Xây dựng Hải Âu.
Về phía hoạt động quản lý chợ là một trong những hoạt động quan trọng của công ty mà việc áp dụng HTTT hay xử lý dữ liệu lại chưa thực sự được quan tâm thích đáng. Công ty mới đơn thuần sử dụng Microsoft Excel để quản lý thông tin và xử lý, in ấn dữ liệu và quản lý thủ công dựa trên máy tính. Hàng tuần, hàng tháng các
thông tin được lưu dưới dạng file Excel được nhóm trưởng quản lý chợ thu về để tổng hợp và gửi cho bộ phận khai thác để gửi cho Ban giám đốc. Ngoài ra, công ty thuê nhân viên làm những công việc quản lý chợ tốn khá nhiều nhân lực gây lãng phí tiền của, hiệu quả công việc lại không cao. Do đó, tính đồng nhất dữ liệu không cao, tính liên kết dữ liệu thấp làm mất rất nhiều thời gian chuyển tài liệu qua lại giữa các nhân viên cũng như phòng ban bộ phận.
Nội dung quy trình quản lý chợ hiện tại là:
Khi chợ đã đi vào hoạt động nghĩa là không còn trong tình trạng đang thi công và chính thức đi vào kinh doanh chợ. Chợ được chia thành các ki-ốt, gian hàng khác nhau tùy theo ngành hàng nhau để cho hộ kinh doanh thuê. Khi hộ kinh doanh có nhu cầu kinh doanh tại chợ sẽ tìm cách liên lạc với phòng khai thác của công ty qua điện thoại hoặc công cụ nào đó để gửi yêu cầu thuê ki-ốt hoặc gian hàng. Sau khi tiếp nhận yêu cầu của hộ kinh doanh, yêu cầu được gửi tới phòng tổ chức để xử lý. Khi yêu cầu được chấp nhận sẽ gửi lại cho hộ kinh doanh và hộ kinh doanh sẽ cần phải đóng trước một khoản tiền cọc khoảng 1 năm cộng với bản hợp đồng để ký kết. Sau khi đã thỏa thuận đôi bên, công ty tiến hành giao ki-ốt, gian hàng cho hộ kinh doanh cùng với thông tin liên quan khác như dịch vụ, quy định tại chợ. Đồng nghĩa với đó là hàng tháng hộ kinh doanh sẽ phải nộp các khoản phí dịch vụ mà hộ kinh doanh sử dụng cho nhân viên kế toán của chợ. Khi hết hợp đồng ký kết hộ kinh doanh có thể gia hạn thêm hoặc dừng lại, trong trường hợp hộ kinh doanh dừng lại trong thời hạn còn hợp đồng thì hộ kinh doanh có thể chuyển nhượng nó cho người khác hoặc là sẽ phải chịu một khoản phí cho việc sai hợp đồng.
Nhân viên của ban quản lý chợ sẽ chịu trách nhiệm quản lý các dịch vụ tại chợ. Bộ phận kế toán sẽ thu chi các khoản thu mà thủ quỹ đã lên danh sách thu của các hộ kinh doanh.
Đội bảo vệ chỉ phụ trách việc trông coi các tài sản tại chợ và của các hộ kinh doanh, đồng thời giải quyết những xung đột tại chợ làm ảnh hưởng tới an ninh công cộng. Đội công nhân viên vệ sinh có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh bên trong trong và xung quanh chợ.
Hình vẽ 2.5: Quy trình quản lý chợ hiện tại của Công ty TNHH Xây dựng Hải Âu
Hình thức đầu tư, xây dựng, khai thác chợ của công ty Hải Âu hiện đang là hình thức hoàn toàn phù hợp để cải tiến tình trạng trên và phát triển hơn nữa các vùng nông thôn và đô thị. Tuy nhiên, cả nước ta đang trong thời kỳ hội nhập kinh tế thế giới số lượng đối thủ cạnh tranh rất nhiều, nếu như việc quản lý chợ của công ty TNHH Xây dựng Hải Âu không tốt sẽ dẫn đến tình trạng bị trì trệ vốn không thu hồi được, ảnh hưởng đến uy tín cũng như hình ảnh của công ty. Hơn nữa công ty đã và đang có nhu cầu mở rộng xây dựng chợ ở nhiều khu vực và nâng cấp hơn nữa các chợ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các hộ kinh doanh cũng như người dân do đó hoạt động sẽ phức tạp hơn rất nhiều. Chính vì vậy, để có thể đáp ứng nhu
Danh sách khoản thu
T hô ng b áo c ác k ho ản th u Thông tin dịch vụ sử dụng. Thông tin dịch vụ sử dụng. Thông tin dịch vụ, ki-ốt, gian hàng, quy
định tại chợ H ợp đ ồn g đ ã k ý
Gửi yêu cầu và thông tin Hộ kinh
doanh (HKD) T hô ng tin x ác n hậ n y êu cầ u
Gửi yêu cầu và thông tin HKD Hộ kinh doanh T hô ng tin x ác n hậ n y êu cầ u H ợp đ ồn g T iề n c ọc Đ ón g t iề n Bộ phận Thanh tra Bộ phận Tổ chức Nhân viên Thủ Quỹ Kế toán
cầu của công ty hiện nay thì việc áp dụng một hệ thống thông tin hay xây dựng cơ sở dữ liệu chung để quản lý chợ là điều rất cần thiết hiện nay.
2.2.4. Đánh giá thực trạng triển khai hệ thống thông tin quản lý chợ của Công ty TNHH Xây dựng Hải Âu.
2.2.4.1. Đánh giá thông qua phiếu điều tra.
Theo nghiên cứu của em về tình hình của công ty thông qua các tài liệu, các buổi đến thực tập và quan sát phỏng vấn trực tiếp các cán bộ nhân viên và ban lãnh đạo công ty thông qua các phiếu điều tra:
- Số phiếu phát ra: 15 phiếu - Số phiếu thu về: 15 phiếu
Nhìn chung, kết quả thu được đem lại cho em cái nhìn tổng quát hơn về doanh nghiệp theo nhiều khía cạnh tùy theo mức độ hiểu biết của cán bộ nhân viên trong các phòng ban trực tiếp làm việc.Tuy nhiên, đặc biệt có một số vấn đề mà em lưu tâm hơn và cần tìm hiểu kỹ đó là: trong mục tình hình quản lý chợ của công ty: Câu hỏi: Theo anh (chị) việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chợ là cần thiết hay không? (chấm theo thang điểm 15 về mức độ hài lòng)
+Kết quả: Cần thiết: 7/15 Rất cần thiết: 5/10 Không cần thiết: 3/10
Câu hỏi: Anh (chị) có muốn có một hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý chợ hay không? (chấm điểm theo thang điểm 15)
+Kết quả: Có: 12/15 Không: 3/15
Câu hỏi: chức năng cần có của hệ thống thông tin quản lý chợ? +Kết quả:
Quản lý ki-ốt, gian hàng. Quản lý hợp đồng
Quản lý hộ kinh doanh Quản lý dịch vụ
Quản lý khu vực(quần áo, đồ khô…) Quản lý hàng hóa, chất lượng.
Báo cáo
Câu hỏi: Theo anh/chị tại thời điểm này thì các chợ đang được quản lý như thế nào? +Kết quả: Thủ công có sự trợ giúp chỉ 1 phần của máy tính.
Từ kết quả phiếu điều tra cho thấy vấn đề tồn tại nhất của doanh nghiệp hiện nay là chưa áp dụng HTTT vào trong quản lý chợ và cần thiết phải xây dựng một HTTT hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyện biệt của các phòng ban, bộ phận để hướng tới tự động hóa các hoạt động và nâng cao hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.4.2. Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chợ.
Hệ thống quản lý chợ hiện tại đang sử dụng cũng có mang lại một số các lợi ích:
Đáp ứng khá kịp thời về thông tin cho các cấp nhằm phục vụ việc quản lý, chỉ đạo hoạt động chợ một cách hiệu quả, bảo vệ an toàn tài sản cho chợ và các hộ kinh doanh cũng như người tiêu dùng.
Bảo trì hệ thống đã được trú trọng.
Quản lý các thông tin khá đấy đủ nhưng với số lượng khá bình thường.
Hệ thống quản lý chợ hiện tại cũng bộc lộ nhiều điểm yếu:
Hiệu quả quản lý thấp do thủ tục xử lý rườm rà, chậm chạp. Khi có nhiều yêu cầu cần giải quyết có thể gây quá tải cho hệ thống như xử lý các đơn yêu cầu mua hoặc thuê, chuyển nhượng hay các đơn đề nghị.
Khi quy mô chợ ngày càng mở rộng thì họat động xử lý các thủ tục cũng ngày một nhiều hơn và phức tạp hơn do vậy, chỉ với phần mềm Microsoft Excel với những công cụ thủ công sẽ rất khó cho việc xử lý thông tin cũng như các thủ tục liên quan. Thông tin chuyền qua lại một cách chậm chạp, nếu trong trường hợp quá tải có thể gây mất mát thông tin ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc.
Thiếu nhân lực xử lý thông tin khi thông tin ngày càng nhiều và phức tạp.
Thực hiện xử lý thông tin qua Microsoft Excel sẽ cần nhiều nguồn nhân lực để xử lý thông tin hơn là dựa vào hệ thống phần mềm xử lý nào đó. Do vậy mà khi thông tin ngày càng phức tạp và nhiều hơn thì lượng nhân lực cần để xử lý thông tin tăng lên đáng kể gây tốn kém. Trên thực tế thì không có nhiều nhân lực có thể xử lý thông tin tốt nên việc thiếu nhân lực là điều khó tránh khỏi.
Các tài liệu xuất trong hệ thống trình bày kém, mất nhiều thời gian để lập các báo cáo, ảnh hưởng đến khả năng chậm ra quyết định của các nhà quản lý.
Hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày công ty đều cần phải xuất trình các báo cáo kinh doanh cho các nhà quản lý để kịp thời có những quyết định đúng đắn. Tuy vậy, việc sử dụng phần mềm đơn giản ở công ty làm cho việc xuất trình báo cáo trở nên khó khăn và tốn thời gian đã có ảnh hưởng không nhỏ tới những quyết định và chính sách của nhà quản lý, làm cho sự phát triển kinh doanh tại các chợ chưa thực sự đạt đến sự tăng trưởng bền vững trên thị trường.
PHẦN III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỢ CỦA CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HẢI ÂU.