Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất kho vật tư đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư mà Công ty sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)
- Bảng phân bổ NVL, CCDC (Mẫu 07 – VT)
- Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn (Mẫu số S11 – DN) - Bảng tổng hợp khối lượng giao nhận vật tư
- Biên bản đối chiếu khối lượng vật tư, hàng hoá - Biên bản nghiệm thu khối lượng vật tư, hàng hoá - Biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá
Và một số chứng từ liên quan như:
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT3/001) - Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02 GTKT – 3LL) - Phiếu xuất kho kiên vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK – 3LL)
2.
2 .2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của vật tư, kế toán sử dụng các tài khoản sau: + TK 152- Nguyên vật liệu TK cấp 2: TK 1521- Nguyên vật liệu chính TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1527- Vật liệu khác + TK 153- Công cụ dụng cụ
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 411, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627. 2. 2 .3. Sổ kế toán sử dụng + Sổ chi tiết TK 152, 153. + Sổ cái TK 152, 153. + Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn + Bảng phân bổ vật tư công trường. + Chứng từ ghi sổ
2.
2 .4. Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2- 5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức ghi Sổ Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Chứng từ vật tư, bảng phân bổ, bảng kê, bảng tổng hợp chứng từ vật tư
Chứng từ ghi sổ Sổ Chi tiết vật tư
Sổ Cái TK 152, 153 Sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư
Bảng cân đối tài
Trình tự ghi sổ kế toán:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán vật tư ( phiếu nhập, phiếu xuất) hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái TK 152, 153. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ Chi tiết vật tư.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtrong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư trên Sổ Cái TK 152, TK 153. Căn cứ vào Sổ Cái TK 152, TK 153 lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng giữa số liệu ghi trên Sổ Cái TK 152, TK 153 và Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn được dùng để lập Báo cáo tài chính.
*Một số mẫu sổ tổng hợp của công ty
Bảng 2-18 : Trích bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng
A&D Việt Nam
Mẫu số 07 - VT
(Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Tháng 6 năm 2013 ĐVT: Đồng STT Ghi có các TK Đối tượng SD (ghi nợ các TK)
Tài khoản 152 Tài khoản 153 1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp 1.965.358.456
2 TK 627 - Chi phí sản xuất chung 194.297.438 189.968.355
… ……… ……… ………
Cộng 2.159.655.894 234.190.048 (Nguồn phòng kế toán công ty)
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam CHỨNG TỪ GHI SỔ ( Ghi Nợ TK 152) Số: 110 Ngày 30 tháng 06 năm 2013 ĐVT:Đồng Chứng từ Trích Yếu Số hiệu
TKĐƯ Số tiền Ghi chú
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
PNK35 05/06 Nhập kho Xi măng Tam Điệp PC30
152 331
69.850.000 PNK35 05/06 Nhập kho Thép Hòa Phát
D10 152 331 77.265.000 …….. ……. ……… …… …… …………. …….. Cộng 1.363.727.055 Kèm theo….chứng từ gốc Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng
Bảng 2-20: Trích chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Ghi có TK 152) Số: 111
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
PXK15 10/06 Xuất Xi măng Tam Điệp PC30 dùng cho công trình
621 152 75.985.080 PXK17 12/06 Xuất Thép Hòa Phát D10 621 152 51.402.000
……... …… ……… …….. ……… ………. …. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cộng 2.159.655.894 Kèm theo….chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Bảng 2-21: Trích chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Ghi Nợ TK153) Số: 112
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi
chú
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
PNK36 07/06 Nhập kho máy bơm điện 153 331 13.200.000 PNK36 07/06 Nhập kho quần áo chuyên
dụng 153 331 24.000.0000 …….. ……. ……….. …….. ……. ……… …… Cộng 269.016.351 Kèm theo….chứng từ gốc Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Bảng 2-22: Trích chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Ghi Có TK153) Số: 113
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
PXK16 10/06 Xuất kho máy bơm điện 627 153 10.814.280 PXK16 10/06 Xuất kho quần áo chuyên dụng 627 153 17.892.900
…….. ……. ……….. …….. …….. ………….... ……
Cộng 234.190.048
Kèm theo….chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Bảng 2-23: Trích chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Ghi Có TK331) Số: 114
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
0014215 05/06 Mua đá 1*2 đưa vào thi công 621 331 60.000.000 0014299 07/06 Mua giàn giáo 627 331 22.000.000
……… ……. ……….. ……… …….. ………. …..
Cộng 351.456.000 Kèm theo….chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Bảng 2-24: Trích chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
CHỨNG TỪ GHI SỔ (Ghi Nợ TK 133) Số: 115
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TKĐƯ Số tiền Ghi
chú
SH NT Nợ Có
A B C 1 2 3 4
0014215 05/06 Thuế GTGT nguyên vật liệu 133 331 20.711.500 0014299 07/06 Thuế GTGT công cụ dụng cụ 133 331 5.920.000
……… ……. ……… ……. …….. ……….. ……
Cộng 64.253.000 Kèm theo….chứng từ gốc
Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập Kế toán trưởng
Bảng 2-25: Trích sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 06 năm 2013
ĐVT:Đồng
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú SH NT SH NT A B 1 A B 1 2 ….. ….. ………… ……. ……….. …….. ……. 110 30/06/2013 1.363.727.055 …….. ………. ….……... …… 111 30/06/2013 2.159.655.894 ……… ………. ………….. …… 112 30/06/2013 269.016.351 ……….. ………. ……….... …… 113 30/06/2013 234.190.048 …………. ………… ………. …… 114 30/06/2013 351.456.000 …………. …………. ……….. …… 115 30/06/2013 64.253.000 …………... ………… ……….. ……. …….. ……… ……….. ………. ……… ………. ……. Cộng tháng 6.256.432.521 Cộng tháng 2.356.415.654 Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành lên sổ cái cho TK 152, 153
Bảng 2-26: Trích sổ cái
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
SỔ CÁI
Tháng 06 năm 2013
Tên tài khoản: Nguyên liệu,vật liệu Số hiệu : 152 ĐVT:Đồng NT GS Chứng từ ghi sổ Diễn Giải Số hiệu Số Tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D 1 2 3 4 Số dư đầu tháng 973.347.185 30/06 110 30/06 Nhập kho xi
măng Tam Điệp PC30
331 69.850.000
30/06 110 30/06 Nhập kho Thép Hòa Phát D10
331 77.265.000
…. …… ……. ……… …. ……….. …………. … 30/06 111 30/06 Xuất kho xi
măng Tam Điệp PC30 dùng cho công trình
621 75.985.080
30/06 111 30/06 Xuất kho Thép Hòa Phát D10 621 51.402.000 ……. …… …… ……….. … ……….. ……… … Cộng phát sinh 1.363.727.05 5 2.159.655.894 Số dư cuối tháng 177.418.346 Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Bảng 2-27: Trích sổ cái
Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng A&D Việt Nam
SỔ CÁI
Tháng 06 năm 2013
Tên tài khoản: Cộng cụ, dụng cụ Số hiệu : 153 ĐVT:Đồng NT GS Chứng từ ghi sổ Diễn Giải Số hiệu Số Tiền Ghi chú SH NT Nợ Có A B C D 1 2 3 4 Số dư đầu tháng 22.963.172
30/06 112 30/06 Nhập kho máy bơm điện 331 13.200.000 30/06 112 30/06 Nhập kho quần áo chuyên
dụng
331 24.000.000
…. …… ……. ……… …. ……….. …………. … 30/06 113 30/06 Xuất kho máy bơm điện 627 10.814.280
30/06 113 30/06 Xuất kho quần áo chuyên dụng 627 17.892.900 ……. …… …… ……….. … ……….. ……… … Cộng phát sinh 269.016.351 234.190.048 Số dư cuối tháng 57.789.475 Ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG A&D VIỆT NAM
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại DN và phương hướng hoàn thiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.1.1. Ưu điểm
Về phân loại, mã hóa NVL, CCDC
Số lượng, chủng loại NVL, CCDC của DN là rất đa dạng. DN đã tiến hành phân loại các vật tư theo từng kho, chia theo từng nhóm và mã hóa theo từng mã vật tư một cách chi tiết, khoa học thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của DN.
Vật tư sử dụng cho sản xuất được tập hợp cho từng công trình, hạng mục công trình.
Về công tác quản lý NVL, CCDC
Tại DN, chi phí NVL, CCDC chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành sản phẩm cũng như toàn bộ chi phí của DN. Do đó công tác quản lý vật tư tại DN rất được chú trọng.
Nhìn chung kế toán nguyên vật liệu tại DN được thực hiện khá tốt, đáp ứng được nhu cầu quản lý của DN . Kế toán vật tư, thủ kho đã phản ánh đúng, đủ về tình hình kế toán NVL, CCDC và đã góp phần lớn vào việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn DN .
Quá trình kế toán chi phí NVL, CCDC đã được thực hiện tốt từ các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng. Sự phối hợp giữa các phòng ban tương đối chặt chẽ nên kế toán NVL, CCDC tiến hành nhịp nhàng có hệ thống góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN. Cụ thể:
*) Khâu thu mua: DN đã tổ chức được bộ phận thu mua NVL, CCDC chuyên nghiệp trên cơ sở đã cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. Phòng vật tư là nơi trực tiếp tổ chức thu mua, nhập kho vật tư đã có nhiều cố gắng trong việc
tìm nguồn hàng, tổ chức tốt công tác vận chuyển cho quá trình sản xuất kinh doanh.
*) Khâu dự trữ: Với khối lượng vật tư tương đối lớn và đa dạng phong phú nhưng do có bộ phận kế hoạch chuyên lập các mức dự trữ cần thiết kịp thời cho từng thời điểm đảm bảo cho quá trình sản xuất mà không bị tồn đọng nhiều trong kho.
Phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng vật tư đã xác định được định mức tiêu hao nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua đó đã xây dựng được kế hoạch thu mua, sản xuất, dữ trữ tốt tránh được tình trạng ứ đọng nguyên vật liệu gây ứ đọng vốn lãng phí nguồn vốn của DN
*) Khâu bảo quản: Hệ thống kho tàng của DN được bố trí rất hợp lý phù hợp với cách phân loại và đặc thù về NVL, CCDC của DN. DN có hệ thống kho bảo quản vật tư khá tốt, các kho của DN đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống thiết bị bảo quản tốt… Các kho của DN được sắp xếp có hệ thống, đội ngũ thủ kho có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao nên việc tổ chức nhập kho - bảo quản – xuất kho vật tư được thực hiện tốt không gây tình trạng gián đoạn sản xuất.
*) Khâu sử dụng: NVL, CCDC của DN được dùng đúng mục đích và tương đối phù hợp với định mức tiêu hao cho từng loại do phòng kỹ thuật đưa ra mà ít gây lãng phí. Có được điều này là do quy trình hoạt động của DN rất có hiệu quả. Khi phân xưởng sản xuất có nhu cầu về NVL, CCDC phục vụ cho sản xuất thì cần có giấy đề nghị gửi cho phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật và chờ sự xét duyệt của Ban lãnh đạo. Đây là một quy trình hiệu quả là cơ sở cho việc sản xuất hiệu quả làm hạ giá thành sản phẩm.
Về tính giá
Đối với NVL, CCDC xuất kho, DN áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này rất thích hợp vì DN có ít doanh điểm nhưng số lần nhập, xuất mặt hàng lại rất nhiều.
Về tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản của DN phù hợp với quy định của Bộ Tài chính ban hành. Đồng thời DN cũng cập nhật và vận dụng kịp thời những cơ sở đổi trong hệ
thống tài khoản theo các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản cung cấp thông tin đầy đủ với các đối tượng liên quan, đáp ứng được yêu cầu quản lý và việc sử dụng kế toán máy.
Về tổ chức, sử dụng hệ thống chứng từ kế toán
Công tác tổ chức chứng từ kế toán của DN được thực hiện khá tốt, các nghiệp vụ vật tư phát sinh được phản ánh kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin về quản lý như số lượng, chất lượng về các vấn đề nhập vào, xuất ra và tồn kho. Chứng từ được lập, bảo quản, dự trữ theo đúng quy định của chế độ hiện hành. Việc luân chuyển chứng từ giữa Phòng kế hoạch vật tư, Phòng kế toán tài chính và kho được thực hiện nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán vật tư hiệu quả, chính xác và nhanh chóng.
Về kế toán ban đầu các nghiệp vụ về NVL, CCDC
Hiện nay DN đang áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp Thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ áp dụng và giúp cho kế toán có sự đối chiếu dễ dàng.
Về kế toán tổng hợp NVL, CCDC
DN đang áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Phương pháp này có độ chính xác cao, theo dõi chặt chẽ được tình hình NVL, CCDC của doanh nghiệp. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm của DN là số lượng vật tư nhiều, hoạt động nhập xuất diễn ra liên tục đòi hỏi phải được theo dõi, giám sát thường xuyên.
3.1.2. Những nhược điểm cần khắc phục
Mặc dù các thành tích đạt được về công tác kế toán NVL, CCDC là rất đáng ghi nhận, phản ánh sự cố gắng của bộ máy kế toán DN , tuy nhiên bên cạnh những thành tích đạt được công tác kế toán NVL, CCDC tại DN vẫn còn tồn tại một số hạn chế, thiếu sót:
• Về việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật tư
Kế toán NVL, CCDC ở DN chưa thực sự coi trọng việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật tư. Do vậy việc kiểm tra xem xét NVL, CCDC sử dụng có
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});