Phần việc số 6.1 : Chuẩn bị
Bước Cách làm Tiêu chuẩn Lý do Kiến thức
1. Chuẩn bị chỗ làm
việc. Kiểm tra quầy sạch sẽvà ngăn nắp, sẵn sàng làm thủ tục trả buồng.
· Đảm bảo rằng bạn có đủ số lượng văn phòng phẩm.
Để việc làm thủ tục trả buồng diễn ra suôn sẻ. 2. Chuẩn bị cho bản
thân.
Kiểm tra các chi tiết để làm thủ tục trả buồng trong ngày.
· Biết số lượng khách trả buồng.
· Biết chi tiết về những trả buồng.
Để bạn sẵn sàng và không phải đi tìm thông tin khi khách đã đứng trước mặt bạn.
Biết hồ sơ của khách đoàn gồm những gì. 3. Chuẩn bị công việc Kiểm tra xem mọi việc
phải làm trước khi tiến hành thủ tục trả buồng đã hoàn thành chưa.
· Kiểm tra tủ hồ sơ, mỗi ô phải bao gồm ( theo đúng thứ tự);
Điều quan trọng là mọi tài liệu hỗ trợ phải được tìm lại một các dễ dàng để các yêu cầu của khách được giải quyết một cách nhanh chóng.
3. Thông báo cho các
bộ phận Chuyển các báo cáo vềkhách VIP tới các bộ phận có liên quan
Bộ phận buồng sẽ kiểm tra buồng đó cẩn thận hơn. 4. Chuẩn bị các thủ tục
nhận buồng khách sạn In trước phiếu đăng kývà chuẩn bị chìa khóa · Phiếu đăng ký đượcđiền trước các thông tin mà khách sạn có về khách. Quá trình làm thủ tục nhận buồng khách sạn càng nhanh càng tốt. Để khách chỉ việc ký vào phiếu đăng ký. 5. Thông báo cho
người quản lý Thông báo cho đúngngười (Tổng Giám đốc, Giám đốc quan hệ khách hàng và Giám đốc trực) khi khách VIP đến · Tuân theo chính sách dành cho khách VIP của khách sạn. · Tiến hành làm thủ tục cho khách vào PMS
Khách VIP phải luôn được người trong ban lãnh đạo tháp tùng đến tận buồng.
CÔNG VIỆC SỐ 6 : LÀM THỦ TỤC TRẢ BUỒNG
Phần việc số 6.2 : Làm thủ tục trả buồng cho khách
Bước Cách làm Tiêu chuẩn Lý do Kiến thức
1. Hỏi số buồng Hãy hỏi: “ Buồng của quý khách là số bao nhiêu?”
· Cùng khách xác nhận lại số buồng và tên của khách.
· Kiểm tra ngày trả buồng. Để chắc chắn rằng bạn đang làm thủ tục trả buồng cho đúng khách. Để bạn biết rõ nếu khách trả buồng sớm (điều này ảnh h−ởng đến số l−ợng buồng trống). 2. Xác nhận các chi
phí phát sinh. · Kiểm tra xem có khoản chi phí phát sinh sau nào không,
Các chi phí này th−ờng đến sau khi khách đã trả buồng