Phần mềm ViLIS có hai môđun là “Hệ thống kê khai đăng ký và lập hồ sơ địa chính” và “Hệ thống đăng ký và quản lý biến động đất đai”. “Hệ thống kê khai đăng ký lập hồ sơ địa chính” cho phép thực hiện các chức năng bao gồm: Tạo đơn đăng ký quyền sử dụng đất, in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, lập các sổ trong bộ hồ sơ địa chính gồm sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động, sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận, thực hiện thống kê theo biểu thống kê 01, 02, 03, 04 theo mẫu quy định của Thông tư 09/2007/TT-BTNMT, thống kê số liệu theo bản đồ địa chính. Chức năng “Quản lý biến động hồ sơ” cho phép đăng ký các biến động về thông tin thửa đất như chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thế chấp, thừa kế, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất hay biến động về bản đồ như tách, nhập thửa đất. Bằng các chức năng của hệ thống đã chọn làm việc, quá trình khai thác và quản lý hồ sơ địa chính thị trấn Chũ - huyện Lục Ngạn - tỉnh Bắc Giang được trình bày cụ thể như sau:
4.3.1. Đăng ký đất đai và lập hồ sơđịa chính
ViLIS cung cấp các chức năng thực hiện kê khai đăng ký, lập bộ hồ sơ địa chính ban đầu và in GCNQSD đất theo luật đất đai 2003.
* Kê khai đăng ký: Chức năng này của ViLIS cho phép tạo đơn đăng ký
quyền sử dụng đất, đồng thời có thể xóa đơn, xem đơn và in đơn đăng ký.
- Tạo đơn đăng ký quyền sử dụng đất
Phần mềm ViLIS cho phép tạo đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đúng mẫu đơn 04/ĐK theo Thông tư 29/TT-BTNMT. Từ Menu chính chọn Kê khai đăng ký/Đăng ký sử dụng đất.
Đối với một chủ sử dụng đất mới, một thửa đất mới đăng ký lần đầu: Nhập đầy đủ thông tin về chủ sử dụng đất, số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, nguồn gốc… trong đơn đăng ký QSDĐ vào các ô tương ứng.
Đối với một chủ sử dụng đất, một thửa đất đã có trong CSDL thì tiến hành tìm kiếm thông tin thửa trong CSDL sau đó cũng thực hiện nhập thêm các thông tin vào các ô tương ứng. Bao gồm các thông tin về năm sinh, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú,…
Hình 4.6. Cửa sổ nhập các thông tin vào đơn đăng ký
Sau khi nhập chính xác và đầy đủ thông tin của chủ sử dụng đất, chọn
Cập nhật. Như vậy hệ thống đã ghi lại dữ liệu đơn đăng ký vào CSDL.
Nếu muốn xóa thửa đã đăng ký. Chọn biểu tượng để xóa thông tin đã đăng ký cho thửa đó. Thông tin về đăng ký sử dụng sẽ biến mất, tuy nhiên CSDL vẫn lưu trữ thông tin thửa đất vừa xóa.
Hình 4.7. Hiển thị đơn xin cấp giấy chứng nhận QSDĐ * Hồ sơ địa chính
+ Cấp GCNQSD đất
ViLIS cho phép tạo và in GCNQSD đất cho những chủ đăng ký sử dụng đất và có đủ điều kiện cấp GCN. Thao tác cấp GCNQSD đất như sau:
Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Cấp giấy chứng nhận quyền sử
Tại cửa sổ Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lựa chọn đối tượng
cấp GCNQSD đất, chọn chủ sử dụng có đủ điều kiện cấp GCNQSD đất trên danh sách chủ sử dụng (có thể sử dụng chức năng tìm kiếm chủ sử dụng).
Chọn thửa đất cần cấp GCN trong danh sách các thửa đất của chủ sử dụng.
Hình 4.8. Cấp GCNQSDĐ
Khi thực hiện cấp GCN chương trình sẽ yêu cầu nhập căn cứ pháp lý cho GCN. + Nếu chủ sử dụng đã được cấp GCN, tiến hành sửa các thông tin pháp lý của GCN cũ.
+ Nếu chủ sử dụng chưa được cấp GCN và đủ điều kiện để cấp GCN thì tiến hành nhập thông tin pháp lý cho việc cấp GCN.
Chức năng sửa và xem GCN được sử dụng thường xuyên trong quá trình in GCNQSD đất. Chức năng này cho phép chỉnh sửa các thông tin về chủ sử dụng (trang 2- GCN), chỉnh sửa nội dung cần hiển thị về sơ đồ thửa đất (trang 3 - GCN), lấy thông tin biến động (trang 4 - GCN) trước khi thực hiện.
Hình 4.9. Sơ đồ thửa đất GCN
+ In giấy chứng nhận
Trên thực tế, mỗi địa phương lại thường sử dụng tham số in GCN khác nhau. Sự khác biệt này có thể chỉ dừng lại ở hình thức GCN nhưng có khi còn cả về nội dung của GCN. ViLIS cho phép tự động thiết lập tham số để in.
Máy in sử dụng trong thao tác in GCN là máy in khổ A3, khi in GCN hệ thống sẽ tự động in giấy chứng nhận ra máy in mặc định của máy tính, cần chắc chắn máy in sử dụng để in GCN đang được thiết lập ở chế độ mặc định (Set Defalt).
+ Lập bộ sổ hồ sơđịa chính
ViLIS cung cấp chức năng tạo và in ấn các loại sổ trong bộ hồ sơ địa chính một cách nhanh chóng, chính xác. Tiết kiệm được thời gian và kinh phí.
Sổ địa chính được tạo trên hệ thống CSDL bản đồ và CSDL thuộc tính theo diện tích pháp lý. Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Bộ sổ hồ sơ địa chính/Sổđịa chính.
Thực hiện tạo mới sổ địa chính cho các đối tượng sử dụng đất gồm: hộ
gia đình, cá nhân ở địa phương; các tổ chức; người ở địa phương. Sau đó thực hiện xem và in ấn Sổ địa chính bằng lệnh in ấn của Window.
Lập sổ mục kê đất
Sổ mục kê được tạo lập và in ấn dựa trên dữ liệu theo diện tích trên bản đồ của thửa đất. Vì vậy điều kiện để tạo sổ mục kê đất là hệ thống phải có dữ liệu về thửa đất của thị trấn Chũ, các thửa đất phải được đăng ký (Nếu không có đăng ký thì phải ở dạng chủ sử dụng là UBND xã, phường, thị trấn và loại đối tượng sử dụng là chưa giao sử dụng).
Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Bộ sổ hồ sơ địa chính/Sổ mục kê.
Chọn tờ bản đồ muốn tạo sổ, chọn số quyển và số trang bắt đầu, số dòng trong sổ. Sau khi tạo Sổ mục kê thành công, tiến hành xem và in ấn bằng lệnh in của Window hoặc xuất sổ sang Excel.
Lập sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Điều kiện để thực hiện chức năng này là thị trấn Chũ phải có danh sách chủ sử dụng được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Bộ sổ hồ sơ địa chính/Sổ cấp giấy chứng nhận.
Lập sổ theo dõi biến động
Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Bộ sổ hồ sơ địa chính/Sổ theo dõi biến động.
Tại cửa sổ Sổ theo dõi biến động chọn thời gian cập nhật biến động, số
quyển tạo và in Sổ theo dõi biến động.
+ In danh sách công khai
Phần mềm ViLIS cho phép in công khai danh sách các chủ sử dụng đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp giấy. Từ Menu chính chọn Hồ sơ địa chính/Danh sách công khai.
Hình 4.10. Cửa sổ in danh sách công khai
+ Tích chọn “Đủ điều kiện hoặc không đủ điều kiện/Nạp dữ liệu”.
+ Nhập nơi niêm yết danh sách, nơi nhận khiếu nại, thời gian niêm yết. + Chọn và để tạo và xem danh sách.