CỦA KHÁCH SẠN QUỐC TẾ ASEAN
2.1. Sơ lược quá trình hình thành phát triển của kháchsạn quốc tế ASEAN: sạn quốc tế ASEAN:
Vào đầu những năm 70 khi đất nước chưa hoàn toàn thống nhất, trong thời điểm lịch sử nước ta đang bị chia cắt làm hai miền (miền Bắc vừa bắt tay vào công cuộc xây dựng xây dựng chủ nghĩa, vừa chi viện sức người sức của cho miền Nam thân yêu) thì Khách sạn quốc tế ASEAN được xây dựng vào năm 1968 cao 15 tầng, được mở cửa hoạt động vào ngày 21/12/1971, lúc đó là
một trong những khách sạn lớn nhất tại châu Á. Thời kỳ đầu, Khách sạn quốc tế ASEAN đã từng đón tiếp nhiều du khách tại các quốc gia lân cận sang Sài Gòn với mục đích duy nhất là lưu trú tại tòa nhà cao kỷ lục lần đầu tiên họ diện kiế Với vị thế đắc địa, nằm ngay trung tâm TP.HCM, nhưng Khách sạn quốc tế ASEAN cũng gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận phân khúc thị trường khách hạng sang, do cơ sở hạ tầng chậm được đầu tư, nâng cấp. . Khách sạn quốc tế ASEAN (ASEAN INTERNATIONAL HOTEL) toạ lạc trên đại lộ Nguyễn Huệ - Quận 1, bao quanh bởi phố mua sắm, cao ốc văn phòng, cơ quan nhà nước, ngân hàng, đặc biệt chỉ cách sông Sài Gòn vài phút thả bộ, cách sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất 7km.được hình thành trên cơ sở góp vốn giữa nhà máy mì A.T.C với một số Công ty khác. Năm 1971 khách sạn chính thức được khánh thành và đưa vào sử dụng với tổng diện tích ban đầu là 2.200m2, dưới sự quản lý của đơn vị chủ quản là nhà máy thực phẩm vi sinh A.T.C, vốn đầu tư cho khách sạn là 40 tỷ trong đó vốn huy động cổ đông là 18 tỷ, vốn vay là 22 tỷ.
Đến tháng 12 năm 1998 nhà máy thực phẩm vi sinh A.T.C đã chuyển sang thành lập Công ty cổ phần quốc tế ASEAN. Giấy phép thành lập Công ty cổ phần quốc tế ASEAN được cấp ngày 30 tháng 12 năm 1998 với số vốn điều lệ là 20 tỷ. Từ đây khách sạn ASEAN hoạt động dưới sự quản lý của đơn vị chủ quản là Công ty cổ phần quốc tế ASEAN. Do khó khăn về tình hình tài chính cộng với việc kinh doanh kém hiệu quả nên Công ty cổ phần ASEAN đã nhượng quyền quản lý khách sạn ASEAN cho ngân hàng cổ phần quân đội. Từ ngày 01 tháng 1 năm 2000 khách sạn ASEAN chính thức thuộc quyền quản lý của ngân hàng cổ phần quân đôị.
2.1.1.Cơ cấu tổ chức và quản lý của khách sạn quốc tế ASE
Giám đốc: Là người có chức năng cao nhất về quản lý khách sạn,có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn, phối hợp với sự hoạt động với phó Giám dodóc kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của khách sạn.
Phó Giám đốc: (Bao gồm phó giám đốc kinh doanh và phó
giám đốc hành chính): là bộ phận chức năng quản lý cao nhất về hoạt động kinh doanh và hành chính nhân sự của khách sạn. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện hoàn thành công việc được giao. Phối hợp sự hoạt động trong các khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các ngành bên ngoài, với các cơ quan Nhà nước giải quyết các công việc hành chính từng ngày… Nhằm đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra bình thường, các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của khách sạn được hoàn thành với chất lượng cao.
Thư ký: Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ đồng thời phiên dịch cho giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.v.v.. Giám Thư ký Tư vấn Phó Giám các phòng ban chức năng
Tư vấn: Tại khách sạn ASEAN người tư vấn mang quốc tịch Bỉ có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc và phó giám đốc trong việc điều hành và quản lý khách sạn.
Bộ phận Marketing bán hàng và đặt phòng: bộ phận này gồm có ba người mỗi người phụ trách riêng marketing bán hàng và đặt phòng. Đây là bộ phận giữ vai trò chủ đạo trong công tác quản lý kinh doanh của khách sạn, bộ phận này là đầu mối vận hành và giám sát các hoạt động khác. Đồng thời nó cũng là bộ phận then chốt phối hợp của khách sạn là trung tâm thông tin và cố vấn quyết định chính sách kinh doanh của phó giám đốc kinh doanh. Chức năng của bộ phận marketing là nghiên cứu, Điều tra thị trường của khách sạn.
Trên thực tế bộ phận này của khách sạn ASEAN chỉ có ba người trong đó một người phụ trách đặt phòng, một người phụ trách marketing và một người phụ trách bán hàng.
Nhân viên marketing tổng hợp tình hình kinh doanh của khách sạn, tổ chức và sắp xếp nguồn khách, nắm vững các thông tin trên thị trường.Căn cứ vào mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn để vạch ra kế hoạch kinh doanh đối ngoại và tìm nguồn khách của khách sạn. Nghiên cứu tình hình thị trường du lịch trong và ngoài nước, thường kỳ báo cáo kết quả nghiên cứu thị trường lên phó giám đốc kinh doanh, điều chỉnh sách lược kinh doanh và quảng cáo, khai thác thị trường nguồn khách mới giữ quan hệ hợp tác tốt với khách hàng, thường xuyên tìm hiểu ý kiến và yêu cầu của khách đối với chất lượng quản lý kinh doanh và chất lượng phục vụ của khách sạn, kịp thời phản ánh các dịch vụ có lien quan, lập báo cáo dự toán kinh doanh và thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh. Nhân viên phụ trách đặt phòng: trực điện thoại và trả lời các thông tin mà khách yêu cầu.
Nhân viên bán hàng: phụ trách công việc bán hàng như quà lưu niệm và một số vận dụng khác.
Bộ phận lưu trú: (chia làm hai bộ phận nhỏ là bộ phận đại sảnh và bộ phận buồng): bộ phận đại sảnh gồm có 9 người, một người phụ trách trung tâm thương mại, 5 người phụ trách lễ tân, 3 người phụ trách hành lý.
Bộ phận ăn uống: (bao gồm bộ phận nhà hàng, đặt tiệc, đám cưới và bếp).
Đây là bộ phận lớn và rất quan trọng tạp doanh thu lớn thứ hai trong khách sạn. Đứng trước tình hình thị trường có nhiều sự thay đổi với nhiều loại, nhiều tầng lớp khách hàng, cho nên đây cũng là bộ phận giầu mầu sắc nhất, có sức sống nhất. Chức năng của bộ phận này là luôn tạo ra cho khách một ấn tượng tốt ngay từ đầu về khung cảnh, cách bài trí, thái độ đón tiếp niềm nở của nhân viên phục vụ cũng như người quản lý. Việc khách còn quay lại nhà hàng hay không không chỉ phụ thuộc vào những món ăn hay chất lượng các dịch vụ được tạo ra từ cơ sở vật chất của nhà hàng… mà còn dựa vào phần lớn và thái độ phục vụ, sự thân thiện và luôn hết lòng với khách của đội ngũ nhân viên.
Câu lạc bộ: có chức năng cung cấp một số dịch vụ bổ xung phục vụ nhu cầu vui chơi giải trí, thư giãn ăn uống nhẹ của khách. Bộ phận này có các hoạt động như bóng bàn, bi da, phòng tập thể hình, phòng tắm hơi sauna, massage, ti vi với các kênh truyền hình quốc tế, ngoài ra cá câu lạc bộ còn có một quầy bar có thể cung cấp cho khách đầy đủ các loại đồ uống, các món ăn nhẹ… số nhân viên của bộ phận này gồm có 6 người, 2 người, 2 người phụ trách khu thể thao, 2 người phụ trách bar và 2 người phụ trách sauna. Hiện nay khách sạn đang muốn mở rộng quy mô hoạt động câu lạc bộ như bể bơi, sân
tenis, phòng tập thể dục thẩm mỹ, vũ trường… Đây cũng là những dịch vụ hết sức quan trọng nó
không chỉ làm tăng thêm doanh thu của khách sạn mà còn tạo ra cho khách sạn có được sản phẩm với sự trọn gói cao, thu hút ngày càng nhiều khách đến với khách sạn.
Bộ phận kế toán: gồm có 6 người, gồm 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên. Chuyên thực hiện về các công việc như tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán. Ngoài ra bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thống kêcác khoản chi tiêu trong khách sạn nộp thuế…
Bộ phận bảo dưỡng: Gồm có 5 người, chuyên chịu trách nhiệm về việc sửa chữa và bảo dưỡng các trang thiết bị trong khách sạn. Bộ phận này là việc 24/24 giờ trong ngày. Gồm có 1 tổ trưởng chịu trách nhiệm phân công công việc hàng ngày cho các nhân viên trong tổ như kiểm tra các trang thiết bị, đồ dùng đặc biệt là về điện nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy…
Bộ phận bảo vệ: Bộ phận này gồm có 8 người, có 1 tổ trưởng là người phân công công việc và chịu trách nhiệm về sự an ninh trong khách sạn ngoài ra còn đảm bảo không thể để thất thoát tài sản của khách sạn.
Bộ phận kho: Chuyên chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lương thực, thực phẩm, trang thiết bị, đồ dùng cho khách sạn. Tại khách sạn ASEAN bộ phận kho gồm có 2 nhân viên có nhiệm vụ quản lý, chịu trách nhiệm đối với những thất thoát xảy ra tại kho. Ngoài ra 2 nhân viên của bộ phận này còn có nhiệm vụ ghi chép sổ sách xuất nhập hàng vận dụng kho.
Bộ phận nhân sự: Bộ phận này đảm nhiệm công việc tuyển dụng nhân viên, tổ chức phân bố công việc cho từng bộ phận cũng như từng nhân viên trong khách sạn. Song song với những
công việc trên bộ phận còn kết hợp trực tiếp với phó giám đốc để quản lý nhân viên trong khách sạn.