- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Doanh nghiệp giảm giá
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÍ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNH
BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH CẢNH
LOAN
Quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Cảnh Loan có những đặc điểm khác biệt. Tuy nhiên, nó cũng tuân theo những giai đoạn, nguyên tắc và các phương pháp trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nói chung. Các kết quả của quá trình nguyên cứu này được trình bày cụ thể dưới đây.
3.1. YÊU CẦU PHÂN TÍCH
3.1.1 Khảo sát và phân tích yêu cầu chung
Phân tích nghiệp vụ
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và thoả thuận. - Nhập thông tin khách hàng.
- Nhập thông tin khách hàng mới. - Lập hoá đơn bán hàng cho khách. - Lập báo cáo thống kê về hàng hoá. - Lập báo cáo thống kê về khách hàng.
Các quy định bán hàng tại công ty TNHH Cảnh Loan - Lập hoá đơn bán hàng cho khách đến mua hàng.
- Có thể ghi lại (hoặc không ghi) lại thông tin cá nhân của khách hàng. Nếu khách hàng mới có để lại thông tin thì phải nhập mới khách hàng vào danh mục trước khi lập hoá đơn.
- Các sản phẩm bán ra tại công ty đều được nhập từ các tập đoàn danh tiếng và được đảm bảo về chất lượng.
- Đưa ra hoá đơn thanh toán cho khách hàng. Dữ liệu đầu vào của hệ thống - Hoá đơn bán hàng.
- Sổ ghi chép khách hàng. - Sổ ghi chép hàng hoá. - Sổ ghi chép hoá đơn. - Danh sách các loại hàng
3.1.2 Bài toán đặt ra đối với việc xây dựng hệ thống thông tin tại công ty TNHH Cảnh Loan ty TNHH Cảnh Loan
Công ty TNHH Cảnh Loan hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, với danh mục sản phẩm đa dạng bao gồm nhiều trang thiết bị hiện đại, chất lượng bảo đảm, được sản xuất tại các nước phát triển với trình độ công nghệ cao. Trước đây khi qui mô công ty nhỏ, với số lượng sản phẩm ít nên việc quản lí bằng thủ công vẫn còn có thể đạt được hiệu quả, nhưng trong giai đoạn hiện nay khi mà công việc kinh doanh đang ngày càng mở rộng để đáp ứng nhu cầu thị trường, với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng về chủng loại đòi hỏi phải áp dụng tin học trong quản lí để có thể kiểm soát tốt được các qui trình bán hàng như: quản lí kho hàng, mua bán sản phẩm.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đặt mua tại công ty hay gọi điện đến để đặt hàng. Phiếu mua hàng này sẽ được chuyển đến phòng vật tư. Phòng vật tư sẽ thông báo đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra trong kho nếu hàng còn sẽ xuất hàng và giao cho phòng kĩ thuật đi triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết
bị đến cho khách hàng. Sau khi bàn giao đầy đủ thiết bị theo đơn đặt hàng thì viết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp, cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán.
Ngược lại, nếu trong kho không còn đủ hàng thì sẽ thực hiện mua hàng của nhà cung cấp. Phòng vật tư sẽ gửi đơn hàng đến nhà cung cấp và yêu cầu báo giá. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng, sau đó nhập hàng vào kho.
3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CẢNH LOAN
3.2.1 Phân tích nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Cảnh Loan
- Nhận yêu cầu triển khai bán hàng:
+ Khi tiếp nhận yêu cầu lắp đặt, cán bộ phòng kĩ thuật thu thập đầy đủ chính xác thông tin về nhu cầu lắp đặt và cài đặt thiết bị, thông tin khách hàng, địa chỉ của khách hàng.
+ Căn cứ vào hợp đồng và nội dung yêu cầu của hợp đồng thì trưởng phòng kĩ thuật sẽ phân công cán bộ đi lắp đặt và thực hiện việc bảo hành đối với từng khách hàng.
- Nhận lắp đặt và cài đặt thiết bị:
+ Thông qua phiếu xuất kho, cán bộ kĩ thuật tiến hành nhận và kiểm tra thiết bị trước khi cho xuất.
+ Cán bộ kĩ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từng thiết bị kho và kiểm tra tem bảo hành đầu vào, sau đó bàn giao cho cán bộ quản lí giấy tờ.
+ Cán bộ kĩ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị theo như nội dung yêu cầu. - Xem xét và kiểm tra việc lắp đặt thiết bị:
+ Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kĩ thuật sẽ xem xét và kiểm tra qui trình, kết quả lắp đặt. Nếu có sai sót cán bộ kiểm tra
sẽ yêu cầu nhân viên kĩ thuật thực hiện lại.
+ Sau khi kiểm tra thiết bị đã đảm bảo yêu cầu, cán bộ kiểm tra có trách nhiệm kí vào chỗ người kiểm tra thiết bị.
- Đóng gói dán tem bảo hành, làm phiếu bảo hành và biên bản bàn giao: Nhân viên kĩ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tích dấu thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện hay thiết bị đã được giao, sau đó dán tem dịch vụ lên trên vỏ máy, cuối cùng đóng gói láy số seri, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao
- Vận chuyển thiết bị và bàn giao tới khách hàng:
+ Cán bộ thiết kế phải thống nhất với khách hàng về thời gian người liên hệ và địa điểm bàn giao sau đó đóng gói hàng hóa vận chuyển thiết bị tới cho khách hàng.
+ Tại nơi giao hàng, cán bộ kĩ thuật tiến hành bàn giao thiết bị cho khách hàng, thực hiện việc lắp đặt theo yêu cầu hoặc chỉ dẫn của khách hàng. Sau khi thiết bị chạy thử đảm bảo hoạt động bình thường, cán bộ kĩ thuật và khách hàng kí vào biên bản giao nhận.
+ Cán bộ kĩ thuật phải có trách nhiệm xin ý kiến đóng góp của khách hàng về qui trình triển khai bàn giao lắp đặt thiết bị.
+ Nếu có vướng mắt về sản phẩm hoặc khách hàng không chấp nhận, cán bộ kĩ thuật phải xin xác nhận của khách hàng và báo cáo ngay cho trưởng phòng cùng các phòng ban liên quan để kịp thời xử lí.
- Báo cáo và lưu hồ sơ:
+ Sau khi đã hoàn tất quá trình triển khai theo đúng nội dung theo như phiếu yêu cầu, cán bộ kĩ thuật nộp hồ sơ triển khai (biên bản bàn giao thiết bị, phiếu bảo hành, giấy tờ liên quan khác,…) cho cán bộ quản lí hồ sơ để lưu.
+ Cán bộ quản lí hồ sơ có trách nhiệm gi chép thông tin qui trình triển khai, chuyển biên bản bàn giao thiết bị cho cán bộ viết phiếu yêu cầu và phiếu
bảo hành cho trung tâm bảo hành.
3.2.2 Phân tích yêu cầu người sử dụng: