Chứng từ và luân chuyển chứng từ:
Công ty Giống rau quả trung ương sử dụng các mẫu chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT; Là xác nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng. Hóa đơn GTGT do bộ phận bán hàng lập dưới sự giám sát của thủ trưởng đơn vị và xác nhận chứng thực của người mua hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu tại bộ phận kế toán để kiểm tra tính hợp đúng và làm căn cứ để ghi sổ, Liên 2: giao cho khách hàng, Liên 3: giao cho bộ phận kho để xuất hàng. Hóa đơn GTGT theo Mẫu số 01 GTKT-3LL (biểu số 06).
Phiếu xuất kho: Là căn cứ để thủ kho xuất bán hàng bán, phản ánh số lượng và trị giá hàng xuất bán, phiếu xuất kho do nhân viên thuộc bộ phận kho lập (chủ yếu là do thủ kho lập). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 lưu tại bộ
phận kế toán, liên 3 giao cho bên nhận hàng. Phiếu xuất kho theo Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.
Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập hàng hóa, phản ánh số lượng và giá trị hàng nhập kho. Phiếu nhập kho theo Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.
Phiếu thu, phiếu chi: Khi có nghiệp vụ thu tiền phát sinh kế toán lập phiếu thu, phiếu chi để phản ánh số tiền thực nhận, thực thu. Phiếu thu theo Mẫu số 01-TT, Phiếu chi theo Mẫu số 02-TT Ban hàn theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.
Giấy báo của ngân hàng: là chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng, được chuyển đến công ty, nhằm xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh toán cho Công ty.
Tài khoản, quy trình hạch toán và sổ kế toán.
1. Ngày 05/02/2011 Công ty Giống rau quả trung ương xuất kho bán 1 lô hàng cho Nga Lựu – Đồng Xuân – Chợ Đồng Xuân với số lượng như sau: 40Kg Đậu tứ quý (Cô ve đen); 50Kg Đậu đũa TQ gói 100g. Do là khách hàng lâu năm, thường xuyên mua hàng với số lượng lớn, nên DN đã quyết định chiết khấu thương mại với tỷ lệ là 5% trên giá bán chưa thuế GTGT, khách hàng đồng ý và thỏa thuận thanh toán bằng chuyển khoản sau 05 ngày.
Nhân viên trực tiếp bán hàng ghi chép nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào Sổ nhật ký bán hàng (biểu số 11) sau đó chuyển hóa đơn chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán.
Kế toán kiểm tra chứng từ, đơn đặt hàng và căn cứ vào hóa đơn GTGT QA/2011B số 02017 (Biểu số 07) ghi Tăng khoản phải thu của khách hàng (TK131): 6.935.000vnđ, Giảm khoản chiết khấu thương mại 5% (TK521): 365.000vnđ, và ghi nhận Tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK5111): 7.300.000vnđ.
Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 0002 (Biểu số 08) kế toán phản ánh Giảm giá vốn hàng bán (TK632): 5.950.000vnđ và ghi Giảm lượng hàng hóa (TK156): 5.950.000vnđ.
2. Ngày 10/02/2011 Công ty Giống rau quả trung ương nhận được Giấy báo có của Ngân hàng, thông báo khách hàng (Nga Lựu – Đồng Xuân – Chợ Đồng Xuân) đã thanh toán tiền hàng ngày 05/02/2011.
Kế toán căn cứ vào Giấy báo có của Ngân hàng, đối chiếu kiểm, tra lại với hóa đơn GTGT QA/2011B số 02017 và phản ánh khoản thu của khách hàng đã được thu: ghi Tăng tiền gửi ngân hàng (TK112): 6.935.000vnđ, và Giảm khoản phải thu của khách hàng (TK131): 6.935.000vnđ.
3. Ngày 10/02/2011 Công ty Giống rau quả trung ương xuất bán 1 lô hàng cho Chị Cao Thị Phúc ở Âm Thượng – Phú Thọ gồm 40Kg Cải củ số 13 loại 250g; 30Kg Cải bẹ hộp TQ 100g; 50Kg Cải ngọt Quảng phủ, khách hàng đồng ý thanh toán bằng tiền mặt.
Nhân viên trực tiếp bán hàng ghi chép nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào Sổ nhật ký bán hàng (biểu số 11) sau đó chuyển hóa đơn chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán.
Kế toán kiểm tra tính hợp đúng của các chứng từ, hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn GTGT QA/2011B số 02556 (Biểu số 09), kế toán ghi tăng khoản tiền mặt (TK111): 5.335.000vnđ, và ghi Tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK5111): 4.850.000vnđ, Tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK3331): 485.000vnđ
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 0033 (Biểu số 10), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: ghi Giảm giá vốn hàng bán (TK632): 3.900.000vnđ và Giảm lượng hàng hóa trong kho (TK156): 3.900.000vnđ.
Trong kỳ kế toán, nhân viên bán hàng trực tiếp tại các cửa hàng của Công ty ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ bán hàng phát sinh vào sổ nhật ký bán hàng (biểu sổ 11). Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán viên ghi vào sổ nhật ký chung (biểu số 12)
của Công ty trừ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi vào sổ Nhật ký bán hàng và sổ Nhật ký đặc biệt. Sau đó kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong kỳ vào số Cái TK 511 (Biểu số 13), số liệu được căn cứ trên sổ Nhật ký chung hoặc tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái của Công ty.
CHƯƠNG III