L ỜI MỞ ĐẦU
1.5.5.Hình thức kế toán máy
5. Kết cấu của khóa luận
1.5.5.Hình thức kế toán máy
Hình thức kế toán máy là hình thức giản đơn và tiết kiệm thời gian nhất vì công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.Các loại sổ: phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu của sổ kế toán ghi tay.
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán theo hình thức ‘‘kế toán máy’’
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng , biểu đƣợc thiết kế sắn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc Nhật ký- sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng ( hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc cập nhật trong kỳ. ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán máy Máy vi tính Sổ kế toán Sổ chi tiết: 131,331 Sổ tổng hợp 131,331
Báo cáo tài chính, báo cáo
kế toán quản trị
(3) Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA NGƢỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH ĐÖC GANG SƠN HUYỀN 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐÖC GANG SƠN HUYỀN
2.1.1. Lịch sử hình thành của công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
- Tên và loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền -
p .
- Mã số thuế 0201204003
- Giám đốc công ty: Đinh Văn Sơn - Điện thoại: 0313.773.543
Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền là Công ty tƣ nhân đƣợc thành lập theo nguyên tắc dân chủ, thống nhất nhằm mục đích phát triển sản xuất kinh doanh, giải quyết việc làm và đời sống cho ngƣời lao động trong Công ty, đảm bảo nộp đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách, tạo tích lũy cho Công ty, nhằm mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh.
Trong gần 5 năm qua với sự quản lý sản xuất của cán bộ lãnh đạo Công ty và sự nhiệt tình của cán bộ công nhân viên đã đƣa Công ty ngày một phát triển. Công ty ngày càng mở rộng quy mô hoạt động, đời sống công nhân đƣợc nâng cao. Việc thực hiện các kế hoạch của Công ty luôn đạt kết quả tốt nâng cao hiệu quả sản xuất đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc và địa phƣơng.
- Các loại sản phẩm mà công ty đang sản xuất và kinh doanh nhƣ: Phôi đế gang xà đơn
Phôi đế gang xà kép Khuôn mẫu sản phẩm Khóa
Tạ nâng
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền Huyền
Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy Công ty :
- Giám đốc: Là ngƣời có quyền cao nhất và phải chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc và Công ty về mọi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phó Giám đốc: Hoạt động theo sự phân công ủy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về các lĩnh vực đƣợc giao. Ngoài ra còn phải giúp đỡ Giám đốc quản lý Công ty
- Phòng Kế toán: Tham gia giúp việc cho Giám đốc về công tác quản lý kinh tế, tài chính, thống kê. Phòng Kế toán có nhiệm vụ sau:
Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, phân tích kết quả kinh doanh của Công ty.
Quản lý vốn bằng tiền và hiện vật, kiểm soát và ngăn ngừa các hiện tƣợng tham ô, lãng phí, vi phạm chế độ tài chính quản lý của doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành, đảm bảo kế hoạch thu, chi tiền mặt, kế toán vốn, đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh.
Thanh toán kịp thời lƣơng và các khoản chi phí theo định mức; báo cáo, thống kê tháng, quý, năm với Nhà nƣớc, kịp thời báo cáo quyết toán năm …
- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty, tổ chức quản lý, đảm bảo củng cố, duy trì thị trƣờng cũ, khai thác thị trƣờng mới, nâng cao quy mô kinh doanh của Công ty.
- Phòng kỹ thuật sản xuất:Là bộ phận rất quan trọng bởi đây là bộ phận thực hiện công việc sản xuất những sản phẩm, hàng hóa để đƣa ra thị trƣờng tiêu thụ. Nó chính là yếu tố để quyết định cho sự phát triển và tồn tại của Công ty, chính vì thế mà công nhân cần đảm bảo cả về mặt số lƣợng và chất lƣợng.
+ Phòng hành chính- nhân sự:là bộ phận có nhiệm vụ quản lý các vấn đề nhân sự, các quy định nội bộ của công ty.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền.
- Kế toán trưởng: Là ngƣời nắm quyền điều hành trong phòng kế toán. Chịu trách nhiệm về phần hành kế toán lƣơng và tài sản cố định. Hƣớng dẫn và kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế, công tác kế toán, tài chính của công ty. Giúp giám đốc tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, đảm bảo cho hoạt động công ty thu đƣợc hiệu quả cao.
- Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm các công việc trong phạm vi quyền hạn đƣợc giao. Phụ trách công tác thanh toán với ngƣời bán, ngƣời mua, thanh toán với cán bộ CNV, các khoản tạm ứng và các khoản phải nộp ngân sách và phần hành kế toán bán hàng.
- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Là ngƣời chịu trách nhiệm hạch toán chi phí trong kỳ của công ty và từ đó tình giá thành sản phẩm của công ty.
- Thủ Quỹ: Quản lý tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ hợp lệ để nhập, xuất tiền.
2.1.3.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền.
- Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hànhtheo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của bộ tài chính
- Kỳ kế toán 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N - Đồng tiền sử dụng : Đồng Việt Nam
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phƣơng pháp tính thuế: phƣơng pháp khấu trừ
- Phƣơng pháp tính khấu hao: phƣơng pháp đƣờng thẳng
- Phƣơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho: phƣơng pháp thực tế đích danh
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
2.1.4. Đặc điểm về đối tượng thanh toán, phương thức thanh toán tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nên thƣờng có các nghiệp vụ mua vào các nguyên vật liệu phục vụ cho viêc sản xuất các sản phẩm theo các đơn đặt hàng và các nghiệp vụ bán hàng.
Về nhà cung cấp: nhà cung cấp là những công ty chuyên cung cấp các nguyên liệu nhƣ: gang, phôi gang, phôi tạ nâng, phôi thép để sản xuất sản phẩm.
Về khách hàng: khách hàng của công ty là những công ty, xí nghiệp xây dựng, các công ty đóng tàu, các doanh nghiệp chuyên về xây dựng, lắp đặt các công trình…
Phƣơng thức thanh toán tại công ty: phƣơng thức trả chậm, phƣơng thức thanh toán trực tiếp.
Hình thức thanh toán tại công ty: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUATẠI CÔNG TY TNHH ĐÖC GANG SƠN HUYỀN.
2.2.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán với người mua tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
Chứng từ sử dụng để thanh toán với ngƣời mua bao gồm: - Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Giấy báo có của ngân hàng - Phiếu thu…
Tài khoản sử dụng: TK 131: phải thu của khách hàng
Số sách kế toán sử dụng: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, sổ cái TK 131, bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời mua.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán với người mua tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền. Chứng từ HĐ GTGT, PT, GBC Nhật ký chung Sổ cái TK 131 Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua
Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời
mua
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Hàng ngày,căn cứ vào các hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có… kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, số chi tiết thanh toán với ngƣời mua sau đó căn cứ số liệu ghi trên Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK131
Cuối kỳ, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngƣời mua đƣợc lập từ sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua dùng để làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
2.2.2. Nội dung kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền.
Ví dụ 1: Ngày 15/10/2014, theo HĐ số 0000075, công ty bán cho xí nghiệp X55-cục quân huấn 300 phôi gang đơn giá 1.717.500, thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn số 0000075, kế toán ghi nhận bút toán giá bán: Nợ TK 131: 566.775.000
Có TK 511: 515.250.000
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT 0000075 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 15 tháng 10 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/14P
Số:0000075 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
Địa chỉ: Xóm 6, Mỹ Đồng, Thủy Nguyên, Hải Phòng Số tài khoản: 00310000546795
Điệnthoại:0313.773.543
MST: 0 2 0 1 2 0 4 0 0 3
Họ tên ngƣời mua hàng: Hoàng Minh Sơn
Tên đơn vị: Xí nghiệp X55 - Cục quân huấn – BTTM Địa chỉ: Ngũ Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội
Điện thoại: MST:
Hình thức thanh toán : chuyển khoản
0 1 0 1 5 8 1 7 0 6
STT Tên hàng hóa, DV ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4x5
1 Phôi gang Cái 300 1.717.500 515.250.000
Cộng tiền hàng: 515.250.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 51.525.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 566.775.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm sáu mươi sáu triệu bảy trăm bảy mươi năm nghìn đồng./ Ngƣời mua hàng (ký, họ tên) Ngƣời bán hàng (ký, họ tên) Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên)
Ví dụ 2: ngày 20/10/2014, theo hóa đơn số 0000080 công ty bán cho xí nghiệp X55- cục quân huấn 100 chiếc phôi đế gang xà đơn, đơn giá 275.000 và 100 phôi đế gang xà kép đơn giá 275.000, thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn số 0000080, kế toán ghi nhận bút toán giá bán nhƣ sau:
Nợ TK 131: 605.000.000
Có TK 511: 550.000.000 Có TK 333.1: 55.000.000
Biểu 2.2:Hóa đơn GTGT 0000080 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 20 tháng 10 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/14P
Số:0000080
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền Địa chỉ: Xóm 6, Mỹ Đồng, Thủy Nguyên, Hải Phòng Số tài khoản: 00310000546795
Điệnthoại:0313.773.543
MST: 0 2 0 1 2 0 4 0 0 3
Họ tên ngƣời mua hàng: Hoàng Minh Sơn
Tên đơn vị: Xí nghiệp X55 - Cục quân huấn - BTTM Địa chỉ: Ngũ Hiệp - Thanh Trì - Hà Nội
Điện thoại: MST:
Hình thức thanh toán : chuyển khoản
0 1 0 1 5 8 1 7 0 6
STT Tên hàng hóa, DV ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4x5
1 Phôi đế gang xà đơn Cái 1000 275.000 275.000.000
2 Phôi đế gang xà kép Cái 1000 275.000 275.000.000
Cộng tiền hàng: 550.000.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 55.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 605.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm linh năm triệu đồng chẵn./
Ngƣời mua hàng (ký, họ tên) Ngƣời bán hàng (ký, họ tên) Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên)
VD3: Ngày 23/10/2014, xí nghiệp X55 cục quân huấn chuyển trả tiền hàng cho công ty 700.000.000 bằng chuyển khoản
Căn cứ vào giấy báo có ngày 23/10/2014 của ngân hàng, kế toán ghi nhận tiền khách hàng thanh toán.
Nợ TK 112: 700.000.000 Có TK 131: 700.000.000
Biểu 2.3: Giấy báo có ngân hàng
NH TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Eximbank) Số BT (Entry No): Hội sở/chi nhánh(HQ): EXB HAI PHONG
Địa chỉ (Address): 32 Tran Phu,Ngo Quyen, T.P Hai Phong MST(Tax code): 0301179079-016
TEL: 84.0313.757578 GIẤY BÁO
FAX: 84.0313.757571 (ADVICE)
Tên khách hàng (Customer name): CONG TY TNHH DUC GANG SON HUYEN Mã số khách hàng(CIP No): 1603-103056465
Địa chỉ : Thốn 6, Mỹ Đồng, TN, HP
Mã số thuế (Tax code): 0201204003 Ngày (Created date): 23/10/14
Chúng tôi xin thông báo (Please advice that)Ngày HL(value date): 23/10/14 Chúng tôi đã ghi Nợ tài khoản của Quý khách/đã nhận bằng tiền mặt số tiền: We have debited your acount/ or received by cash, the following amount: Chúng tôi đã ghi Có tài khoản của Quý khách/đã nhận bằng tiền mặt số tiền: We have credited your acount/ or paid by cash, the following amount: NỘI DUNG
(Description)
Outward Remittance T/T
TÀI KHOẢN (A/C No.)
16031485100154 SỐ THAM CHIẾU : (Reference No.)
CHI TIẾT (Item) SỐ TIỀN(Amount) GHI CHÚ(Remark) X55- CUC QUAN HUAN VND 700.000.000 Xi nghiep X55- cuc quan
huan
Total Amount VND 700.000.000
Số tiền bằng chữ (Amount in words)
Bảy trăm triệu đồng chẵn.
XI NGHIEP X55- CUC QUAN HUAN thanh toan tien hang. TTV giữ tài khoản (File Keeper): TRAN THI NHU TRANG Ngƣời lập BT (Original entry): CAO THI HUONG TRA
Ngƣời phê duyệt (Checked by): VU THI LUYEN Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc
VD4: Ngày 30/10/2014, theo HĐ số 0000086 công ty bán cho công ty CP khóa Minh Khai thân khóa với tổng giá trị 204.324.760 chƣa thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn số 0000086, kế toán ghi nhận bút toán giá bán nhƣ sau: Nợ TK 131: 224.756.136
Có TK 511: 204.324.760
Biểu 2.4:Hóa đơn GTGT 0000086 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 30 tháng 10 năm 2014
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/14P
Số:0000086 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH đúc gang Sơn Huyền
Địa chỉ: Xóm 6, Mỹ Đồng, Thủy Nguyên, Hải Phòng Số tài khoản: 00310000546795
Điện thoại: 0313.773.543 MST:
0 2 0 1 2 0 4 0 0 3 Họ tên ngƣời mua hàng: Hoàng Minh Sơn
Tên đơn vị: Công ty cổ phần khóa Minh Khai
Địa chỉ: Km 14, Quốc lộ 1A, Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội. Điện thoại:
MST:
Hình thức thanh toán : chuyển khoản
0 1 0 0 1 0 6 5 0 7
STT Tên hàng hóa, DV ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4x5
1 Thân UCF cái 1.785 26.736 47.723.760
2 Thân 10E cái 1.000 27.000 27.000000
3 Thân 10 AG cái 3.000 31.200 93.600.000
4 Thân 10 CG cái 1.500 24.000 36.000.000
Cộng tiền hàng: 204.323.760 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 20.432.376 Tổng cộng tiền thanh toán: 224.756.136