1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu trong Excel
Cơ sở dữ liệu trong Excel hay còn gọi là một bảng tính là một vùng bảng tính tập hợp các hàng và cột dữ liệu trong các ô bảng tính (trong cơ sở dữ liệu không có cột trống và hàng trống). Các vùng cơ sở dữ liệu được phân biệt với nhau bởi những hàng trống hoặc cột trống. Mỗi 1 cơ sở dữ liệu phải và chỉ có 1 dòng tiêu đề (dòng tiêu đề là dòng đầu tiên trong cơ sở dữ liệu).
2. Sắp xếp dữ liệu (sort)
Để sắp xếp dữ liệu thực hiện các bước sau: - Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
- Chọn Data\Sort, xuất hiện hộp thoại: Trong đó:
+ Sort by: chọn cột ưu tiên nhứ nhất để làm điều kiện sắp xếp. Ví dụ sắp xếp theo mức Lương + Then by: Trong trường hợp nếu giá trị trong
cột ưu tiên thứ 1 trùng nhau thì sắp xếp theo cột tiếp ưu tiên thứ 2, 3. Ví dụ: nếu có Lương trùng nhau thì sắp xếp theo mức ưu tiên là THÂM NIÊN
+ Ascending: sắp xếp theo chiều tăng dần. + Descending: sắp xếp theo chiều giảm dần. + Header row: có hàng tiêu đề cột.
+ No header row: không có hàng tiêu đề cột.
Options:
+ Case sensitive: phân biệt chữ hoa chữ thường
+ Orientation:
Sort top to bottom: sắp xếp theo các dòng Sort left to right: sắp xếp theo các cột - Chọn OK.
3. Lọc dữ liệu
a. Lọc tự động (AutoFilter)
- Chọn vùng dữ liệu cần lọc, gồm cả dòng tiêu đề (hoặc có thể chỉ chọn dòng tiêu đề tức tên trường).
- Chọn Data\Filter\Autofilter. Tại dòng tiêu đề sẽ xuất hiện những mũi tên ở bên phải của các tên trường.
- Bấm chuột vào cột cần lọc, chọn dữ liệu cần lọc. + Sort Ascending: Xếp dữ liệu tăng dần + Sort Descending: Xếp dữ liệu giảm dần
+ All: Chọn toàn bộ dữ liệu
+ Top 10: Chọn những số bản ghi có dữ liệu có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất. Khi chọn Top 10, sẽ xuất hiện hộp thoại Top 10 AutoFilter:
+ Custom: Lọc tuỳ chọn
+ Phần còn lại là liệt kê các giá trị của các bản ghi trong trường đó. Khi cần lọc các bản ghi theo một giá trị cụ thể nào đó chỉ cần chọn giá trị đó. Ví dụ ở trên, nếu cần chọn những bản ghi có SỐ NC là 20 thì chỉ cần chọn giá trị 20 trong danh sách của trường SỐ NC ta sẽ được bảng lọc sau:
Sử dụng lọc custom:
o Khi chọn Custom, sẽ xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter Trong đó:
Các điều kiện chọn cho dữ liệu dạng số:
+ equals : = Top: chọn bản ghi giá trị lớn nhất Bottom: chọn bản ghi có giá trị nhỏ nhất Chọn số bản ghi sẽ hiển thị
+ Does not equals : không =
+ Is greater than : >
+ Is great than or equals : >=
+ Is less than : <
+ Is less than or equals : <= Các điều kiện chọn cho dữ liệu kiểu ký tự: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Begins with : bắt đầu với
+ Does not begin with: : Không bắt đầu với
+ Ends with : Kết thúc với
+ Does not end with : Không kết thúc với
+ Contains : Chứa
+ Does not contain :Không chứa
Ta có thể lọc dữ liệu theo hai điều kiện bằng cách sử dụng các toán tử And
(và) hay Or (hoặc) để liên kết điều kiện lọc.
Ví dụ ta chọn những người có số ngày công (SỐ NC) là lớn hơn 15 và nhỏ hơn 20 thì trong hộp thoại Custom AutoFilter sẽ chọn điều kiện như sau:
- Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu, chọn Data\Filter\Show All. - Muốn bỏ chế độ lọc, chọn Data\Filter\AutoFilter.
b. Lọc nâng cao (Ađvance Filter)
Chức năng lọc nâng cao Advanced Filter dùng để lọc các bản ghi thoả mãn điều kiện phức tạp hơn. Chức năng lọc nâng cao sử dụng các tiêu chuẩn so sánh và phải dùng miền tiêu chuẩn.
Trước hết chúng ta tìm hiểu miền tiêu chuẩn là gì:
Miền tiêu chuẩn (Criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thoả mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp). Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu.
- Tạo miền tiêu chuẩn. - Chọn miền dữ liệu cần lọc
- Chọn Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp thoại Advanced Filter, trong đó:
+ Filter the list, in-place: Lọc tại chỗ (lọc ngay tại vị trí của bảng dữ liệu, chỉ hiện các bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc)
+ Copy to another location: Copy các bản ghi đạt tiêu chuẩn lọc sang một vị trí khác của bảng tính, địa chỉ của vị trí này được xác định trong khung
Copy to
+ List range: Địa chỉ của miền dữ liệu cần lọc
+ Criteria range: Địa chỉ miền tiêu chuẩn
+ Copy to: Địa chỉ của miền sẽ chứa các bản ghi đạt
tiêu chuẩn lọc (trong trường hợp chọn Copy to another location)
+ Unique records only: Chỉ hiện 1 bản ghi trong số các bản ghi trùng nhau.
- Ví dụ: Cần lọc danh sách các cán bộ ở Phòng A có thâm niên >=7 và lương >=4000. Ta làm các bước sau:
+ Tạo miền tiêu chuẩn như hình dưới (từ D12:F13). Vị trí của miền tiêu chuẩn có thể đặt ở bất kỳ đâu nhưng không được trùng với vị trí của tên các trường.
+ Chọn Data\Filter\Advanced Filter.
+ Giả sử muốn copy danh sách các cán bộ thoả mãn điều kiện tiêu chuẩn đã đặt ra sang một vị trí khác, chọn Copy to another location.
+ Chọn miền dữ liệu cần lọc là A2:H10 (thông thường Excel sẽ tự động chọn) tại khung List range.
+ Chọn miền đích để copy danh sách các cán bộ thoả mãn điều kiện tại khung Copy to (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Kích OK.
Kết quả là tại miền A15:H17 là danh sách các bản ghi thoả mãn điều kiện lọc.
4. Tính toán theo nhóm (SubTotal)
Chức năng này của Excel cho phép tạo các dòng tổng hợp trong một cơ sở dữ liệu. Subtotal sẽ chèn tại các vị trí cần thiết các tính toán thống kê theo yêu cầu của người sử dụng.
Giả sử bạn có bảng tính dưới đây và bạn muốn tổng hợp: Tổng lương (trong cột LƯƠNG) và tổng số ngày công (trong cột SỐ NC) theo các phòng (Phòng A, Phòng B,…)
- Trước hết bạn sắp xếp dữ liệu theo Phòng (cách sắp xếp như đã nói ở trên). Sau khi sắp xếp, được bảng dữ liệu sau:
Bây giờ bạn bắt đầu tổng hợp Tổng lương và Tổng số ngày công theo các Phòng.
- Chọn Data\Sobtotal, xuất hiện hộp thoại Subtotal: Trong đó:
+ At each change in: Chọn trường làm điều kiện tính toán. Tại mỗi vị trí thay đổi của trường này, Excel sẽ chèn
vào một dòng Tổng hợp- tức là dòng thực hiện các phép tính. Ví dụ ở trên chọn trường PHÒNG thì cứ mỗi khi chuyển sang loại Phòng khác, Excel sẽ chèn dòng kết quả tính toán tại các dòng 6, 10, 13.
+ Use function: Chọn tên hàm dùng để tính toán (ví dụ ở trên, chon hàm Sum).
+ Add subtotal to: chọn các cột cần tính toán (ví dụ ở trên, chọn cột LƯƠNG và SỐ NC).
+Replace current subtotal: Thay thế subtotal hiên thời (nếu đã có)
+ Page break between groups: Tách mỗi nhóm tổng hợp thành bảng tính riêng.
+ Summary below data: Đưa kết quả tổng hợp ở phía dưới của nhóm. Nếu bỏ dấu tích ở lựa chọn này thì dòng tổng hợp sẽ được chèn ở trên mỗi nhóm.
+ Remove All: Huỷ bỏ toàn bộ tổng hợp thiết lập. - Kích OK để thực hiện tổng hợp.
Chú ý: Với ví dụ ở trên, nếu trước khi tổng hợp Subtotal bạn không sắp xếp dữ liệu theo Phòng thì khi tổng hợp Subtotal, Excel sẽ chèn vào các dòng tổng hợp mỗi khi loại Phòng thay đổi, như vậy sẽ không tổng hợp được chính xác.