4.1. Bước 1: Điều tra, nghiên cứu, thu thập thông tin và xử lý thông tin. Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. Dự đoán, lập phương án và chọn phương án tốt nhất.
4.2. Bước 2: Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản cần phải đưa ra thảo luận để lấy ý kiến một số cơ quan (chính quyền, chuyên môn) có liên quan đến thẩm quyền và trách nhiệm. Có loại lấy ý kiến có tính chất bắt buộc (phải có ý kiến của người có trách nhiệm); có loại lấy ý kiến có tính chất tham khảo.
Trong công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, dù là quản lý hành chính hay quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý trật tự trị an đều cần có sự tham gia của quần chúng. Việc phát huy vai trò của nhân dân lao động tham gia quản lý kinh tế, quản lý xã hội cần được các cơ quan lãnh đạo và quản lý đặt ra và thực hiện đúng ngay từ khi chuẩn bị các chủ trương, chính sách.
Các văn bản quản lý có nội dung chính trị - xã hội - kinh tế - kỹ thuật sâu sắc cần phải được các chuyên gia có kiến thức và kinh nghiệm về các lĩnh vực đó góp ý kiến, phải thực sự dân chủ, chống chủ quan, bảo thủ, độc đoán.
Các văn bản lấy ý kiến rộng rãi qua phương tiện thông tin đại chúng, cần chú ý không được làm lộ bí mật quốc gia.
4.3. Bước 3: Thông qua văn bản
- Thông qua theo chế độ tập thể và biểu quyết; - Thông qua theo chế độ một thủ trưởng. 4.4. Bước 4: Ban hành văn bản
Khi ban hành văn bản cần lưu ý nguyên tắc, thể thức và quy chế xây dựng và ban hành văn bản. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức văn bản.
4.5. Bước 5: Gửi và lưu trữ văn bản