Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công:
Thủ tục kiểm soát Rủi ro có thể xảy ra Biện pháp
Việc xác nhận phiếu lƣơng của công nhân viên đƣợc thực hiện vào cuối tháng.
Sai sót hoặc nhầm lẫn cuối tháng mới đƣợc điều chỉnh, khiến khối lƣợng công việc tăng lên.
Việc đối chiếu nên đƣợc thực hiện hàng tuần để hạn chế sai sót xảy ra.
Dữ liệu chấm công đƣợc nhập và lƣu trên phần mềm excel
Khâu nhập liệu sẽ tốn khá nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn dữ liệu lƣu trữ trong nhiều file độc lập
Tính bảo mật chƣa cao, khả năng truy cập bất hợp pháp là rất cao, rủi ro mất dữ liệu.
Việc ứng dụng phần mềm chấm công sẽ giải quyết đƣợc nhƣợc điểm của excel, tiết kiệm nhân lực, đảm bảo chấm công chính xác hơn.
Hạn chế, phân quyền truy cập và theo dõi quá trình sử dụng
Bảng chấm công đƣợc lập một liên
Với số liên này khi luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận.
Bảng chấm công nên lập làm 2 liên. Một liên đƣa cho trƣởng các bộ phận lƣu sau khi xác nhận.
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 36
Bảng chấm công do từng tổ trƣởng các bộ phận lập ra và Trƣởng bộ phận phê duyệt bảng chấm công, đồng thời chịu trách nhiệm về bảng chấm công này
Công nhân thông đồng với tổ trƣởng nhƣ khai khống số giờ tăng ca, cố tính không xóa tên những nhân viên đã nghỉ việc, ký thay, ký hộ, trốn việc...
Dùng hệ thống quẹt thẻ vân tay
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 37
