Là một doanh nghiệp thương mại nờn khoản chi phớ bỏn hàng là một khoản chi phớ khụng thể thiếu và phải được hạch toỏn một cỏch cẩn thận để xỏc định kết quả kinh doanh. Kế toỏn chi phớ bỏn hàng của Cụng ty được hạch toỏn theo từng yếu tố chi phớ như chi phớ nhõn cụng, chi phớ bằng tiền… Để tiến hành hạch toỏn cỏc chi phớ đú, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ như húa đơn
GTGT mua vào, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy bỏo nợ của ngõn hàng, bảng phõn bổ tiền lương, bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ…
Để hạch toỏn chi phớ bỏn hàng, kế toỏn Cụng ty tiến hành hạch toỏn theo 3 yếu tố chi phớ. Nội dung quỏ trỡnh hạch toỏn yếu tố chi phớ bỏn hàng của Cụng ty gồm:
- Chi phớ nhõn viờn bỏn hàng: chi phớ này bao gồm chi phớ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của nhõn viờn bỏn hàng. Căn cứ vào Bảng chấm cụng mà tổ trưởng cỏc bộ phận thực hiện hàng ngày, kế toỏn tiến hành tớnh lương và cỏc khoản trớch theo lương cho cỏc nhõn viờn bỏn hàng.
- Chi phớ khấu hao TSCĐ: Cụng ty thực hiện trớch khấu hao TSCĐ theo phương phỏp đường thẳng. TSCĐ của Cụng ty phục vụ bỏn hàng bao gồm: mỏy vi tớnh, nhà kho, văn phũng, … Kế toỏn căn cứ vào bảng phõn bổ khấu hao TSCĐ do kế toỏn về TSCĐ chuyển đến để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp về chi phớ bỏn hàng.
- Chi phớ mua ngoài và bằng tiền khỏc: căn cứ vào cỏc chứng từ thu thập được từ bờn ngoài khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ chi trả như: Phiếu chi, húa đơn GTGT, giấy bỏo nợ…
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toỏn
* Chứng từ:
Cỏc chứng từ sử dụng khi ghi nhận chi phớ bỏn hàng bao gồm:
+ Hợp đồng mua bỏn, vận chuyển.
+ Giấy đề nghị thanh toỏn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy bỏo nợ.
+ Húa đơn mua hàng.
+ Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội.
+ Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ ở bộ phận bỏn hàng.
* Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Song song với việc lập kế hoạch bỏn hàng, ở Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến khi phỏt sinh chi phớ bỏn hàng và cỏc khoản chi phớ khỏc phải lập dự trự chi phớ và phải được giỏm đốc cụng ty phờ duyệt mới được thực hiện. Đối với cỏc khoản chi phớ phỏt sinh lớn như vận chuyển, bốc xếp bỏn hàng phải cú hợp đồng mua bỏn.
Khi bộ phận nào phỏt sinh chi phớ phải cử người đại diện làm giấy đề nghị thanh toỏn kốm theo dự trự chi phớ đó được giỏm đốc duyệt và húa đơn theo quy định. Khi giấy đề nghị thanh toỏn đó được giỏm đốc và kế toỏn trưởng Cụng ty ký duyệt thỡ mới được chuyển đến kế toỏn thanh toỏn viết phiếu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
* Vớ dụ: Ngày 25/01/2014, anh Nguyễn Văn Tuấn thanh toỏn tiền xăng xe đi cụng tỏc, kốm theo đú là Húa đơn GTGT do Cụng ty cổ phần thiết bị xăng dầu PETROLIMEX phỏt hành như sau:
Biểu số 2.31: Húa đơn giỏ trị gia tăng
HOÁ ĐƠN(GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liờn 2: Khỏch hàng Ký hiệu: AK/2008B Ngày 25 thỏng 01 năm 2014 Số: 0003742 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty cổ phần thiết bị xăng dầu PETROLIMEX Địa chỉ: Ba Đỡnh - Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: Mó số thuế: Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn
Đơn vị: Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến Địa chỉ: Ba Đỡnh - Hà Nội
Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt Mó số: STT Tờn hàng hoỏ, dịch
vụ
Đơn vị tớnh
Số
A B C 1 2 3 =1 x 2 1 Xăng A92 Lớt 20 24.210 484.200 Cộng tiền hàng 484.200 Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 48.420 Tổng tiền thanh toán: 532.620 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm ba mươi hai nghỡn sỏu trăm hai mươi đồng. Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị Đó ký Đó ký Đó ký
Ngày 25 thỏng 01, anh Nguyễn Văn Tuấn gửi giấy đề nghị thanh toỏn lờn phũng kế toỏn Cụng ty vúi nội dung như sau:
Biểu số 2.32: Giấy đề nghị thanh toỏn
Đơn vị: Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến
Địa chỉ: Số 60 Ngừ 221 Hoàng Hoa Thỏm -
Liễu Giai - Ba Đỡnh - Hà Nội
Mẫu số: 05 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Ngày 25 thỏng 01 năm 2014
Kớnh gửi: Giỏm đốc Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng
Tiến.
- Họ và tờn người đề nghị thanh toỏn: Nguyễn Văn Tuấn - Bộ phận (hoặc đị chỉ): Phũng kinh doanh
- Nội dung thanh toỏn: Tiền xăng đi cụng tỏc
- Số tiền: 532.620 (Viết bằng chữ): Năm trăm ba mươi hai triệu sỏu trăm hai mươi nghỡn.
(Kốm theo 01 chứng từ gốc).
Người đề nghị thanh toỏn Kế toỏn trưởng Người duyệt
Đó ký Đó ký Đó ký Ngày 26 thỏng 01 năm 2014, sau khi cú chữ ký của giỏm đốc và kế toỏn trưởng, thủ quỹ xuất tiền mặt thanh toỏn cho anh Tuấn và viết phiếu chi như sau:
Biểu số 2.33: Phiếu chi
Đơn vị: Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến
Địa chỉ: Số 60 Ngừ 221 Hoàng Hoa Thỏm -
Liễu Giai - Ba Đỡnh - Hà Nội
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số: 05 Ngày 26 thỏng 01 năm 2014
Số: 321 Nợ: 141 Cú: 111 Họ và tờn người nhận tiền: Nguyễn Văn Tuấn
Địa chỉ: Phũng kinh doanh Lý do chi: Tiền xăng đi cụng tỏc
Số tiền: 532.620 (Viết bằng chữ): Năm trăm ba mươi hai nghỡn sỏu trăm hai mươi đồng.
Ngày 26 thỏng 01 năm 2014
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó ký Đó nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Năm trăm ba mươi hai nghỡn sỏu trăm hai mươi đồng.
+ Tỷ giỏ ngoại tệ (vàng, bạc, đỏ quý):………...
+ Số tiền quy đổi: ……….... Ngoài ra, tại Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến, phản ỏnh chi phớ bỏn hàng cũn cú một số chứng từ như bảng thanh toỏn tiền lương, bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ…
Biểu số 2.34: Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội
Đơn vị: Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến
Bộ phận: Bỏn hàng
Mẫu số: 11 – LĐTL
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Thỏng 01 năm 2014 STT Ghi Cú TK
Ghi Nợ TK
TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc TK 335 Chi phớ phải trả Tổng cộng Lương Cỏc khoản khỏc Cộng Cú TK 334 Kinh phớ cụng đoàn Bảo hiểm xó hội Bảo hiểm y tế Cộng cú TK 338 1 TK 641 – Chi phớ bỏn hàng 50.000.000 6.500.000 56.500.000 1.130.000 9.605.000 1.695.000 12.430.000 - 68.930.000 2 TK 334 – Phải trả người lao động - - - - 3.955.000 847.500 4.802.500 - 4.802.500 3 TK 338 – Phải trả phải nộp khỏc - - - - - - - - - Cộng 50.000.000 6.500.000 56.500.000 1.130.000 13.560.000 2.542.500 17.232.500 - 73.732.500
Ngày 31 thỏng 01 năm 2014
Người lập bảng Kế toỏn trưởng
( ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
Biểu số 2.35: Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ
Đơn vị: Cụng ty TNHH thương mại và xõy dựng Đồng Tiến
Bộ phận: Bỏn hàng
Mẫu số: 06 - TSCĐ
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Thỏng 01 năm 2014 STT Chỉ tiờu Tỷ lệ khấu hao hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng Toàn DN TK 627 TK 641 TK 642 TK 242 … Nguyờn giỏ TSCĐ Số khấu hao 1 I- Số khấu hao trớch thỏng trước - - - - - - - - 2 II- Số KH TSCĐ tăng trong thỏng 10% 648.000.000 5.400.000 - 1.250.000 - - - 3 III- Số KH TSCĐ giảm trong thỏng 10% 312.000.000 2.600.000 - 500.000 - - - 4 IV- Số KH trớch thỏng này - 336.000.000 2.800.000 - 750.000 - - - Cộng x Ngày 31 thỏng 01 năm 2014 Người lập bảng Kế toỏn trưởng