A12MKH -8, kế toán có thể mở theo mẫu sau :
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Kho : HH – Kho công ty
Hàng hóa: Máy điều hòa Panasonic CS-A12MKH-8 Năm 2010 Tồn đầu:
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Đơn giá
Nhập Xuất
Ngày Số SL Giá trị SL Giá trị
Tổng cộng :
Tồn cuối :
Mở sổ chi tiết hàng hóa giúp cho công ty có thể dễ dàng theo dõi tồn kho của từng mặt hàng giúp cho công việc kế toán được đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng hơn. Mặt khác theo dõi hàng tồn kho chi tiết cho từng mặt hàng có thể nắm bắt được xu hướng và thị hiếu của khách hàng đối với mặt hàng của công ty qua các thời kỳ.
• Kiến nghị 3 : Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Công ty cổ phần đầu tư MENO có thể lập các mức dự phòng theo quy định sau:
+ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến 1 năm mức dự phòng là 30% giá trị các khoản nợ phải thu.
+ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến 2 năm mức dự phòng là 50% giá trị các khoản phải thu.
+ Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm mức lập dự phòng là 70% giá trị các khoản nợ phải thu.
Để hạch toán tài khoản này công ty nên mở TK 139 với kết cấu nội dung như sau:
Bên Nợ : + Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi
+ Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi
Bên có : số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh
nghiệp.
Số dư bên có : số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Trình tự hạch toán :
Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập.
+ Nếu dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi : Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì hoàn nhập dự phòng ghi giảm chi phí . kế toán ghi :
Nợ TK 139 : Dự phòng nợ phải thu khó đòi Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Trong niên độ kế toán tiếp theo khi thu hồi các khoản nợ phải thu của niên độ trước kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : Tổng số tiền
Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Có TK 138 : phải thu khác
• Kiến nghị 4 : Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trên thực tế giá của hàng tồn kho trên thị trường có thể giảm so với giá gốc do ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân như sự tăng giảm của tỷ giá USD mà hàng hóa của công ty chủ yếu được nhập khẩu từ bên nước ngoài, sự ảnh hưởng của tỷ suất ngân hàng làm cho giá trị tiền tệ bị thay đổi….. Để thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán doanh nghiệp cần lập dự phòng trị giá hàng tồn kho bị giảm sút.
Cuối kỳ kế toán năm khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn mức giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Mức dự phòng giảm giá vật tư hàng hóa = Lượng vật tư HH thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đảm bảo nguyên tắc sau :
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng hàng hóa.
+ Đối với hàng hóa dự trữ cho hợp đồng không thể hủy bỏ thì mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị hợp đồng nhỏ hơn giá gốc.
+ Đối với hàng hóa hóa tồn kho còn lại thì mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc.
+ Có chứng từ hợp lệ, hợp lý để chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
+ Doanh nghiệp phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hàng tồn kho
- Tài khoản sử dụng : TK 159 “ dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Bên nợ : Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn số đã trích lập cuối niên độ trước.
Bên có : Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ kế toán. Số dư có : Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.
- Nguyên tắc hạch toán :
+ Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này > dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ trước thì lập dự phòng thêm phần chênh lệch và ghi tăng giá vốn.
+ Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này < Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán trước thì hoàn nhập dự phòng phần chênh lệch và ghi giảm giá vốn.
- Trình tự hạch toán:
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi :
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi :
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
• Kiến nghị 5 : Kế toán quản trị bán hàng
Trên đà phát triển và xu thế mở rộng công ty, nếu có điều kiện khi doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và qui mô của doanh nghiệp lớn hơn thì công ty nên có bộ phận kế toán quản trị bán hàng.
Nếu thông tin kế toán tài chính ghi nhận và cung cấp các thông tin liên quan đến báo cáo hoạt động của doanh nghiệp cho người quản lý và những người ngoài doanh nghiệp sử dụn, thì kế toán quản trị ghi nhận và cung cấp thông tin cho người sử dụng trong nội bộ để giúp việc vận hành công việc kinh doanh và vạch kế hoạch cho tương lai. Kế toán quản trị có vai trò không kém kế toán tài chính. Do vậy theo em nên kết hợp hai mảng kế toán này khi đó bộ phận kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin và có những dự toán, kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, giá cả hàng hóa giúp doanh nghiệp định hướng được tình hình kinh doanh trong tương lai.
• Kiến nghị 6 : Săp xếp nhân sự trong phòng kế toán.
Công ty nên điều chỉnh lại vị trí của nhân viên trong phòng kế toán, không nên để kế toán bán hàng kiêm luôn thủ quỹ nếu như thế tình trạng gian lận xảy ra ban quản lý lãnh đạo trong công ty sẽ không thể hiện được vì kế toán bán hàng vừa giữ tiền quỹ và tiền bán hàng của công ty sẽ dễ xảy ra nhầm lẫn giữa các khoản tiền.