Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng,bộ phận Hành chính – Nhân sự bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tuỳ từng công việc cụ thể và tuỳ từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch.
- Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khoẻ.
- Bản sao về các chứng nhận quá trình làm việc trước đó.
- 04 tấm hình 3x4.
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Hành chính - Nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ số hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết (tuỳ từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ).
Sau khi đã có đủ số hồ sơ cần thiết, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Hành chính - Nhân sự tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có số điểm quá thấp, không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm: quá trình thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực … và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên công ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất.
Sau khi đã chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và như vậy sẽ khá tốn kém về tiền của, thời gian cho phỏng vấn do vậy sẽ không có hiệu quả. Cho nên có thể Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ rà soát lại các hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về
ngành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm…
Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự cung tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau khi đã lựa chọn kỹ càng, trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.
Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn sơ bộ hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.
* PHỎNG VẤN SƠ BỘ (vòng 1). + Trước khi phỏng vấn.
Sau khi trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự lập danh sách Hội đồng phỏng vấn, Giám đốc tiến hành thành lập Hội đồng phỏng vấn. Việc thành lập Hội đồng phỏng ván rất chu đáo và chính xác. . Đối việc tuyển dụng nhân viên thì Hội đồng phỏng vấn gồm trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhân sự và có thể gồm Giám đốc .
Đối với việc tuyển dụng cán bộ cho chức trưởng phòng, phó phòng thì Hội đồng phỏng vấn gồm trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự, trưởng bộ phận đề nghị tăng nhân sự (nếu tuyển phó phòng), Giám đốc và cá nhân đề nghị tăng nhân sự (nếu cá nhân này phụ trách một dự án lớn nào đó).
Như vậy Hội đồng phỏng vấn bao gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái quát nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên. Tuy vậy, Hội đồng phỏng vấn này sẽ là rất máy móc khi Giám đốc luôn là người phải tham gia như vậy có thể ảnh hưởng rất nhiều đến công
việc của Ban giám đốc.
Hội đồng phỏng vấn sau khi được thành lập, căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí; căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc cho mỗi ứng viên cụ thể.
+ Phỏng vấn.
Để cho quá trình phỏng vấn có hiệu quả, Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn sẽ thông báo cho các ứng viên biết về qui trình tuyển dụng của công ty để ứng viên chuẩn bị sẵn tinh thần. Với những câu hỏi đẫ được soạn sẵn dành cho mỗi ứng viên, Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn tiến hành đặt các câu hỏi phỏng vấn cho ứng viên trả lời. Để cho các ứng viên có thể bộc lộ hết khả năng, tính tình, nhận thức, ước vọng của mình; các câu hỏi đặt ra thường là những câu hỏi mở để cho ứng viên có thể trình bày rõ các quan điểm của mình. Thường các câu hỏi đặt ra cho ứng viên về một số phương diện sau:
+ Về làm việc, công việc:
- Với công việc đã làm, điều gì thích nhất, ưng ý nhất?
- Nếu được tuyển chọn, mục tiêu phấn đấu?
- Động lực thúc đẩy làm việc?
- Đã làm ở công ty nào cùng ngành chưa?
- Khi làm việc độc lập sẽ gặp những khó khăn gì?
- Yếu tố nào trong nghề làm bạn thích nhất? + Về bản thân:
- Tiêu chuẩn đánh gía sự thành đạt của một cá nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sở thích lớn nhất.
- Đặc tính quan trọng được hưởng từ cha mẹ.
- Gia đình bạn bè nói gì về bạn.
- Điểm mạnh nào giúp cho bạn thành công trong công việc.
Khi Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn đưa ra các câu hỏi, các thành viên khác của Hội đồng phỏng vấn có thể đưa ra, đặt ra các câu hỏi bổ sung để tìm hiểu thêm thông tin và củng cố các dữ liệu.
Thông qua quá trình phỏng vấn này Hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
Ngay sau khi phỏng vấn, Hội đồng phỏng vấn tiến hành họp để bình xét, lấy ý kiến chung theo thang điểm đánh giá của tưng thành viên phỏng vấn để lựa chọn được những ứng viên có đủ khả năng trúng tuyển vòng một. Bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ thông báo cho các ứng viên để họ biết được có trúng tuyển hay không và nếu trúng tuyển, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ thông báo ngày giờ phỏng vấn vòng hai cho ứng viên.
Nhờ quá trình này, công tác tuyển dụng sẽ giảm được thời gian, chi phí đáng kể cho việc loại thêm lần nữa những ứng viển không đủ năng lực cũng như kinh nghiệm để có thể bước vào phỏng vấn lần hai nhanh chóng và tiết kiệm hơn.
Trong quá trình sàng lọc này, nếu thấy không đủ số lượng ứng viên được lựa chọn vào vòng hai như yêu cầu công việc và trong kế hoạch tuyển dụng đã duyệt, Hội đồng tuyển dụng (bộ phận Hành chính - Nhân sự ) sẽ tổ chức chọn thêm hồ sơ để công tác tuyển dụng diễn ra đúng như kế hoạch đã định.
* PHỎNG VẤN LẦN HAI (phỏng vấn sâu). +Trước khi phỏng vấn.
Sau khi đã có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn lần một để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở
vòng hai này.
Hội đồng phỏng vấn cũng chuẩn bị sẵn những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để không bị động trước các câu hỏi của ứng viên.
Như vậy, hiểu rõ được tầm quan trọng của bước này cho nên Hội đồng phỏng vấn đã rất thận trọng, rất quan tâm đến việc chuẩn bị phỏng vấn để buổi phỏng vấn có thể diễn ra thoải mái nhất, có hiệu quả nhất tránh trường hợp gây ra bầu không khí căng thẳng, không thoả mãn được những thắc mắc của ứng viên và có thể ứng viên sẽ không phục.
+ Phỏng vấn.
Đúng thời gian như đã thông báo, Hội đồng phỏng vấn sẽ đưa ra cho các ứng viên các tình huống công việc, các tình huống kinh doanh cụ thể để cho ứng viên trả lời cách xử lý. Như vậy, Hội đồng phỏng vấn đã tạo điều kiện cho các ứng viên tự bày tỏ hiểu biết, khả năng kiến thức của mình, bày tỏ sự nhạy bén, kinh nghiệm của mình qua các tình huống cụ thể giúp cho Hội đồng phỏng vấn đánh giá được chính xác nhất năng lực của từng ứng viên để có được sự lựa chọn đúng đắn nhất.
Nhờ việc đưa ra những tình huống mà Hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc về khả năng chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thật sự của mỗi ứng viên. Như vậy đây là tài liệu quan trọng nhất, có sức thuyết phục nhất để Hội đồng tuyển dụng có thể lựa chọn, tuyển dụng được những nhân viên cần tuyển.
Trong quá trình phỏng vấn ở vòng này, các ứng viên đều có thể nêu ra các thắc mắc, những câu hỏi để biết khái quát về tổ chức hoạt động của công ty, biết được chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào công ty. Các câu hỏi này chỉ có Chủ tịch Hội đồng phỏng vấn mới được quyền giải đáp.
Nhờ quá trình phỏng vấn này mà Hội đồng tuyển dụng có thể đánh giá được khả năng chuyên môn, nghề nghiệp của ứng viên cao hay thấp và thấy được ứng viên có thiện chí hợp tác và làm việc lâu dài với công ty hay không thông qua việc Hội đồng phỏng vấn cho ứng viên xem bản mô tả chi tiết công việc để thống nhất quan
+ Sau khi phỏng vấn.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, Hội đồng phỏng vấn tiến hành họp để lấy ý kiến nhận xét chung về các ứng viên, thống nhất về điểm số và kết quả của công việc này sẽ là kết quả để Hôi đồng tuyển dụng căn cứ vào đó tiếp nhận nhân viên hoặc tiếp tục phỏng vấn vòng 3.
Nếu trong vòng này số ứng viên giữ lại quá ít không đáp ứng đủ yêu cầu công việc thì Hội đồng tuyển dụng sữ quyết định ngay việc tiếp nhận thêm hồ sơ và lại tiếp tục lại quy trình tuyển dụng cho những ứng viên mới.
Tuy nhiên, trong khâu tuyển dụng này công ty còn có hạn chế. Trước khi phỏng vấn lần hai, công ty chưa quan tâm đến việc sàng lọc kỹ càng hơn nữa những ứng viên không đủ năng lực bằng việc tổ chức thi trắc nghiệm. Với hình thức thi này công ty sẽ đưa ra được nhiều tình huống kinh doanh hơn nữa, có thể đánh giá được chính xác hơn nữa năng lực cũng như trình độ của mỗi ứng viên để có thể loại ra được những ứng viên yếu kém như vậy sẽ tiến kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình phỏng vấn lần hai này.
* ĐIỀU TRA, XÁC MINH LÝ LỊCH.
Thực chất của công tác này trong công ty là tổ chức phỏng vấn lần 3. Công ty đã kết hợp phương pháp phỏng vấn với điều ta xác minh lý lịch do vậy đây là một thế mạnh trong công tác tuyển dụng của công ty.
Sau khi có kết quả của phỏng vấn lần hai, Hội đồng phỏng vấn xem xét tình hình những ứng viên nào có thể được tuyển vào mà không cần phải qua vòng 3 nữa và những ứng viên nào cần phải xác minh cho rõ ràng hơn nữa để tổ chức phỏng vấn lân 3. Phỏng vấn lần 3 này được trưởng bộ phận Hành chính- Nhân sự đứng ra thực hiện.
Trưởng bộ phận Hành chính- Nhân sự sẽ thông báo và lập cuộc hẹn với ứng viên. Trưởng bộ phận Hành chính- Nhân sự sẽ trực tiếp tiếp xúc với ứng viên tại gia đình họ, tiếp xúc với các thành viên trong gia đình.
Hơn ai hết công ty đã nhận thấy rõ gia đình là một nhân tố hết sức quan trọng hình thành nên nhân cách, tác phong của mỗi người do vậy thông qua việc tiếp xúc
với gia đình của ứng viên sẽ làm sáng tỏ hơn về ứng viên thông qua các chỉ tiêu như:
- Tính kỷ cương, kỷ luật, tôn ti. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tác phong của một số thành viên trong gia đình.
- Tính lễ độ.
- Uy tín của ứng viên trong gia đình.
- Tính kinh tế của gia đình.
- Tính ngăn lắp, ngăn sạch sẽ, mỹ thuật.
Như vậy sau bước này, bộ phận Hành chính- Nhân sự đã có đầy đủ những thông tin cần thiết về các mối quan hệ, khả năng tài chính cũng như tác phong sinh hoạt của mỗi ứng viên để phục vụ cho việc đánh giá và lựa chọn ứng viên.