II. NHẬN XÉ T, KIẾN NGHỊ 1.Nhận xét :
2. Một số đề xuất kiến nghị:
Qua khảo sát thực tế tôi thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng ở UBND huyện Vĩnh Tường cần làm tốt một số công việc sau:
Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác văn thư –lưu trữ cơ quan. Ban hành các chủ chương , hướng dẫn về nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể , sâu sát hơn. Tổ chức đưa Cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ , cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ Văn thư – Lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả.
Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm , cuối năm về công tác Văn thư – Lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm , đánh giá những việc đã làm được , những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương những cá nhân , phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục những hình thức sử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm cuả mỗi cán bộ.
Lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra thường xuyên các phòng, ban lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ , tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Ngoài ra lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tồn tại trong các phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện
cần có những biện pháp để việc nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu cuả Nhà nước.
Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng.
Cần trang bị thêm các thiết bị văn phòng hiện đại như máy fax , mua thêm một số máy phôtô... phục vụ công tác văn thư . Kho lưu trữ huyện cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ôxi, quạt thông gió, và các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xẩy ra với tài liệu.
Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác , kịp thời , bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đoi hỏi ngày càng cao.
C. KẾT LUẬN
Thực tập tốt nghiệp là khâu kế tiếp sau quá trình tiếp thu lý thuyết trên lớp ở hầu hết các trường . Tất cả các trường ĐH,CĐ, THCN đều tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp .
Có thể nói đây là phương châm đào tạo hiệu quả kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giữa lý luận và thực tiễn của Bộ Giáo dục.
Thực hiện phương châm trên, trường ĐT,BD CBCC ngành GTVT đã tổ chức đợt thực tập trong 7 tuần cho học sinh các nghành Văn thư – Lưu trữ , kế toán...
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của UBND huyện Vĩnh Tường, tôi đã thực hiện đợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ .
Tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với bản thân tôi, nó đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều. Đó là cơ hội cho tôi và các bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hoá phần lý thuyết đã học. Có thể nói đợt thực tập đã giúp tôi hiểu sâu hơn về
chuyên nghành của mình là Văn thư- Lưu trữ . Từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan từ đó tôi ý thức được rằng trách nhiệm của Cán bộ Văn thư- Lưu trữ trẻ như tôi là rất lớn. Đặc biệt khi nhà nước đang có chính sách quản lý Hành chính “một cửa”, khi công tác Lưu trữ trong các cơ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác này phát triển đi lên với tầm quan trọng của nó .
Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi, tôi đã thực hành được các khâu nghiệp vụ trong đề cương một cách thuận lợi. Bên cạnh đó tôi đã có thêm được những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ Văn phòng là nhanh nhẹn, tự tin và khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công trong công tác sau này .
Để hoàn thành được báo cáo , tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến các thầy giáo, cô giáo chuyên nghành cũng như các thầy , cô trong khoa quản lý Nhà nước và Nhà trường đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi có một môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết trên lớp, làm nền tảng cho đợt thực tập này.
Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo đến cán bộ văn phòng cùng các ban nghành khác tại UBND huyện Vĩnh Tường đã tạo điều kịên giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập. Nhờ sự quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc của cơ quan tôi đã gặt hái được nhiều kết quả cũng như hoàn thành báo cáo một cách thuận lợi.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan chắc chắn tôi còn không khỏi bỡ ngỡ rất mong được sự góp ý kiến của quý cơ quan.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp là thành quả sau thời gian dài học lý thuyết và sau khi thực hiện đợt thực tập. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự hướng dẫn tận tình của chị Hoàng thị Loan cán bộ văn thư. Song do kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô giáo chuyên nghành và các thầy cô trong khoa Quản lý Nhà nước cùng nhà trường .
Vĩnh Tường , ngày 04 tháng 06 năm 2007
Học sinh Thơm