- Hướng dẫn cách ghi bìa sổ:
3.Một số kiến nghị với cơ quan
Cuộc sống là những học hỏi, hiểu biết và khám phá không ngừng nên bản thân tôi cũng đã và đang cố gắng mang nhiều kiến thức được trang bị ở trường đế bước vào thực tế, phục vụ cho công việc của bản thân và góp một số ý kiến đế công tác văn thư của cơ quan được hoàn thiện hơn.
Bên cạnh những đối mới mà cơ quan đã đạt được thì Huyện ủy Sóc Sơn cũng còn những việc đang và cần thay đối. Em cũng xin đưa ra một số ý kiến của bản thân mình qua đợt thực tập đã rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mình và góp thêm chút ý kiến vào cơ quan.
Kính mong cơ quan mình trong thời gian tới đầu tư mua sắm trang thiết bị phù họp như tủ đựng tài liệu và máy tính phục vụ cho công tác văn thư.
Và một giá đế đặt các loại con dấu cơ quan cùng các loại dấu chức danh, dấu tên để thuận tiện hơn trong việc đóng dấu nhằm tránh sự nhầm lẫn khi một lúc phải đóng mấy loại con dấu
Cần sử dụng số chuyển giao văn bản đi nội bộ để tránh tình trạng không có sự ký nhận văn bản và văn bản bị thất lạc nhằm gây khó khăn trong việc tìm kiếm và chịu trách nhiệm với văn bản thất lạc.
Do cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nừa nên công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, cần có sự phân công cho các cán bộ những công việc cụ thế và đúng chức năng đế gánh bớt phần việc của cán bộ văn thư.
Vì là cơ quan cấp trên cùng với những văn bản gửi cho cấp dưới như các xã thì Huyện ủy cần kiếm tra kỹ hơn phần thế thức văn bản hay việc đóng dấu đế mình còn làm gương cho các xã noi theo và giúp họ thực hiện đúng như quy định của Đáng và Nhà nước đã đề ra.
về số đăng ký văn bản thì theo công văn so 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến quy định về sổ đăng ký văn bản gồm chín cột. Mầu sổ đăng ký văn bản đi của Văn phòng huyện ủy có phần khoa hoc là có thêm hai cột là số trang và số bản sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu sẽ dễ hơn vì nắm được số trang, số bản để tránh nhầm lẫn, sai sót. Và
32
nhận bản lun” sau cột “Nơi nhận văn bản” để khi có phòng, ban cần đến một văn bản thì xem số sẽ biết là phòng ban nào lưu giữ văn bản đó.
KÉT LUẬN