II. KIỂM KÊ TÀI SẢN
3.Cách ghi chép vào sổ chữa sổ kế tốn
3.1. Mở và ghi sổ kế tốn
3.1.1. Mở sổ
Sổ kế tốn phải mở vào đầu kỳ kế tốn năm và ghi số dư đầu kì vào tài khoản. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế tốn phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế tốn trưởng của doanh nghiệp cĩ trách nhiệm ký duyệt các sổ kế tốn ghi bằng tay trước khi sử
dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế tốn chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, cĩ thể đĩng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đĩng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế tốn phải hồn thiện các thủ tục sau:
Đối với sổ kế tốn dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế tốn và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác
Sổ kế tốn phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đĩng dấu giáp lai của đơn vị kế tốn.
Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đĩng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế tốn và phải đảm bảo sự an tồn, dễ tìm.
3.1.2. Ghi sổ
Việc ghi sổ kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh.
3.1.3. Khố sổ
Cuối kỳ kế tốn phải khố sổ kế tốn trước khi lập báo cáo tài chính. Ngồi ra phải khố sổ kế tốn trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Kế tốn phải khĩa sổ từng tháng vào cuối tháng. Các chứng từ tháng nào phải ghi vào sổ kế tốn tháng đĩ trước khi khĩa sổ. Cấm khĩa sổ trước thời hạn để làm báo cáo và cấm làm báo cáo trước khi khĩa sổ.
- Đối với quỹ tiền mặt phải khĩa sổ hàng ngày.
- Phải đối chiếu sổ tiền gởi ngân hàng với ngân hàng một tuần một làn.
- Đối chiếu sổ kế tốn tổng hợp với sổ kế tốn chi tiết ít nhất một tháng một lần....
3.2. Chữa sổ kế tốn :
Trong quá trình ghi sổ kế tốn, nếu phát hiện sai lầm thì tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Tùy theo thời gian và tính chất sai lầm, kế tốn áp dụng 1 trong 3 phương pháp sửa sai sau :
3.2.1. Phương pháp cải chính : ( gạch xĩa – đính chính )
• Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp : sai sĩt được phát hiện sớm chưa ảnh hưởng đến quan hệ tài khoản đối ứng hoặc số tổng cộng.
• Cách sửa sai : Dùng mực đỏ gạch một đường ngang chỗ ghi sai. Trên chỗ bị gạch bỏ ta ghi những con số hoặc chữ đúng bằng mực thường, cĩ chữ ký xác nhận của kế tốn trưởng.
3.2.2. Phương pháp ghi bổ sung :
• Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp: ghi đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền thực tế phát sinh hoặc bỏ sĩt khơng cộng đủ số tiền trên chứng từ .
• Phương pháp sửa sai : Dùng mực thường ghi thêm 1 bút tốn giống như bút tốn đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng cần phải ghi với số tiền đã ghi sai.
3.2.3. Phương pháp ghi số âm : ( phương pháp ghi mực đỏ )
Ta ghi một bút tốn giống như bút tốn đã ghi sai bằng số âm để hủy bỏ kết quả đĩ, sau đĩ dùng mực thường ghi lại bút tốn đúng.
Chú ý : Nếu sửa sai bằng phương pháp ghi bổ sung hoặc ghi số âm đều phải cĩ chứng từ đính
chính ngày tháng của chứng từ ghi sai cần phải điều chỉnh và phải được kế tốn trưởng phê duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính
(1)- Trường hợp phát hiện sai sĩt trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đĩ trên máy vi tính;
(2)- Trường hợp phát hiện sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt trên máy vi tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt;
(3)- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .
7.4- Khi báo cáo quyết tốn năm được duyệt hoặc khi cơng việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tốn kết
thúc và đã cĩ ý kiến kết luận chính thức, nếu cĩ quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tốn thì đơn vị phải sửa lại sổ kế tốn và số dư của những tài khoản kế tốn cĩ liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dịng cuối) của sổ kế tốn năm trước cĩ sai sĩt (nếu phát hiện sai sĩt báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan cĩ thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.