chi nhưng cán bộ kiểm soát chi không thực hiện ngay.
- Biện pháp:
+ Mọi trường hợp giao nhận hồ sơ giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ và cán bộ kiểm soát chi ựều phải ựược phản ánh ựẩy ựủ vào sổ giao nhận hồ sơ có xác nhận của của cán bộ kiểm soát chi.
- Cuối mỗi buổi giao dịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, ựối chiếu lại ựối với các hồ sơ ựã hết hạn giải quyết mà cán bộ kiểm soát chi chưa trả kết quả; tổng hợp báo cáo lãnh ựạo phòng (bộ phận) và trình lãnh ựạo ựơn vị ựể có ý kiến chỉ ựạo.
Bước 3: Kiểm soát chi
* Cán bộ kiểm soát chi: thực hiện kiểm tra tắnh hợp lệ, hợp pháp và sự chắnh xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các ựiều kiện thanh toán, chi trả ựối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ ựáp ứng ựủ ựiều kiện chi NSNN theo quy ựịnh, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ
Trường đại Học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp
64 và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người ựược uỷ quyền) và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người ựược uỷ quyền) theo quy ựịnh;
- Nếu số dư tài khoản của khách hàng không ựủ, hoặc hồ sơ, chứng từ không ựủ ựiều kiện ựể tạm ứng, thanh toán, cán bộ kiểm soát chi lập thông báo từ chối thanh toán (ựối với trường hợp tài khoản hết số dư) hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; trình lãnh ựạo KBNN phụ trách ký gửi khách giao dịch; ựồng thời gửi một bản cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ ựể theo dõi;
- đối với các trường hợp phức tạp, chưa ựầy ựủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ kiểm soát chi phải báo cáo lãnh ựạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ ựạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh ựạo ựơn vị KBNN có ý kiến chắnh thức bằng văn bản trả lời khách hàng về việc không giải quyết hoặc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
- Trường hợp chưa thể kiểm soát và thanh toán ngay cho khách hàng theo thời gian quy ựịnh, cán bộ kiểm soát chi phải chủ ựộng báo cáo lãnh ựạo Tổ chuyên môn ựể có chỉ ựạo. Trong trường hợp phải ựiều chỉnh thời hạn trả kết quả, lãnh ựạo Tổ chuyên môn phải báo cáo lãnh ựạo ựơn vị ựồng ý ựể cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay cho khách hàng biết lý do và thời hạn trả kết quả mới.
* Rủi ro:
Cán bộ kiểm soát chi không nắm bắt, cập nhật kịp thời chế ựộ, ựịnh mức, nguyên tắc kiểm soát chi, bỏ qua tắnh hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ.
* Biện pháp:
Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng kiến thức chế ựộ tài liệu mới cho cán bộ kiểm soát chi.
Bước 4: Kế toán trưởng (hoặc người ựược ủy quyền) ký chứng từ
- Cán bộ kiểm soát chi trình Kế toán trưởng (hoặc người ựược ủy quyền) hồ sơ, chứng từ ựược kiểm soát ựã ựảm bảo ựủ ựiều kiện thanh toán hoặc tạm ứng kinh phắ NSNN;
Trường đại Học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp
65 thanh toán hoặc tạm ứng sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ ựể thanh toán hoặc tạm ứng sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ ựể trình Giám ựốc (hoặc người ựược uỷ quyền).
Bước 5: Giám ựốc (hoặc người ựược uỷ quyền) ký
Giám ựốc (hoặc người ựược uỷ quyền) xem xét, nếu ựủ ựiều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho kế toán viên.
Bước 6: Thực hiện thanh toán
* Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại ựơn vị, thanh toán viên thực hiện:
- đối với thanh toán bù trừ thông thường: thanh toán viên tập hợp chứng từ, lập bảng kê thanh toán bù trừ (bảng kê TTBT 12 và 14), trình Kế toán trưởng (người ựược ủy quyền) ký kiểm soát, trình Giám ựốc (người ựược ủy quyền) ký duyệt.
- đối với thanh toán bù trừ ựiện tử: thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ ựiện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển ựi Ngân hàng chủ trì; trình kế toán trưởng (người ựược ủy quyền) ký chứng từ trên máy; trình Giám ựốc (người ựược ủy quyền) ký bảng kê.
- đối với trường hợp thanh toán ựiện tử trong hệ thống Kho bạc: căn cứ chứng từ giấy ựược lãnh ựạo phê duyệt do kế toán viên chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (người ựược ủy quyền). Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ ựiện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám ựốc (người ựược ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ ựiện tử.
* Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kiểm soát chi chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo ựường nội bộ; chuyển trả hồ sơ của ựơn vị cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ ựể trả cho khách hàng; ựồng thời cán bộ tiếp nhận hồ sơ báo cho khách hàng ựến nhận tiền mặt tại quỹ.
Bước 7. Trả hồ sơ, chứng từ cho khách hàng
* Kế toán viên nhận lại hồ sơ kiểm soát chi, tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy ựịnh, chuyển các hồ sơ, chứng từ còn lại trả khách hàng thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ:
Trường đại Học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học nông nghiệp
66 - Các hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi kế toán viên lưu: liên chứng từ kế toán - Các hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi kế toán viên lưu: liên chứng từ kế toán lưu theo quy ựịnh, dự toán Ngân sách Nhà nước ựược duyệt; bảng ựăng ký biên chế, quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phắ; hợp ựồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết ựịnh phê duyệt kết quả ựấu thầu; quyết ựịnh chỉ ựịnh thầu; phiếu giá thanh toán; bảng kê thanh toán.