Như đã trình bày trong phần giáo trình “Hệ điều hành Windows”, một công việc trong Excel cũng có thể thực hiện bằng 3 cách: thứ nhất là thực hiện từ menu; thứ hai từ thanh công cụ (từ các biểu tượng) và thứ ba là từ các phím tắt. Thực hiện từ các menu là cách thực hiện chuẩn tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực hiện từ các biểu tượng hoặc phím tắt lại nhanh hơn. Phần này chúng tôi nêu ra một số các phím tắt giúp cho một số việc được thực hiện nhanh hơn. Các phím tắt khác, hay các chức năng nhằm sử dụng hiệu quả MS Excel ta có thể tham khảo bằng cách chọn menu: Help\Contents and Index;
1) Phím tắt của các phím chức năng (xem: Help\Contents and Index\Index\shortcut keys,
Microsoft Excel\learn about function keys in Microsoft Excel) Tên
phím
Chức năng Shift + Ctrl + Alt + Alt+Shift+
F1 Hiển thị trợ giúp Trợ giúp trực tiếp “ What’s this”
Chèn thêm một bảng tính mới F2 Soạn thảo với ô
đang kích hoạt Soạn thảo ghi chú cho một ô
Lưu dữ liệu vào file với tên khác
Lưu dữ liệu vào file F3 Gián tên của
một vùng dữ liệu vào công thức Đưa một hàm vào một biểu thức Định nghĩa một tên cho vùng dữ liệu F4 Lặp lại thao tác vừa thực hiện Lặp lại tìm kiếm vừa thực hiện Đóng cửa sổ hiện tại Thoát khỏi Excel F5 Đưa con trỏ chuột đến một ô nàođó Hiển thị hộp thoại tìm kiếm Phục hồi kích thước cửa sổ (sau khi phóng to hoặc thu nhỏ) v.v... F12 Lưu dữ liệu ra
file với tên khác Lvừa thay đổi ưu dữ liệu vào file
Mở một file
2) Thực hiện các thao tác bằng thanh công cụ
▲
Để xem chứcnăng của một biểu tượng ta rê chuột đến nó sẽ xuất hiện dòng chú dẫn. Dựa vào hướng dẫn này ta có thể thực hiện các công việc từ thanh công cụ. Ví dụ: ở hình 1, biểu tượng cái kéo là nút thực hiện chức năng cắt dữ liệu. Sau khi dữ liệu trong bảng tính đượcđánh dấu (bôiđen) thì việc dùng chuột chọn biểu tượng này tươngđương với chọn menu: Edit\Cut hoặc ấn phím tắt Ctrl + X. Đối với các biểu tượng khác cách làm tương tự nhưvậy!
3) Thực hiện các thao tác với ô dữ liệu bằng cách chọn chuột phải
Trong khi soạn thảo bảng tính, ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc bằng cách nháy chuột phải.
Bài tập:
1) Thực hiện các bài ví dụ dẫn ra trong giáo trình
2) In ví dụ trong phần sử dụng công cụ lọc cao cấp ra giấy
3) Mỗi học viên, tuỳ thuộc vào công việc của mình hãy xây dựng một bảng dữ liệu, thực hiện tính toán và báo cáo kết quả theo tháng hoặc quý hoặc năm.
4) Lặp lại một số ví dụ nhưngđược thực hiện nhanh chóng bằng thanh công cụ, phím tắt. ◄ 2.Tại một ô dữ liệu khi nháy chuột phải ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc nhưtrong menu thả xuống.
Cut, Copy, Paste: cắt, sao chep và dán dữ liệu; Insert, Delete: chèn hoặc xoá một ô
Clear Contents: xoá nội dung dữ liệu trong ô Insert Comment: chèn vào ô một lời ghi chú Format Cells: định dạng ô
Tài liệu tham khảo
[1].Sở KHCN & MT - Trung tâm CNTT nghệ an, Giáo trình tin học văn phòng, 2002 [2].Microsoft,Introducing Microsoft Windows 95, 1996
[3].Microsoft,Help topics: Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1996 [4].Bùi Thế Tâm, Giáo trình Windows - Word - Excel, 2001
[5].Phan Quốc Phô, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1999 [6].Trung tâm tin học SIC, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1996
[7].Ban chỉ đạo Ứng dụng và Phát triển CNTT tỉnh Hà Nam,Giáo trình tin học văn phòng, 2002