháp 1 : Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ.
Trong quá trình luân chuyển chứng từ tại Công ty từ phòng vật tư về phòng tài chính – kế toán để xử lý chứng từ chậm trễ, gây nhiều khó khăn và gây ảnh hưởng không tốt đến đến công tác kế toán làm kế toán phải vất vả trong công việc. Vì vậy, công ty cần có những biện pháp quy định về ngày luân chuyển chứng từ trong tháng để việc tập hợp chứng từ được thực hiện một cách kịp thời.
Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển chứng từ từ phòng vật tư về phòng kế toán. Mỗi khi giao nhận chứng từ thì các bên giao nhận chứng từ phải ký trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận và có biện pháp xử lý giúp quản lý chặt chẽ chứng từ trong công ty và nâng cao tinh thần trách nhiệm cho cán bộ nhân viên trong công ty đối với công việc.
Ví dụ: Tình hình nguyên vật liệu tại kho trong tháng 12 năm 2013 của công ty như sau : Khi nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Khi giao các chứng từ này cho kế toán nguyên vật liệu, kế toán viên phải ký vào sổ giao nhận chứng từ của công ty (Biểu số 3.1)
Chứng từ Nội dung Nơi nhận chứng từ Người nhận Ký tên Ngày Số 10/12 PN27 Nhập ống giãn nở Phòng kế toán Nguyễn Thị Thủy ……… ……… ……… ………. ……….. ….. 25/12 PN30 Nhập que hàn 4ly Phòng kế toán Nguyễn Thị Thủy ……. …….. ……… …………. ……… ……