4. Quy cách nhà có mai che trồng rau ứng dụng công nghệ cao
1.5. Xác định trách nhiệm các bên tham gia
Đây là nội dung quan trọng của tổ chức thực hiện kế hoạch. Để tiến hành một hoạt động tập thể cần phải biết cách tổ chức các cá nhân thực hiện những công việc cụ thể. Đây là công việc khó khăn, bao gồm nhiều khâu: nhân tố con người, nhân tố lao động, việc làm, nhiệm vụ. Sự phối hợp giữa cá nhân với nhau trong hoạt động tập thể dựa vào cơ sở của các mối quan hệ, vị trí, vai trò từng cá nhân trong cơ chế tổ chức. Trên cơ sở đó, người ta định ra được nhiệm vụ cụ thể, phân phối công việc. Mục đích của công tác tổ chức được xác định như sau:
- Tạo lập được quan hệ hợp tác.
- Phân định rõ ràng vai trò và nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia. - Xác định trách nhiệm của từng cá nhân thực hiện kế hoạch.
- Truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả.
Một kế hoạch sẽ bao gồm nhiều thành phần, nhiều đối tác và nhóm tham gia, nên rất cần được phân công trách nhiệm một cách rõ ràng, để cùng hợp tác và phối hợp thực hiện. Phân công trách nhiệm là công việc cần thiết đối với tất cả các thành viên và các đối tác tham gia. Việc phân công nhằm đảm bảo kế hoạch được thực hiện có hiệu quả cao, bởi vậy nguyên tắc của phân công trách nhiệm là rõ ràng, minh bạch và cụ thể. Để phân công trách nhiệm cần dựa vào tính đúng đắn, tính phù hợp với lịch trình thời gian và logic.
Để xác định trách nhiệm các bên tham gia cần dựa vào các nguồn lực của họ, bao gồm:
- Nguồn nhân lực sẵn có ở cộng đồng và các đối tác.
- Nguồn lực vật chất: đất đai, nhà cửa, văn phòng, phương tiện, dụng cụ,… - Khả năng tài chính và đối ứng của đối tác.
- Khả năng hợp tác, phối hợp, làm việc nhóm và sự tham gia của các bên. Sau đây là bảng phân công trách nhiệm có thể được lập một cách đơn giản:
Bảng 1.2.4. Phân công trách nhiệm các bên tham gia Hoạt động Mô tả chi tiết về hoạt động
Phân công trách nhiệm
(ai phụ trách, cơ quan/tổ chức, địa chỉ,…) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Trên thực tế thực hiện kế hoạch thường nảy sinh một số vấn đề như sau: - Thiếu sự hợp tác sẽ buộc bộ phận quản lý điều hành phải cân nhắc mỗi khi có một quyết định được đưa ra, rằng mọi người liên quan có tuân theo một Cách thức tiến hành hay không, mục tiêu có cơ hội thực hiện theo cách đó hay không?
- Nếu không phân định rõ vai trò và nhiệm vụ sẽ dẫn đến sự chồng chéo hoặc bỏ ngỏ công việc (không ai làm), thiếu các nguồn lực cần thiết khi thực thi nhiệm vụ,…
- Trách nhiệm là ở chỗ, người được giao nhiệm vụ phải biết hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong mối quan hệ đồng bộ với hệ thống kế hoạch.
- Truyền đạt thông tin có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện đúng kế hoạch và lịch trình về thời gian. Bộ phận điều hành muốn đảm bảo rằng: lập các thủ tục thông tin rõ ràng; xác định và xây dựng các kênh thông tin; cung cấp được thông tin tin cậy cho đúng người, đúng thời điểm cần thiết; kiểm soát được các luồng thông tin.