3.1.5.1. Quản lý dòng chảy thông tin
Nhờ có hệ thống phần mền quản lý thông tin ERP (Enterprise Resources Planning) , phần mềm bán hàng và quản lý công nợ, thông tin có thế chuyền từ công ty đến khách hàng một cách dễ dàng và chính xác. Ngoài ra thông qua hệ thống quản lý này, công ty có thể kiểm soát được mọi hoạt động kinh
doanh của mình. Cụ thể các thông tin được lưu trữ và quản lý được trình bày ở bảng dưới đây.
Bảng 3.2: Hệ thống thông tin về hoạt động kinh doanh của công ty Thông tin về
xuất nhập hàng
Thông tin chuyển kho nội bộ
Báo cáo tổng hợp chi thu
Hóa đơn bán hàng Báo cáo chi tiết doanh số, tồn kho, lợi nhuận
Báo cáo theo ngày/ tháng/ năm, kho hàng, chi nhánh, số lô sản xuất
Đơn nhập nguyên vật liệu
Báo cáo lượng tồn kho gần quá hạn và hết hạn dùng
Báo cáo doanh số nhân viên bán hàng
Công nợ khách hàng và nhà cung cấp
Tiền hoa hồng cho nhân viên bán hàng và nhân viên giao hàng
Công ty còn có đội ngũ trình dược viên và phụ trách vùng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi cập nhật thông tin từ phía khách hàng.
Công ty thiết kế các forum, website để chia sẽ thông tin cho các thành viên kênh cũng như người tiêu dùng. Tại đây khách hàng có thể gửi thắc mắc về hòm thư của công ty, hoặc có thể gọi đến đường dây nóng của công ty để giải quyết thắc mắc. Với cách quản lý dòng thông tin trên, đã giúp TRAPHACO kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh, từ đó giúp cho ban lãnh đạo có thể hoạch định chiến sách hiệu quả, thực tế hơn. Tuy vậy quản lý dòng thông tin cũng có một số hạn chế nhất định sau.
-Chỉ áp dụng phần mềm công nghệ cho số ít thành viên kênh, các thành viên kênh còn lại chủ yếu được kiểm soát thông qua hợp đồng phân phối, trình dược viên, giám đốc chi nhánh. Dẫn đến thiếu đồng bộ trong quản lý kênh, hạn chế thông tin về một số thành viên kênh, đồng nghĩa với việc công ty sẽ khó khăn kiểm soát việc thực hiện chính sách của các thành viên kênh đó. Gây ra những tiêu cực trong kênh như bán phá giá, xung đột giữa các thành viên kênh trong cùng một khu vực địa lý.
- Rất ít, hoặc chưa có sự tham gia của thành viên kênh trong việc lập kế hoạch về sản phẩm, giá, hoặc các chương trình xúc tiến. Dẫn đến sự hợp tác giữa công ty và thành viên kênh chưa cao.
3.1.5.2. Quản lý dòng thanh toán
Hiện tại công ty đang áp dụng hai hình thức thanh toán:
Đối với khách hàng nhỏ, lẻ:
Thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp cho nhân viên giao hàng.
Đối với khách hàng có uy tín, làm ăn lâu năm với công ty:
Thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, có thể thanh toán thành nhiều đợt, với thời gian nợ trung bình là 45 ngày.
Ngoài ra công ty còn đưa ra mức tín dụng tối đa cho từng loại khách hàng. Dựa trên khối lượng mua hàng, uy tín khách hàng, thời hạn thanh toán.
Nhìn chung, với hai hình thức thanh toán trên, cho thấy chính sách thanh toán của công ty tương đối linh hoạt. Điều này giúp cho TRAPHACO đảm bảo dòng lưu chuyển nguồn vốn kinh doanh, tránh được nợ xấu đồng thời giúp cho các đại lý có thể dễ dàng trong việc cân nhắc nguồn vốn, không ép buộc trong thanh toán, có sự lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với khả năng tài chính của mình.
3.1.5.3. Quản lí dòng xúc tiến
Việc quản lý dòng xúc tiến do phòng marketing đảm nhiệm. Triển khai một chương trình xúc tiến thường gắn với một sự kiện cụ thể. Thông thường là các sản phẩm có mức tiêu thụ chậm, sản phẩm mới mà người tiêu dùng chưa biết đến…. ngoài ra do kế hoạch marketing của công ty.
Ban đầu các nhân viên marketing sẽ đưa ra ý tưởng, phác thảo sơ bộ ý tưởng đó thành chương trình sau đó sẽ đưa cho ban giám đốc phê duyệt. Khi ý tưởng được thông qua, các nhân viên kinh doanh sẽ tiếp tục triển khai ý tưởng thành dự án hoàn chỉnh và sau đó là triển khai xuống kênh. Trong quá trình triển khai các chương trình xúc tiến, công ty còn nhiều hạn chế như chậm chạp trong việc gửi công văn đi kèm đến các cơ quan chức năng, thông tin truyền tải đến đối tượng mục tiêu chưa có sự kiểm tra đánh giá chi tiết, cụ thể sau mỗi chương trình…Với những hạn chế đó thời gian tới công ty cần khắc phục nhằm đạt được kết quả tốt theo mục tiêu chương trình xúc tiến đề ra.
3.1.5.4. Quản lí dòng đặt hàng, phân phối vật chất. Khách hàng Tiếp nhận và xử lý đơn hàng Quản lý kho/Soạn hàng Giao hàng Thu tiền Tiếp thị bán hàng Dự báo Nhập hàng, Luân chuyển, Quản lý tồn kho, Hạn dùng Tài vụ Quản lý công nợ (1) ) (3) (4) (6) (2b) (2a ) (a) (8) (d) (7b) ) (b) (c) (5)
Hình 3.4: Chu trình chuỗi xử lý đơn hàng
Sơ đồ trên cho thấy, khách hàng có thể đặt hàng thông qua hai hình thức dưới đây:
Thứ nhất, thông qua hệ thống tiếp nhận xử lý đơn hàng:
- Khách hàng đặt hàng trực tiếp (1) cho bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng.
- Bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng: Trả lời khách hàng, nhập số lượng đơn hàng cần mua, in hóa đơn. Hóa đơn chuyển cho bộ phận giao hàng, thông tin về đơn hàng đã hiển thị trên mạng máy tính để kho in phiếu soạn hàng và chuẩn bị hàng sẵn cho đội ngũ giao hàng (3).
- Bộ phận giao hàng nhận hàng theo lịch và giao theo các tuyến định trước tránh chồng chéo (4). Nhân viên giao hàng thu tiền và nộp cho tài vụ, thông báo tài vụ các đơn hàng nợ (5).
- Tài vụ quản lý công nợ và thông báo cho khách hàng và đòi nợ quá hạn (6), đồng thời báo cho bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng ngừng làm đơn hàng với khách hàng quá hạn cho đến khi khách hàng thanh toán xong (7), và cũng thông báo cho bộ phận tiếp thị, bán hàng phối hợp thu hồi nợ (8).
Thứ hai, thông qua đội ngũ trình dược viên: họ có nhiệm vụ nhận đơn
đặt hàng của các đại lý, sau đó chuyển đến bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng để thực hiện tiếp.
Ngoài ra khi triển khai các chương trình xúc tiến, trước tiên nhân viên marketing sẽ gọi điện trực tiếp tới các thành viên kênh để thông báo nhằm khuyến khích các đại lý đặt hàng. Sau đó gửi các văn bản chính thức xuống thành viên kênh.
Về quản lý dòng phân phối vật chất, công ty thanh toán toàn bộ chi phí vận chuyển xuống kho các thành viên kênh. Các thành viên kênh sẽ nhận được hàng trong vòng 24 giờ. Chính sách này của công ty được các thành viên kênh đánh giá rất cao.