Các chứng từ thanh toán như : Ủy nhiệm chi, là chứng từ dùng để
công ty chuyển tiền đóng bảo hiểm xã hội cho công ty bảo hiểm xã hội hàng tháng
2.2.2. Tài khoản sử dụng :
Để đơn giản trong quá trình hạch toán Kế toán các khoản trích theo lương sử dụng các tài khoản sau :
TK 3383 : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
2.2.3. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Vật tư Tân Trường. Trường.
Quy trình hạch toán chi tiết :
Việc tính và trích các khoản theo lương vào bảng phân bổ các khoản trích theo lương được thực hiện theo nguyên tắc tính theo đúng tỷ lệ trích vào chi phí và trích trừ vào lương nhân viên, dựa trên quỹ lương cơ bản.
Cuối mỗi tháng kế toán sẽ tính ra bảng phân tính và phân bổ các khoản trích theo lương, từ đó làm cơ sở để kế toán hạch toán vào chi phí và trừ vào lương nhân viên .
Ví dụ : Bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương tháng 03/2012.
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu 19: Bảng tính và phân bổ các khoản trích theo lương tháng 03 Công ty cổ phần vật tư Tân Trường
Phòng ban Quỹ lương
cơ bản BHXH 17 Tính vào chi phí Trừ lương
% BHYT 3% BHTN 1% Tổng tính CP BHXH 7% BHYT 1,5% BHTN 1% Tổng trừ lương
Giám đốc 27,900,000 4,743,000 837,000 279,000 5,859,000 1,953,000 418,500 279,000 2,650,500 8,509,500 Phòng tổ chức hành chính 50,812,500 8,638,125 1,524,375 508,125 10,670,625 3,556,875 762,188 508,125 4,827,188 15,497,813 Phòng tài chính kế toán 24,450,000 4,156,500 733,500 244,500 5,134,500 1,711,500 366,750 244,500 2,322,750 7,457,250 Phòng kinh doanh 36,450,000 6,196,500 1,093,500 364,500 7,654,500 2,551,500 546,750 364,500 3,462,750 11,117,250 Phòng kỹ thuật vật tư 118,050,000 20,068,500 3,541,500 1,180,500 24,790,500 8,263,500 1,770,750 1,180,500 11,214,750 36,005,250 Phòng triển khai dự án 307,200,000 52,224,000 9,216,000 3,072,000 64,512,000 21,504,000 4,608,000 3,072,000 29,184,000 93,696,000 Tổng 564,862,500 96,026,625 16,945,875 5,648,625 118,621,125 39,540,375 8,472,938 5,648,625 53,661,938 172,283,063
Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Khi có trường hợp người lao động bị ốm, nghỉ đẻ, thai sản, tai nạn lao động… thì cần có hồ sơ cho từng trường hợp. Ví dụ nghỉ ốm, cần làm chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội. Giấy này là căn cứ để xác nhận người lao động được tính trợ cấp bảo hiểm xã hội theo quy định. Trước khi đi khám chữa bệnh, người lao động có thể xin giấy giới thiệu của Công ty. Nếu đi khám bác sỹ thấy cần thiết phải nghỉ để điều trị thì sẽ lập phiếu này và ghi số ngày người lao động được phép nghỉ để kế toán lấy đó làm cơ sở tính bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trong giấy chứng nhận nghỉ ốm phải ghi rõ lý do nghỉ (ốm, …), Số ngày nghỉ cụ thể từ ngày nào đến ngày nào. Và quan trọng là phải có dấu hợp lệ của đơn vị khám chữa bệnh.
Người lao động bắt buộc phải nộp giấy chứng nhận này cho phòng kế toán và kế toán sẽ cùng với bảng chấm công để tính lương cho người lao động vào cuối tháng.
Mẫu “giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội” của Công ty cổ phần vật tư Tân Trường như sau :
Địa chỉ: Số nhà 18, ngõ 354, đường Trường Chinh, Quận Hải An, Hải Phòng
Lý do nghỉ việc : Ốm do bị sốt phát ban. Số ngày cho nghỉ: 3 ngày
(Từ ngày 03/03/2012 đến ngày 05/03/2012) Xác nhận của phụ trách đơn vị Số ngày thực nghỉ: 3 ngày (đã ký) Ngày 17 tháng 03 năm 2012 Y bác sĩ KCB (đã ký)
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
48
GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ ỐM HƯỞNG BHXH
Họ và tên : Trịnh Thanh Hà
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cách tính lương nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH : Dựa vào giấy chứng nhận ốm
hưởng BHXH kế toán tính ra số lương được hưởng trong thời gian nghỉ ốm.
Lương đóng BHXH
Lương nghỉ ốm = x 75% x số ngày nghỉ ốm 24
Cụ thể lương nghỉ ốm hưởng chế độ BHXH của Trịnh Thanh Hà – Phòng triển khai dự án – Trung tâm triển khai dự án 1 như sau:
0,8 x 1.500.000
Lương nghỉ ốm = x 75% x 3 = 112.500. 24
Sau khi có “Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội”, kế toán sẽ lập “ Phiếu thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội ”. Kế toán tính ra được số tiền hưởng BHXH của nhân viên. Dưới đây là mẫu phiếu thanh toán trợ cấp BHXH :
Biểu 20: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp danh sách người lao động nghỉ hưởng BHXH theo chế độ vào bảng tổng hợp. Mẫu bảng tổng hợp như sau :
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
50
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TÂN TRƯỜNG
PHIẾU THANH TOÁN TRỢ CẤP BHXH
Họ tên: Trịnh Thanh Hà
Nghề nghiệp: Nhân viên Phòng triển khai dự án Đơn vị công tác: Công ty cổ phần vật tư Tân Trường Số ngày nghỉ: 3 ngày
Trợ cấp mức: 75%
Số tiền trợ cấp: 112.500 đ
Bằng chữ: một trăm bốn mươi chín nghìn đồng sáu trăm hai mươi năm.
Ngày 31 tháng 03 năm 2012
Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Thủ quỹ
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu 21: Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ
Công ty cổ phần vật tư Tân Trường Mẫu số: C 66a- HD
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐỀ NGHỊ HƯỞNG CHẾ ĐỘ ỐM ĐAU THÁNG 03/2012
STT Họ và tên Tiền lương
tính hưởng BHXH Thời gian đóng BHXH Số đơn vị đề nghị Ghi chú Số ngày nghỉ Số tiền Trong kỳ Luỹ kế từ
đầu năm Từ ngày Đến ngày
I Nghỉ ốm 1 Nguyễn Văn An 1.500.000 05/2004 5 5 241.650 01/03/201 2 2 Trịnh Thanh Hà 1.200.000 05/2004 3 3 112.500 3/03/2012 5/03/2012 Tổng cộng 354.150 Ngày 31/03/2012
Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công ty thanh toán hộ bằng tiền mặt và thường thanh toán trước cho công nhân viên vì công ty bảo hiểm xã hội thanh toán qua tài khoản ngân hàng của công ty và thời gian thanh toán lâu. Do đó, để khuyến khích công nhân viên và quyết toán gọn theo tháng thì công ty phải thanh toán trước khoản tiền nghỉ ốm. Còn đối với trường hợp hưởng chế độ thai sản thì công ty lại thường đợi bảo hiểm thanh toán mới thanh toán cho công nhân viên. Vì số tiền thường nhiều nên công ty không ứng trước. Hình thức thanh toán và hạch toán vẫn như thanh toán tiền nghỉ ốm.
Dựa vào bảng tính và phân bổ bảo hiểm, các chứng từ thanh toán bảo hiểm, kế toán hạch toán các định khoản vào nhật ký chung trên phần mềm máy tính. Từ các định khoản, máy sẽ thực hiện các bước chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ chi tiết được mở chi tiết cho khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần vật tư Tân Trường :
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu 22: Sổ chi tiết khoản 3383
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS. Nợ PS. Có
Số dư đầu kỳ 148,124,600 Phát sinh trong kỳ 148,478,750 172,666,682 Dư cuối kỳ 172,312,532 15/03/2012 PC 12112 Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 1121 39,344,600 15/03/2012 PC 12112 Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 1121 108,780,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 24,790,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 64,512,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6411 7,654,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 5,859,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 15,805,125 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 3341 53,661,938
31/03/2012 PKT1245 Hạch toán nhân viên hưởng BHXH Tháng 03 3341 354,150
31/03/2012 PT1213 Thu BHXH của cơ quan BHXH Tháng 03 1121 354,150
31/03/2012 PKT1250 Hạch toán tiền phạt chậm nộp BHXH tháng 1 811 29,469
Quy trình hạch toán tổng hợp : Sổ tổng hợp công ty sử dụng là sổ cái TK 338 và nhật ký chung.
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Biểu 23: Nhật ký chung Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có PS. Nợ PS. Có 15/03/2012 12112PC Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 338 1121 39,344,600 15/03/2012 12112PC Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 338 1121 108,780,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 338 24,790,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 338 64,512,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6411 338 7,654,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 338 5,859,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 338 15,805,125 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 3341 338 53,661,938
31/03/2012 PKT1245 Hạch toán nhân viên hưởng BHXH Tháng 03 338 3341 354,150
31/03/2012 PT1213 Thu BHXH của cơ quan BHXH Tháng 03 1121 338 354,150
31/03/2012 PKT1250 Hạch toán tiền phạt chậm nộp BHXH tháng 1 811 338 29,469
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Biểu 24: Sổ cái TK 338
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS. Nợ PS. Có
Số dư đầu kỳ 148,124,600 Phát sinh trong kỳ 148,478,750 172,666,682 Dư cuối kỳ 172,312,532 15/03/2012 PC 12112 Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 1121 39,344,600 15/03/2012 PC 12112 Nộp BHXH, BHYT, BHTN tháng 02 1121 108,780,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 24,790,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 1541 64,512,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6411 7,654,500 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 5,859,000 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 6421 15,805,125 31/03/2012 PKT1241 Trích BHXH,BHYT,BHTN, Tháng 03 3341 53,661,938
31/03/2012 PKT1245 Hạch toán nhân viên hưởng BHXH Tháng 03 3341 354,150
31/03/2012 PT1213 Thu BHXH của cơ quan BHXH Tháng 03 1121 354,150
31/03/2012 PKT1250 Hạch toán tiền phạt chậm nộp BHXH tháng 1 811 29,469
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT
TƯ TÂN TRƯỜNG
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1- Ưu điểm
Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty đã đáp ứng được yêu cầu quản lý xét trên cả hai khía cạnh: tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Công tác kế toán tiền lương là công cụ trợ giúp hữu ích cho ban lãnh đạo đồng thời cũng là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động. Một số mặt ưu điểm của công ty :
* Về tổ chức bộ máy quản lý lao động của công ty
Sau nhiều năm hoạt động thì tổ chức bộ máy quản lý của công ty đã không ngừng hoàn thiện. Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, nhiều cấp quản lý có phân chia trách nhiệm cụ thể nên hệ thống các công việc được giải quyết khá xuyên suốt giữa các bộ phận, không để bỏ sót nhiệm vụ. Các quyết định về tiền lương và nhân viên được phân công phân nhiệm rõ ràng giữa Tổng giám đốc và hội đồng quản trị, ví dụ như : việc phê duyệt tiền thưởng sáng kiến, tiền lương tháng 13, thay đổi cách tính lương, bậc lương… do hội đồng quản trị phê duyệt. Trong công tác quản lý lao động và tiền lương Công ty đã có sự kết hợp hài hoà giữa các phòng ban từ việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp đến đào tạo nâng cao trình độ kiến thức.
*Về hình thức tiền lương
Hiện tại công ty đang áp dụng ba hình thức trả lương, được phù hợp với từng đối tượng và từng bộ phận, do đó tiền lương và các khoản phải trích theo lương luôn có cơ sở và cách tính đúng đắn. Việc áp dụng hình thức trả
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lương này được chi tiết không chỉ tới từng phòng mà còn chi tiết tới từng đối tượng lao động. Hiện nay các phương pháp trả lương cho nhân viên Công ty áp dụng là phù hợp với các quy chế tiền lương của Nhà nước và phù hợp với thực tiễn tình hình kinh doanh của Công ty. Việc quản lý và phân phối quỹ tiền lương của công ty đảm bảo tính công khai, dân chủ, rõ ràng, có sức gắn kết tiền lương, tiền thưởng với hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo động lực thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Việc đề bạt nâng lương trước thời hạn đang được áp dụng rất hiệu quả đối với những nhân viên có thành tích xuất sắc, luôn nỗ lực vì công việc. Thời gian nâng bậc lương được quy định một cách hợp lý, có sự so sánh, đối chiếu với các đơn vị trong cùng ngành.
*Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công tác kế toán của doanh nghiệp luôn sử dụng và thực hiện hợp lý, đúng các mẫu chứng từ và hình thức luân chuyển chứng từ phù hợp. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đầy đủ và trung thực trên các chứng từ và sổ sách theo hình thức ghi sổ phù hợp. Quá trình luân chuyển, ký duyệt đầy đủ đồng thời cũng tuân thủ các chế độ, kiểm tra, ghi số, bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ. Khi tập hợp đủ chứng từ thì kế toán mới tiến hành ghi sổ.
*Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được bố trí, sắp xếp phù hợp với quy mô kinh doanh của công ty. Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học. Nhân viên kế toán được bố trí hợp lý, phù hợp với khả năng , trình độ của mỗi người. Mỗi phần hành kế toán đều được phân công, giao việc cụ thể, không chồng chéo. Kế toán tiền lương đã phân công trách nhiệm và hướng dẫn các bộ phận triển khai dự án, người phụ trách giám sát quản lý tốt các chứng từ ban đầu của công tác kế toán tiền
SV: Nguyễn Thị B×nh - Lớp Kế toán tổng hợp - Khoá 11
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
lương, các khoản trích theo lương như bảng chấm công, bảng nghiệm thu khối lượng công việc thực hiện…
* Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung trong công tác kế toán của công ty là hợp lý do công ty có số lượng công nhân viên khá lớn, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều. Bên cạnh đó công ty đã đưa vào sử dụng hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán thực hiện hình thức kế toán máy đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, hữu