trong mùa mưa lũ.
Tại Việt Nam, mùa mưa lũ thường diễn ra vào khoảng tháng 10 đến tháng 12 và khu vực hay chịu ảnh hưởng của thiên tai này là miền Bắc và miền Trung. Nếu mưa lũ thật sự lớn sẽ có nguy cơ đình trệ việc vận chuyển hàng cả đường bộ lẫn đường biển từ miền Nam ra miền Bắc. Và như thế sẽ dẫn đến việc thiếu hàng để bán cho toàn bộ khu vực phía Bắc nếu như trung tâm phân phối Cửu Long không có kế hoạch đối phó với rủi ro này.
4.2.2 Sự mất điện đột xuất
Tại Việt Nam, việc cung cấp điện hiện giờ chỉ do một mình công ty Điện lực cung cấp. Việc cúp điện với các lý do nâng cấp cơ sở hạ tầng, sửa chữa – nối mới đường dây… thường xuyên diễn ra và đôi khi việc cúp điện cũng không được báo trước bởi công ty Điện lực. Ngoài ra, điện áp ở Việt Nam thực tế cũng không được ổn định. Do đó khả năng mất điện đột xuất cho trung tâm phân phối là có thể xảy ra. Điều này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của trung tâm phân phối từ việc nhận và tạo đơn hàng trên hệ thống cho đến việc xuất nhập hàng trong kho đều không thể thực hiện được. Như đã phân tích trong phần 1.3 của chương 1, các hoạt động trong kho chỉ cần tê liệt một ngày thì thiệt hại về tiền của cũng như uy tín của công ty là rất lớn.
CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
5.1.1 Kết luận
Bằng các công cụ nhận dạng sự phụ thuộc vào bên ngoài, PEST, Nếu-thì và phân tích hiểm họa sơ cấp, nhóm nghiên cứu đã nhận dạng ra các rủi ro của trung tâm phân phối Cửu Long bào gồm: Các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ, hệ thống thông tin liên lạc, việc quản lý hàng tồn kho, dịch vụ công cộng và luật pháp, các rủi ro liên quan đến con người và điều kiện tự nhiên. Sử dụng ma trận đánh giá rủi ro theo khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng, bài tiểu luận này đưa ra được hai rủi ro đáng kể nhất là rủi ro cúp điện đột xuất và
quản lý hàng tồn kho.
5.1.2 Kiến nghị
Rủi ro cúp điện đột xuất được đề nghị kiểm soát bằng phương pháp FMEA (Phụ Lục 1) và qui trình kiểm soát Kiểm soát cúp điện đột xuất (Phụ Lục 2)
Rủi ro về hàng tồn kho được đề nghị kiểm soát bằng Quy trình quản lý việc chuyển hàng từ miền Nam ra miền Bắc trong giai đoạn mưa lũ ở miền Bắc (Phụ Lục 3).
PHỤ LỤC 2
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT VIỆC CÚP ĐIỆN ĐỘT XUẤT
1. Cúp điện do yếu tố bên ngoài (cúp điện, sự cố của ngành điện…)
• Kiểm tra UPS
• Tìm hiểu nguyên nhân mất điện
• Thông báo đến các phòng ban để có sự chuẩn bị nếu thời gian mất điện lâu hơn thiết bị cấp điện dự phòng
• Báo cáo lãnh đạo về khả năng sử dụng máy phát điện hoặc thuê máy phát điện.
• Thông báo thời gian đóng/ ngắt dòng điện của máy phát điện đến tất cả các bộ phận
2. Cúp điện do yếu tố nội bộ gây ra
• Ngắt mạch tất cả các thiết bị điện liên quan.
• Kiểm tra dự đoán hiện tượng cháy nổ có xảy ra không (nếu có, thực hiện quy trình phòng cháy chữa cháy, đồng thời sơ tán tất cả mọi người đến nơi an toàn).
• Thông báo đến bộ phận phụ trách hệ thống điện (nếu mất điện cục bộ tại 1 bộ phận nào đó).
• Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự cố nêu trên. • Trình bày giải pháp khắc phục sự cố
PHỤ LỤC 3
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VIỆC CHUYỂN HÀNG TỪ MIỀN NAM RA MIỀN BẮC TRONG GIAI ĐOẠN MƯA LŨ Ở MIỀN BẮC
(xem file đính kèm)
Quan ly ton kho.doc
1. MỤC TIÊU
Đưa ra các hướng dẫn cho bộ phận kế hoạch vào thời điểm trước và sau mùa mưa lũ ở miền Bắc để đảm bảo việc chuyển hàng và tồn kho ở ngoài Bắc không bị ảnh hưởng trong giai đoạn này
2. QUY TRÌNH
2.1.Phòng Logistics Specialists:
2.1.1. Đầu tháng 9:
a. Yêu cầu bộ phận kế hoạch (DRP - Demand Requirements Planning) gởi tồn kho dự trữ trước ngày 15 tháng 9.
b. Xem xét danh sách các hàng cần ưu tiên được chuyển. 2.1.2. Giữa tháng 9:
a. Yêu cầu DRP xem xét lại:
• Những mặt hàng mà trước đó được xác định là ưu tiên cần phải chuyển đi cho 5 ngày tồn kho dự trữ.
• Những mặt hàng không phải là ưu tiên số một nhưng có nhu cầu lớn, sử dụng 3 ngày tồn kho dự trữ.
** Không để các mặt hàng bán chậm trong danh sách các mặt hàng cần ưu tiên chuyển ra Bắc.
b. Huấn luyện DRP cách tính nhu cầu trong trường hợp khẩn cấp: Ví dụ: Mục tiêu: 1000 thùng
Công thức tính: Mục tiêu/số ngày làm việc = đơn hàng hàng ngày x 5 ngày = Target/working days= daily shipments * 5 days = Nhu cầu cần bổ sung thêm (dự báo nhu cầu cho 5 ngày)
1,000/20= 50 * 5= 250 thùng cần bổ sung thêm
2.1.3. Trước mùa mưa bão:
a. Làm việc với bộ phẩn quản lý vận chuyển và nhà kho ở ngoài Bắc xem khả năng sử dụng kho bãi để chứa container. Dựa vào đó quyết định số container cần dự trữ.
b. Kiểm tra và xác nhận với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển về kế hoạch tại cảng.
c. Báo cho bộ phận DRP và các bộ phận có liên quan khác về kế hoạch chuẩn bị cho mùa mưa bão.
d. Nhắc lại cho DRP cách tính 5 ngày nhu cầu. 2.1.4. Sau mùa mưa bão:
a. Kiểm tra với trung tâm phân phối miền Bắc xem các báo cáo có chính xác không.
b. Báo với bộ phận DRP và các phòng ban liên quan khác về việc trung tâm phân phối phía Bắc trở lại hoạt động bình thường và các báo cáo có chính xác hay không.
2.2.DRP Planners Giữa tháng 9:
2.2.1. Xác định các mặt hàng cần ưu tiên chuyển đi để dự trữ trong mùa mưa bão, xem xét đến các yếu tố sau:
• Các mặt hàng trước kia được xác định là cần ưu tiên chuyển đi để dự trữ trong vòng 5 ngày.
• Những mặt hàng không phải là ưu tiên số một nhưng có nhu cầu lớn, sử dụng 3 ngày tồn kho dự trữ.
** Không để các mặt hàng bán chậm trong danh sách các mặt hàng cần ưu tiên chuyển ra Bắc.
2.2.2. Trong thời điểm xem xét các mặt hàng cần chuyển, DRP cần dự đoán nhu cầu cho 5 ngày làm việc. DRP chỉ gởi danh sách các mặt hàng ưu tiên cần chuyển khi có nguy cơ mưa bão ảnh hưởng đến các đơn hàng chuyển ra ngoài Bắc.
2.2.3. Một khi có nguy cơ mưa bão xảy ra, DRP tạo đơn hàng cho các mặt hàng đã xác định ở bước (a) và gởi cho phòng Logistics Specialist.
2.2.4. Chia đơn hàng, không chuyển tất cả các đơn hàng trong cùng một chuyến tàu trừ khi hãng tàu chỉ có một chuyến trong một tuần.