3.1.1. Một vài nét về tổ chức của cơ quan
Trƣớc thực tế công tác bảo đảm an toàn, an ninh thông tin đang đối mặt với nhiều thách thức, các vụ tấn công từ nƣớc ngoài diễn biến ngày càng phức tạp, cần nhiều hơn những ứng dụng công nghệ thông tin về an toàn bảo mật để địa phƣơng ứng phó kịp thời trƣớc các nguy cơ.
Mỗi địa phƣơng đều có Cổng thông tin điện tử riêng do Sở Thông tin và truyền thông quản lý, Cổng Thông tin điện tử là Cổng tích hợp thông tin các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc trên phạm vi địa bàn của tỉnh và đƣợc tích hợp hoặc liên kết thông tin dịch vụ công trực tuyến của tất cả cơ quan chuyên môn trực thuộc và Ủy ban nhân dân tỉnh. Cổng thông tin điện tử các sở, ban, ngành cấp tỉnh, huyện, thành phố tích hợp thông tin các lĩnh vực quản lý nhà nƣớc thuộc phạm vi đơn vị và đƣợc tích hợp thông tin dịch vụ công trực tuyến của đơn vị. Thông tin đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của các cơ quan nhà nƣớc tỉnh là thông tin chính thống trên môi trƣờng mạng. Vì vậy, Cổng thông tin điện tử là nơi nhiều hacker tìm đến tấn công.
Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, có chức năng tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý nhà nƣớc về: báo chí, xuất bản, bƣu chính và chuyển phát, viễn thông và internet, truyền dẫn phát sóng, tần số vô tuyến điện, công nghệ thông tin, điện tử, phát thanh và truyền hình, cơ sở hạ tầng thông tin truyền thông, quảng cáo trên báo chí, mạng thông tin máy tính và xuất bản phẩm, các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Tức là, Sở Thông tin và Truyền thông phải quản lý một lƣợng lớn các văn bản quản lý Nhà nƣớc. Văn bản quản lý nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
Khi nói đến văn bản quản lý nhà nƣớc là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nƣớc.
Sở Thông tin và Truyền thông có tất cả 06 phòng ban và một đơn vị sự nghiệp trực thuộc cụ thể: văn phòng, phòng thanh tra, phòng tài chính kế hoạch, phòng Bƣu chính viễn thông, phòng Công nghệ thông tin, phòng Báo chí xuất bản và Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông. Vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản tại các phòng ban thuộc Sở nói riêng và tại các cơ quan Nhà nƣớc tỉnh Tuyên Quang nói chung diễn ra thế nào. Xin đƣợc trình bày ở phần tiếp theo của luận văn.
3.1.2. Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác trong những năm gần đây đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội. Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, truyền thông đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của cả xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, đồng thời nâng cao chất lƣợng cuộc
sống của mỗi ngƣờ , công nghệ thông tin
. Không nằm ngoài sự phát triển chung đó, ứng dụng công nghệ thông tin tại tỉnh Tuyên Quang trong cơ quan nhà nƣớ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
thành phố đã đƣợc trang bị hệ thống mạng nội bộ (LAN) kết nối Internet phục vụ cho công việc. Tỷ lệ máy tính/cán bộ, công chức đạt 70%.
- Mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và Nhà nƣớc đã đƣợc triển khai tại các sở, ngành, Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố.
- Hệ thống giao ban trực tuyến của tỉnh với Trung ƣơng đã đƣợc đầu tƣ xây dựng tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật của tỉnh đƣợc xây dựng và cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật từ năm 2000 đến nay.
- Tỉnh đã chỉ đạo triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc.
- 100% các sở, ban, ngành cấp tỉnh và Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tài chính, kế toán; các xã, phƣờng cũng đã sử dụng máy tính và ứng dụng các phần mềm chuyên dùng trong công tác quản lý kế toán, ngân sách, tài chính xã.
- Cổng Thông tin điện tử của tỉnh đã đáp ứng nhu cầu khai thác, tra cứu thông tin của nhân dân và doanh nghiệp.
Nhìn chung, hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nƣớc tỉnh đã đƣợc cải thiện đáng kể, bƣớc đầu đã đáp ứng nhu cầu của các ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản trong các cơ quan nhà nƣớc. Bên cạnh những thuận lợi đã nêu ở trên, thì ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh còn những hạn chế: hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông chƣa hoàn thiện, chƣa theo kịp với nhu cầu về ứng dụng trực tuyến; hệ thống cơ sở dữ liệu còn phân tán, chƣa tạo thành một khối thống nhất để phục vụ công việc chung; an toàn và bảo mật thông tin chƣa đƣợc chú trọng; đội ngũ cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin còn thiếu, nguồn nhân lực công nghệ thông tin chƣa theo kịp tốc độ phát triển của công nghệ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nƣớc và nhận thức của các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân còn hạn chế.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Từ những thực tế nêu trên có thể nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản Nhà nƣớc tại các cơ quan Nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang là chƣa cao.
3.1.3. Vấn đề lƣu trữ văn bản
Văn bản là một trong những phƣơng tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nƣớc. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nƣớc. Vì vậy công tác lƣu trữ văn bản đã đƣợc xem nhƣ chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu đƣợc đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công tác lƣu trữ văn bản sẽ có ảnh hƣởng tốt đến chất lƣợng hoạt động quản lý Nhà nƣớc nhƣ tính bền vững, tính linh hoạt, tính tổ chức và tiết kiệm.
Đứng trƣớc yêu cầu đổi mới của Nhà nƣớc ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ƣơng đến địa phƣơng, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác quản lý văn bản trong các cơ quan hành chính Nhà nƣớc mà không nghiên cứu ứng dụng tin học.
Thực tế cho thấy, công tác lƣu trữ văn bản trong các cơ quan hành chính Nhà nƣớc tỉnh Tuyên Quang hiện nay, bên cạnh các kết quả đạt đƣợc còn nhiều tồn tại cần khắc phục nhƣ:
- Hầu hết tất cả các sở, ban, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn toàn tỉnh đều lƣu trữ dữ liệu cá nhân trên máy PC cá nhân. Tình trạng quá tải đối với công tác lƣu trữ văn bản trong việc xử lý thông tin do lƣợng thông tin không ngừng tăng lên.
- Phƣơng tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, việc tổ chức công tác lƣu trữ văn bản vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng đƣợc nhu cầu mới là nhanh chóng và chính xác;
- Nhiều cơ quan do phƣơng tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng chỉ xử lý đƣợc những tài liệu hồ sơ do chính mình sản sinh ra trong một năm, mặc dù văn bản
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
vẫn còn nằm trong tủ hoặc các văn bản pháp quy đã đƣợc đăng trên cổng thông tin điện tử tỉnh, nhƣng ngƣời ta vẫn không nhớ hết những văn bản, những thông tin cần thiết trƣớc khi ban hành văn bản mới dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bản còn bị trùng lặp, chồng chéo, thậm chí còn mâu thuẫn nhau.
Tài liệu lƣu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nƣớc. Trải qua bề dầy về thời gian, khối lƣợng tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị tại tỉnh Tuyên Quang hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống đó là cập nhật và tiến hành lƣu trữ văn bản bằng tay vào sổ lớn, dày, cồng kềnh và thời gian lƣu trữ lâu năm khiến việc tìm kiếm gặp nhiều trở ngại, nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện đƣợc.
Thống kê cho thấy 90% thông tin quan trọng đều đƣợc thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị phá hỏng nếu nhƣ văn bản bằng giấy thất lạc. Hiện tại có tới 80% văn bản, tài liệu giấy đang ở định dạng phi cấu trúc, lƣu trữ tài liệu đa phần ở định dạng văn bản cứng. Việc lƣu trữ và sử dụng tài liệu giấy gây ra nhiều bất tiện từ bảo quản, quản lý, khai thác cho đến truy xuất, sử dụng … Ngoài ra việc lƣu trữ các tài liệu cũng chiếm nhiều không gian, tốn nhiều thời gian để tìm kiếm nếu không đƣợc lƣu trữ đúng nơi và sắp xếp khoa học... Tài liệu giấy các tổ chức, cơ quan hàng ngày phải xử lý đã tăng gấp 10 lần trong 5 năm qua, làm tăng chi phí quản lý. Tỉ lệ thất lạc tài liệu giấy rất cao, có 7% tổng số tài liệu trong một công ty hay cơ quan bị mất hoàn toàn, 3% tổng số tài liệu bị nhầm lẫn.
Bài toán đặt ra là làm cách nào để giảm thiểu những vấn đề này? Số hóa để lƣu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trƣờng mạng là lời đáp để giải quyết vấn đề nêu trên và đang là xu thế đƣợc nhiều tổ chức quan tâm, không phân biệt qui mô hay lĩnh vực hoạt động.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Ngày nay, với sự phát triển chung của toàn xã hội, công việc trong các cơ quan và tổ chức tỉnh Tuyên Quang ngày càng nhiều lên. Các loại văn bản giấy tờ, các qui trình nghiệp vụ cũng ngày càng nhiều và không ngừng đƣợc thay đổi, điều chỉnh.
Hiện nay, công tác quản lý văn bản tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang nói chung và tại Sở Thông tin và Truyền thông Tuyên Quang nói riêng cần ứng dụng phần mềm vừa chuyển tải văn bản một cách nhanh chóng, tiện lợi, vừa giảm bớt việc in ấn tài liệu không cần thiết đồng thời mang lại hiệu quả thiết thực trong lƣu giữ và tra cứu thông tin. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ văn bản cũng là một nhu cầu mang tính khách quan, bức thiết bởi công nghệ thông tin hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực pháp lý về công tác quản lý văn bản cũng nhƣ hiệu quả, năng suất lao động. Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nƣớc tại tỉnh Tuyên Quang, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản và cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành cũng nhƣ tổ chức sử dụng văn bản. Vấn đề ban hành, tổ chức sử dụng văn bản tại các cơ quan Nhà nƣớc tỉnh Tuyên Quang nói chung và tại Cổng thông tin điện tử tỉnh nói riêng liệu đã đảm bảo ban toàn, chính xác... cả về nội dung và trên đƣờng truyền mạng? Đây là một câu hỏi lớn cần giải quyết.
3.1.4. Vấn đề bảo mật văn bản
Vấn đề bảo mật thông tin nói chung và bảo mật thông tin trên mạng Internet là vô cùng rộng lớn và phức tạp. Trong một nền kinh tế toàn cầu hóa nhƣ hiện nay thì việc bảo mật thông tin đƣợc xem là sự sống còn và thách thức lớn. Thế nhƣng, rất nhiều cá nhân và cơ quan vẫn chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề bảo mật thông tin và những nguy cơ có thể xảy ra từ việc rò rỉ thông tin trong chính nội bộ của cơ quan mình. Theo tờ USA Today, năm 2012, tội phạm công nghệ cao gây thiệt hại cho nƣớc Mỹ khoảng 67,2 tỷ USD, trên toàn cầu khoảng 400 tỷ USD, chỉ đứng sau tội phạm ma túy (460 tỷ USD). Một số loại tội phạm công nghệ cao phổ biến trong năm
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn/
2012 gồm: Tấn công máy tính, mạng máy tính; Lợi dụng lỗ hổng bảo mật web, tấn công truy cập, lấy cắp, phá hoại dữ liệu; Phát tán virus, phần mềm gián điệp…
Việt Nam cũng không nằm ngoài những nguy cơ này, chỉ tính trong tháng 06/2013, Hacker Trung Quốc tấn công 1500 website Việt Nam để lấy cắp các thông tin. Không những thế chúng còn tấn công thẻ tín dụng, lấy cắp tiền trong ngân hàng… Đó là những vấn đề nóng bỏng về việc mất an toàn thông tin. Theo một số liệu thống kê về vấn đề bảo mật thông tin của Tổ chức chứng nhận TUVRheinland Việt Nam cho biết, mỗi năm có trên 15.000 hồ sơ của các bệnh viện bị tìm thấy trong thùng rác, 30.000 mật khẩu của các tài khoản Internet bị công bố trên mạng, 25 ngƣời từ phòng phát triển kinh doanh của công ty này chuyển sang công ty đối thủ, các ngân hàng phải trả hàng triệu USD do bị tấn công vào hệ thống giao dịch nghiệp vụ và 300.000 số tài khoản tín dụng cá nhân bị trộm, một số bị công bố trên Web. Các tổ chức, bao gồm nhiều tổ chức ở Việt Nam, chƣa quan tâm đúng mức đến vấn đề an ninh ứng dụng. Hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp đều chƣa có hoặc có rất ít các biện pháp để đối phó với các vụ tấn công vào ứng dụng. Theo thống kê riêng của IBM, chỉ có khoảng 10% ngân sách dành cho bảo mật là đầu tƣ vào việc bảo mật ứng dụng và phần còn lại trong 90% ngân sách này đƣợc đầu tƣ cho việc bảo mật hệ thống mạng và cơ sở hạ tầng vật lý. Trong khi đó, số lƣợng lỗ hổng bảo mật đƣợc phát hiện mới trong năm 2013 tăng 27% so với năm 2010 và có tới 49% là lỗ hổng thuộc về ứng dụng web.
Hồi đầu tháng 6 năm 2013, có thông tin rộ lên về các đợt tấn công vào các trang, cổng thông tin điện tử. Chỉ trong một tuần, số lƣợng các vụ tấn công đƣợc báo cáo đã tăng đột biến bằng với số vụ tấn công trung bình của một quý. Các số liệu thống kê đã chỉ ra rằng các ứng dụng web đã trở thành mục tiêu hàng đầu của các hacker với 75% các vụ tấn công là hƣớng vào lớp ứng dụng (theo Công ty nghiên cứu và tƣ vấn thị trƣờng công nghệ thông tin Gartner), trong đó dạng tấn công sử dụng phƣơng thức SQL Injection là phổ biến nhất. Cũng theo bản báo cáo này của Gartner, có rất nhiều