- Thứ ba: Về chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán
3.2. Các đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán trang thiết bị nội thất tại công ty cổ phần GSC Việt Nam
tại công ty cổ phần GSC Việt Nam
Qua thời gian thực tập tại công ty, sau khi tìm hiểu và nắm bắt thực tế, em thấy tổ chức nghiệp vụ kế toán bán hàng nhìn chung được thực hiện nghiêm túc nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Trên cơ sở lý luận đã được học ở trường kết hợp với thực tế nghiệp vụ kế toán bán hàng ở công ty, em xin đưa ra một số đề xuất và ý kiến mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty như sau:
* Ý kiến 1: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do đặc điểm loại hình của doanh nghiệp là thương mại, nên doanh nghiệp thường mua hàng với số lượng lớn về nhập kho để phân phối, lưu thông. Việc này không tránh khỏi hàng hóa bị tồn kho khi không tiêu thụ hết hàng hóa gây ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp.
Theo em, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa cho năm kế
hoạch
=
Lượng hàng hóa tồn giảm giá tại thời điểm BCTC năm x Giá gốc trên sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được tại thời điểm
lập BCTC năm
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) và ghi tăng TK 1593.
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhở hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn, kế toán ghi giảm dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đồng thời ghi giảm giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
* Ý kiến 2: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Quá trình bán hàng phát sinh công nợ phải thu, nhưng không thu được do khách hàng làm ăn thua lỗ, phá sản…Hàng năm, công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi nhằm tạo một khoản dự phòng khi giải quyết công nợ phải thu không được ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh toàn công ty.
Chính vì vậy, công ty cần thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi như chế độ cho phép, khoản trích lập dự phòng không vượt quá số lợi nhuận đơn vị đạt được và ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên cơ sở dự tính các khoản phải thu khó đòi không có khả năng đòi được trong năm quyết toán.
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập.
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi tăng dự phòng phải thu khó đòi.
Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi) đồng thời ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi.
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi giảm dự phòng phải thu khó đòi đồng thời ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác.
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” để theo dõi chi tiết (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán).
Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh toán và doanh nghiệp đã đòi được nợ, đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch toán ghi tăng vào TK 711: Thu nhập khác, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (TK ngoài Bảng cân đối kế toán).
*Ý kiến 3: các giải pháp khác
Hiện nay, công ty chưa áp dụng hình thức bán hàng thông qua đại lý. Công ty cần phát triển thêm hình thức bán hàng này để có thể mở rộng hơn nữa mạng lưới phân phối. Mặt khác, với hình thức giao đại lý, công ty có thể tận dụng được cơ sở vật chất hoặc uy tín mà các đại lý đang sẵn có. Tuy nhiên, khi bán hàng theo phương thức này, công ty sẽ phải cử nhân viên bán hàng đi kiểm tra điều kiện bảo quản hàng hóa và cũng sẽ phải yêu cầu các đại lý thực hiện nghiêm chính sách giá mà công ty đưa ra. Nếu không thực hiện tốt những điều này, uy tín của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Khi đơn vị giao hàng hóa cho cơ sở nhận đại lý :
+ Nếu xuất kho để giao đại lý kế toán ghi tăng hàng gửi đi bán(Nợ TK 157) và giảm hàng hóa thành phẩm ( Có TK 156,155) theo trị giá thực tế xuất kho
+ Nếu mua giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý kế toán ghi tăng hàng gửi đi bán ( Nợ TK 157 theo giá mua chưa thuế) và tăng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ( Nợ TK 1331), và ghi giảm tiền hoặc khoản phải trả( Có TK 111,112,331 theo tổng giá thanh toán)
Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản nahs doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán đại lý:
+ Nếu bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi tăng tiền(Nợ TK 111,112), tăng tiền hoa hồng đại lý ( Nợ TK 6421), tăng số thuế GTGT đầu vào( Nợ TK 1331), và ghi tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( Có TK 5111,5112 theo giá bán chưa có thuế GTGT),tăng số thuế GTGT đầu ra( Có TK 333112)
+ Nếu hoa hồng trả theo định kỳ kế toán ghi tăng khoản tiền và khoản phải thu( Nợ TK 111,112,131) và tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( Có TK 5111,5112 theo giá bán chưa có thuế), tăng số thuế GTGT đầu ra( Có TK 333112). Khi tính và thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở nhận đại lý kế toán ghi: tăng khoản hoa hồng phải trả( Nợ TK 6421), tăng số thuế GTGT đầu vào, và ghi giảm tiền( Có TK 111,112)
Xác định giá vốn của hàng gửi đại lý đã xác định tiêu thụ kế toán ghi: tăng giá vốn hàng bán (Nợ TK 632) và giảm hàng gửi đi bán ( Có TK 157)
Công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán dành cho những khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn. Đây là một biện pháp để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa và cũng giúp công ty có thể nhanh chóng thu được tiền hàng, tăng nhanh vòng quay của vốn. Quy định về khoản chiết khấu thanh toán này nên đưa cụ thể vào nội dung của các hợp đồng kinh tế. Kế toán ghi: tăng chi phí tài chính ( Nợ TK 635 số chiết khấu khách hàng được hưởng), tăng tiền ( Nợ TK 111,112) và ghi giảm khoản phải thu( Có TK 131 tổng số phải thu)
Công ty nên đa dạng hóa hơn nữa các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Cụ thể, thanh toán bằng séc bảo chi hoặc thư tín dụng có thể được xem xét. Hai hình thức thanh toán này rất an toàn. Khi tiếp cận được với những khách hàng mới mà
công ty chưa nắm chắc về uy tín trong thanh toán của họ, công ty vẫn hoàn toàn có thể ký hợp đồng cung ứng hàng hóa. Chỉ khác là hình thức thanh toán quy định trong hợp đồng sẽ là thanh toán bằng thư tín dụng hoặc séc bảo chi. Khi sử dụng hai hình thức thanh toán này, công ty chắc chắn sẽ thu được tiền hàng bởi trách nhiệm thanh toán khi đó đã được chuyển sang cho ngân hàng của hai bên.