Khi thiết kế báo cáo phải chú ý các vấn đề sau: + Mục tiêu và tính thực tế ở báo cáo thể hiện ở sự hợp lý của các cột,mục trong báo cáo.Đây là những vấn đề dễ bị bỏ qua trong quá trình khảo sát hệ thống.Ta hãy xét 1 ví dụ về hệ thống thông tin hỗ trợ điều khiển máy cắt tôn trong một nhà máy sản xuất xe ô tô.Một tronh những chữ năng của hệ thống thông tin này là chuyển từ bản vẽ các chi tiết vỏ thành bản dịch chứa các mã lệnh điều khiển máy và chuyển bản dịch này đến máy công cụ để nó cắt ấm tôn theo bản vẽ ban đầu.Sử dụng hệ thống thông tin này là hai kỹ sư thiết kế máy.Họ có kiến thức rất hạn chế về công nghệ thông tin.Người ta dã thiết kế trong nó một chức năng xem bản dịch(chứa các mã lệnh đã điều khiển) sau khi đã dịch xong.Trong trường hợp này đòi hỏi 1báo cáo về nội dung bản dịch như vậy rõ ràng là ko thực tế.Bản dịch này rất khó hiểu,khó có thể kiểm tra tính đúng đắn của trình tự các mã lệnh.Ngay cả với các chuyên gia lập trình,việc đọc bản dịch chứa các mã
lệnh này cung ko đơn giản.
+ Vấn đề tiếp theo phải chú ý là kích thước của báo cáo.Kích thước của báo cáo bao gồm chiều ngang,chiều rộng của mỗi trang báo cáo.Đây là những vấn đề cũng dễ bị bỏ qua khi khảo sát hệ thống.Cũng dễ hiểu với những báo cáo mới thông thường,người sử dụng muốn đưa thông tin vào nó càng nhiều càng tốt.Do vậy khi thiết kế bằng tay họ thường viết chữ nhỏ,kẻ dày,chọn khổ giấy nhỏ gọn,để thể hiện được nhiều thông tin.Trong khi đó các phương tiện hiện tại khó có thể đáp ứng được những nhu cầu phức tạp như vậy.Đôi khi chiều dài của bản báo cáo cũng là vấn đề nan giải.Ta thử hình dung 1báo cáo chứa danh sách sv các lớp trong 1khoa.Ngoài tiêu đề chung của báo cáo thì mỗi “báo cáo con” là danh sách SV của 1lớp.Nó cũng cần có 1tiêu đề riêng.Với các lớp có sĩ số khoảng 60 người thi danh sách của lớp cũng gần vừa hai trang A4.Danh sách của lớp 30 người thi danh sách của lớp vừa 1trang A4. Nêu danh sách lớp chứa khoảng 32đến 35 người có thể không chứa hết trong một trang A4, mà phải chuyển sang trang mới. Sự phức tạp xảy ra khi chuyển sang trang mới một tiêu đề và một hoặc hai người. Thậm chí đôi khi sang trang mới chỉ là tiêu đề trang hay phần cuối của báo cáo là ngày, tháng năm và chữ ký xác nhận. Khi thiết kế phải dự tính được chiều dài của báo cáo và đề ra biện pháp xử lý các tình huống khác nhau.
3) Dung lượng và tần suất. Nắm được dung lượng và tần suất của báo cáo là điều kiện thuận lợi để thiết kế báo cáo. Ví dụ một hệ thống phục vụ việc tiếp nhận, thanh toán, in biên lai cho bệnh nhân với lưu lượng tối đa là 400 lượt bệnh nhân trong ngày, trung bình là 200 bệnh nhân trong ngày. Tính trung bình, thông tin cho mỗi biên lai khoảng một trang A4. Hiện tại, khả năng của cơ sở y tế này là một biên lai trong một phút. Như vạy trong ngày đông bệnh nhân máy in sẽ phải làm việc liên tục trong khoảng bảy giờ. Câu hỏi đặt ra là: Có thể thay đổi thiết kế mẫu biên lai để giảm thời gian làm việc của
4) Xác định nội dung của báo cáo. Với mỗi cột, mục trong báo cáo
cần phải xác định: nguồn dữ liệu, công thức tính và khuôn dạng của dữ liệu