máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ SAO VIỆT 2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ Phần Quốc Tế Sao Việt được thành lập năm 2004. Tên công ty: Công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt
Trụ sở chính: P201-I1, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội
Mã số thuế: 0101593645
Nhà máy SX: Cụm Công nghiệp Hà Bình Phương, xã Hà Hồi, Huyện Thường Tín, Hà Nội.
Tel: 04.33766611/ 33766612/ 33766613/ 33766614 Fax: 04.33766615
Vốn điều lệ của công ty: 15.000.000.000 đồng Giám đốc công ty: Nguyễn Bá Trung Hiếu
Công ty Cổ Phần Quốc Tế Sao Việt tiền thân là Công ty TNHH Quốc Tế Sao Việt được thành lập năm 2004 với ngành nghề kinh doanh chính là kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp thép không gỉ (Inox) tấm, cuộn, ống công nghiệp (hàn và đúc) và phụ kiện đường ống (Cút, tê, côn thu, mặt bích…). Sau hơn 9 năm xây dựng và phát triển, thương hiệu "INOX SAO VIET" đã trở thành sự lựa chọn tin cậy hàng đầu của nhiều bạn hàng trong nước và nước ngoài. Nhằm đáp ứng tốt hơn nữa sự tín nhiệm của khách hàng, công ty đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng hơn các lĩnh vực kinh doanh:
+ Kinh doanh XNK trực tiếp thép không gỉ (Inox): Tấm, cuộn, ống đúc, ống hàn, phụ kiện đường ống với các mác thép chất lượng cao như : 304, 304L, 321, 316, 316L và 309, 310S, 904L, Duplex …
+ Kinh doanh XNK trực tiếp thép chịu mài mòn : Hardox 400, 450, 500, Xar 400, 450, 500…… ;
+ SX ống hàn thép Carbon : từ Ø21 đến Ø141; + SX tole hộ lan đường;
Với đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trẻ nhiệt tình, năng động chuyên nghiệp trong công việc cộng với nguồn hàng phong phú được nhập khẩu trực tiếp từ những nhà máy hàng đầu thế giới như OUTOKUMPU – Phần Lan, ACERINOX – Tây ban nha, SSAB – Thuỵ điển, ALZ – Bỉ, POSCO – Hàn Quốc…YUSCO – Đài Loan…, Công ty CP Quốc Tế Sao Việt đã dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực SX và kinh doanh các sản phẩm từ thép. Bằng chứng là các sản phẩm của chúng tôi được tin dùng cho những công trình trọng điểm của đất nước trong những năm qua, và là bạn hàng lâu năm của nhiều Tập đoàn, Tổng Công ty nhà nước, các Nhà Thầu Quốc tế tại Việt Nam. Nói chung, sau hơn 9 năm hoạt động, với chiến lược kinh doanh đúng đắn, chính sách đào tạo công nhân hợp lí, công ty Cổ phần Quốc tế Sao Việt đã trưởng thành về mọi mặt, vị thế và uy tín của công ty trên thị trường ngày một tăng. Trong thời gian qua công ty luôn hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đặt ra, hoàn thành tốt nghĩa vụ với NSNN.
Với triết lý kinh doanh đặt "chữ tín" lên hàng đầu, lấy chất lượng và dịch vụ là số 1, công ty luôn mong muốn cùng khách hàng đi tới Thành Công.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(1) HĐQT (Hội đồng quản trị): Có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; có quyền giám sát, chỉ đạo giám đốc trong điều hành công việc kinh doanh hàng
ngày và có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lí nội bộ công ty. (2) Giám đốc điều hành: Có quyền cao nhất; quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động SXKD của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan.
(3) Trợ lý giám đốc: trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét, đánh giá tình hình SXKD, đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi quyết định, là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền trong một số trường hợp.
(4) Phó giám đốc nhà máy: tham mưu cho giám đốc các vấn đề SX, có quyền quyết định quan trọng trong các công việc SX của nhà máy, theo dõi tiến trình SX.
(5) Phó giám đốc vật tư: quản lý các vấn đề về nhập, xuất, tồn vật tư; báo cáo tình hình vật tư cho giám đốc và đảm bảo SX ổn định.
(6) Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc các vấn đề kinh doanh, phụ trách phòng kinh doanh dự án và phòng kinh doanh bán hàng.
(7) Phòng XNK: Có nhiệm vụ xem xét các vấn đề về xuất nhập khẩu: tỷ giá, nguyên liệu nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu, …
(8) Phòng hành chính: Là phòng có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý công tác tổ chức, công tác lao động, tiền lương, chế độ của người lao động, quản lý công tác bảo vệ, quốc phòng, quản lý công tác giáo dục đào tạo, bảo hộ lao động, thường trực các Hội đồng, thanh tra, kỷ luật, tiền lương và thi đua, quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của Công ty, quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định, xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng, thu nhập cho người lao động và triển khai thực hiện theo đúng quy định.
(9) Phòng KT: Có chức năng giúp Giám đốc công ty quản lý và thực hiện công tác tài chính, huy động vốn, sử dụng vốn và quản lý vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn trong toàn công ty.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt
Các sản phẩm chính của công ty: • Tấm cuộn inox • Ống inox hàn • Phụ kiện inox • Bích inox • Cây đặc inox • Thép hình inox • Inox đặc chủng • Thép chịu mài mòn • Ống thép, hộp thép đen, mạ kẽm • Lan can đường cao tốc…
Công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt từ ngày thành lập tới nay trải qua 9 năm xây dựng và phát triển đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng sản phẩm và đã tự khẳng định được vị thế và vai trò của mình trên thị trường trong nước và quốc tế bằng việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao, giá cả hợp lý.
Trong những năm tiếp theo, Công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt đang lập ra những kế hoạch nhằm nâng cao vị thế của mình bằng cách nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của công ty là trở thành công ty hàng đầu trong SX và kinh doanh các loại sảm phẩm từ inox và thép, ngày càng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ SX của công ty Cổ phần Quốc tế Sao Việt
Đặc điểm quy trình công nghệ SX: quy trình công nghệ SX của công ty là quy trình công nghệ phức tạp kiểu chế biến liên tục, bao gồm 2 giai đoạn: SX bán thành phẩm (các dải băng) và SX thành phẩm. Nhà máy có 2 công xưởng lớn để SX và nhiều phân xưởng nhỏ. Nguyên vật liệu chính là các loại thép mua trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài. Nửa thành phẩm của giai đoạn trước được chuyển hết sang giai đoạn sau. Chu kỳ SX sản phẩm ngắn.
Có thể tóm tắt quy trình SXKD của công ty qua sơ đồ sau:
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Thông tin KT là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin KT sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, DN có thể rơi vào tình trạng khó khăn.
Mua nguyên vật liệu
Nhập kho hoặc chuyển vào công xưởng 1
Các dải băng
Công xưởng 2
Nhập kho thành phẩm
Do vậy, một bộ máy KT mạnh, sổ sách KT rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả, quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động SXKD. Nhận biết những lợi ích thiết thực đó, công ty Cổ Phần Quốc tế Sao Việt đã áp dụng bộ máy KT theo mô hình KT tập trung: toàn bộ công tác KT trong công ty được tiến hành tập trung tại phòng KT. Bộ máy KT bao gồm một KT trưởng, một thủ quỹ và năm nhân viên KT. Mỗi nhân viên đảm nhiệm phần hành khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Biểu 2.1: Tổ chức bộ máy KT của công ty
(1) KT trưởng có nhiệm vụ: + Tổ chức, quản lý phòng KT
+ Phân loại và cung cấp thông tin quản lí
+ Kiểm tra hồ sơ khai thuế tháng, báo cáo tài chính tháng, hồ sơ quyết toán thuế năm tài chính, báo cáo tài chính năm
+ Lập các báo cáo trình giám đốc công ty ….
(2) Thủ kho: có nhiệm vụ theo dõi, kiểm nhận hàng khi nhập kho, kiểm tra hàng xuất kho cả về số lượng, khối lượng, chất lượng; định kỳ hàng tháng kiểm kê hàng tồn kho và trình báo cho KT vật tư; chịu trách nhiệm về việc
KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ THỦ KHO KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TM, TƯ, TGNH KẾ TOÁN VẬT TƯ, TSCĐ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
thừ thiếu hàng tồn kho của công ty, ghi thẻ kho hàng ngày cùng với chứng từ gốc nộp lại cho KT vật tư.
(3) Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản quỹ tiền mặt tại két của công ty. Căn cứ vào các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền và thu tiền theo đúng giá trị ghi trong phiếu thu, chi.
(4) KT công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình công nợ đối với khách hàng, đối chiếu công nợ và thu hồi nợ.
(5) KT TM, TƯ, TGNH: Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc. Từ đó lập các phiếu thu, chi; hạch toán chi tiết về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; lên sổ chi tiết tiền mặt. Đồng thời, thực hiện quan hệ giao dịch với ngân hàng như thu, chi tiền gửi ngân hàng…
(6) KT vật tư - TSCĐ: hạch toán các nghiệp vụ liên quan nhập, xuất nguyên vật liệu, CCDC; theo dõi tổng hợp, chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn các loại vật tư về số lượng và giá trị. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho vật tư, báo cáo định kì của thủ kho để lập sổ chi tiết vật tư. Đồng thời theo dõi tình hình sử dụng TSCĐ về nguyên giá, khấu hao và giá trị còn lại.
(7) KT tiền lương: tập hợp số liệu, chứng từ tiền lương từ phòng hành chính nhân sự để tính toán tiền lương, phụ cấp, BHXH, BHYT và các khoản tiền thưởng cho công nhân viên theo chế độ quy định.
2.1.5.2 Các chính sách kế toán áp dụng
- Công ty đã tuân thủ theo đúng chế độ chứng từ KT áp dụng tại các DN theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật KT và Nghị định số 129/2004/NĐ-QĐ ngày 31/05/2004 của Chính phủ và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ KT.
- Chế độ KT áp dụng: hệ thống KT Việt Nam ban hành theo QĐ số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/3/2006 và các thông tư sửa đổi bổ sung, chuẩn mực KT Việt Nam và các thông tư hướng dẫn.
- Niên độ KT: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 năm
dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ KT là đồng Việt Nam (VNĐ) và tuân thủ phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng VNĐ.
2.1.5.3 Hình thức ghi sổ và phần mềm KT áp dụng:
Các DN khác nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của mình sẽ áp dụng các hình thức sổ KT khác nhau. Các điều kiện đó bao gồm: đặc điểm và loại hình SX cũng như qui mô SX, yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị; trình độ nghiệp vụ và năng lực của cán bộ KT, điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của mỗi đơn vị.
Trong số bốn hình thức ghi sổ KT, để phù hợp với DN của mình, công ty cổ phần Quốc tế Sao Việt đã lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Ưu điểm của hình thức này là ghi chép đơn giản, thống nhất cách thiết kế sổ Nhật ký và Sổ cái, số liệu KT dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép chuyên môn hoá được lao động KT dựa trên sự phân công lao động. Ngoài ra, hình thức này còn phù hợp với điều kiện KT máy dựa trên phần mềm kế toán Cyber Accounting.
Để thực hiện được việc cập nhật số liệu KT, KT cần phải mở dữ liệu đã tạo. KT kích vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình và đăng nhập. Sau khi mở dữ liệu KT sẽ xuất hiện màn hình chính của chương trình.
Hình 2.1: Giao diện chung của phần mềm Cyber Accounting
Phần mềm Cyber Accounting được tích hợp từ 8 phân hệ, bao gồm:
- Phân hệ KT tổng hợp.
- Phân hệ KT tiền mặt và tiền ngân hàng.
- Phân hệ KT bán hàng và công nợ phải thu.
- Phân hệ KT bán hàng và công nợ phải trả.
- Phân hệ KT hàng tồn kho.
- Phân hệ KT CP và tính giá thành.
- Phân hệ quản lý CCDC.
- Phân hệ KT TSCĐ.
Tùy theo vị trí làm việc của mình, mỗi nhân viên được cấp quyền sử dụng các phân hệ phù hợp.
Ta đi sâu nghiên cứu một số danh mục chủ yếu như sau:
Danh mục quản trị khách hàng: gồm 2 phần:
• Danh mục khách hàng. Trong danh mục này, KT mã hóa các thông tin của từng đối tượng khách hàng bằng cách vào “Danh mục khách hàng” và ấn F4, sau đó điền các thông tin về mã khách, tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, TK ngân hàng,…
Ví dụ: KT mã hóa công ty Cổ phần Việt Vương trong danh mục khách hàng, KT thực hiện như sau: vào “Danh mục quản trị khách hàng”, chọn “Danh mục khách hàng”, ấn F4 sẽ hiện ra màn hình “Thêm khách hàng”, KT điền thông tin: Mã khách: CTY187, tên khách hàng: công ty CP Việt Vương, Địa chỉ: Khu CN Thụy Vân – Việt Trì – Phú Thọ,…
Sau khi nhập toàn bộ thông tin về khách hàng, mỗi khi kế toàn điền mã khách thì toàn bộ thông tin về khách hàng sẽ được tự động cập nhật vào các chứng từ, sổ KT trên máy.
• Danh mục bộ phận: Công ty có 2 phòng kinh doanh, do đó KT mã hóa thông tin theo từng bộ phận của từng phòng kinh doanh. Trong đó:
Mã bộ phận phòng kinh doanh 1 theo thứ tự từ KD001 đến KD011. Mã bộ phận phòng kinh doanh 2 theo thứ tự từ KD2001 đến KD2008. Để cập nhật danh mục này, KT vào “Danh mục quản trị khách hàng”, chọn “Danh mục khách hàng”, ấn F4 sẽ hiện ra màn hình “Thêm bộ phận”, KT cập nhật từng bộ phận bằng cách điền thông tin vào các trường: Mã bộ phận, Tên bộ phận, Nhóm 1,2,3,…
Ví dụ: Tại công ty, Giám đốc Nguyễn Bá Trung Hiếu được mã hóa với mã bộ phận là KD001, KT vào phần mềm KT theo thứ tự trên rồi cập nhật: Mã bộ phận: KD001, Tên bộ phận: Nguyễn Bá Trung Hiếu, Nhóm 1: Phòng Kinh doanh 1,… ta được bảng sau:
Thêm bộ phận
Mã bộ phận KD001
Tên bộ phận Nguyễn Bá Trung Hiếu Tên 2
Nhóm 1 Phòng Kinh doanh 1
Danh mục quản lý kho, bao gồm:
• Danh mục hàng hóa, vật tư. KT mã hóa vật tư hàng hóa theo các trường: Mã vật tư, Tên, Đơn vị tính, Cách tính giá tồn kho (1- bình quân gia quyền cả kỳ, 2- đích danh, 3- nhập trước xuất trước, 4- trung bình di động, theo ngày), TK kho (hàng hóa: 1561, thành phẩm: 155,…)
• Danh mục kho hàng. KT mã hóa các kho hàng từ K001 đến K010