VI. Hạch toán các khoản trích theo lơng
1. Tính ra tiền lơng phải trả CN
B
ớc 1: Trình duyệt quỹ lơng tháng tạm tính:
Vào ngày đầu của tháng, căn cứ vào mức độ thực hiện kế hoạch doanh thu của tháng trớc đó (số liệu lấy từ báo cáo tháng của Phòng Kế hoạch Kinh doanh) và chất lợng phục vụ của các hệ thống thông tin liên lạc, chất lợng hoạt động chăm sóc khách hàng (theo báo cáo của Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ), Kế toán thanh toán (kiêm kế toán lơng) của Công ty trình Giám đốc Công ty và kế toán trởng duyệt quỹ lơng tháng sẽ trả cho CBCNV trong công ty. Quỹ lơng đợc xác định cho các đơn vị nh sau:
Ví dụ: ngày 1/6/1999 kế toán tiền lơng của Công ty trình Giám đốc và Kế toán trởng duyệt quỹ lơng tháng 6.1999 để thanh toán cho công nhân viên.
Số CBCVN đợc trả lơng trong tháng tại Cty Quỹ tiền lơng
trong tháng = Mức lương trung bình (tạm tính)
Tờ trình
v/v: thanh toán lơng tháng 6.1999 cho công nhân viên
Kính trình: Ông Giám đốc Công ty Viễn thông Hà Nội
- Căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu tháng 5.1999 của Công ty là 13,29 tỷ đồng, đạt 102,5% so với kế hoạch doanh thu trung bình;
- Trong tháng tình hình thông tin liên lạc của các dịch vụ đợc đảm bảo, không có sai sót;
Kính trình Ông Giám đốc về quỹ lơng thực hiện tháng 6.1999 nh sau:
Quỹ TL thực hiện = 492 CBCNV x 1.200.000đ/ngời = 590.400.000 đồng. (Năm trăm chín mơi triệu bốn trăm ngàn đồng)
Trong đó:
Quỹ lơng phòng ban chức năng = 38 ngời x 1.200.000 đ = 45.600.000 đ Quỹ lơng bộ phận sản xuất = 454 ngời x 1.200.000 đ = 544.600.000 đ
Trởng phòng KHKD Trởng phòng KTNV Trởng phòng KTTC
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Giám đốc Công ty duyệt:
... ...
B
ớc 2: Ghi sổ
Sau khi Giám đốc Công ty ký duyệt, kế toán lơng sử dụng tờ trình trên nh một chứng từ gốc và lập chứng từ ghi sổ, theo dõi tiền lơng chính sách và lơng khoán trả cho các đơn vị trong công ty theo định khoản:
Nợ TK 627 : 45.600.000 Nợ TK 154: 544.800.000 Có TK 334: 590.400.000
Đơn vị:Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ
Chứng từ: Thanh toán lơng Từ ngày 01 đến ngày 01/6/1999
Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày 627 154 ... ... 11 1/6 Tính ra lơng T6 trả khối chức năng Tính ra lơng T6 trả bộ phận SX 45.600.000 544.800.00 0 45.600.000 544.800.00 0 ... 2. Tạm ứng lơng B ớc 1: Trình đề nghị tạm ứng lơng:
Ngày 05 hàng tháng, kế toán lơng trình Giám đốc duyệt tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào chứng từ "Đề nghị cho tạm ứng lơng kỳ I" đã đợc Giám đốc ký, kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Kế toán lơng của các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất trực thuộc nhận tiền và phát đến từng CBCNV trong đơn vị.
Ví dụ: Ngày 05.6.1999, kế toán lơng trình Giám đốc Công ty Viễn thông Hà Nội "Đề nghị cho tạm ứng lơng kỳ I - tháng 6.1999".
Tờ trình v/v: đề nghị tạm ứng lơng tháng 6.1999 kỳ I st t Tên đơn vị Số CBCNV Tiền ứng (đ) Ghi chú 1 Ban lãnh đạo 05 1.500.000 2 Phòng Tổ chức Hành chính 12 3.600.000 3 Phòng Kế toán Tài chính 07 2.100.000
4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh 06 1.800.000 5 Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ 08 2.400.000
6 Trung tâm Telex 87 21.600.000
7 Trung tâm Nhắn tin HN 88 26.400.000
8 Trung tâm K.doanh Tiếp thị 40 12.000.000
9 Trung tâm 108-116 191 57.300.000
10 Đài Vô tuyến 48 14.400.000
Cộng: 492 147.600.000
Bằng chữ: một trăm bốn mơi bảy triệu sáu trăm ngàn đồng.
Ngời lập biểu Trởng phòng KT-TC
(ký tên) (ký tên)
Giám đốc Công ty duyệt:
... ...
B
ớc2 : Chi tiền mặt tạm ứng lơng
Sau khi ký duyệt, Giám đốc Công ty chuyển chứng từ lại cho Phòng Kế toán Tài chính của Công ty để kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt.
Tại Công ty Viễn thông Hà Nội, chứng từ Phiếu chi tiền mặt đợc tổ chức in sẵn theo mẫu dùng trong nội bộ công ty.
Sau đây là ví dụ Phiếu chi tiền mặt chi ứng lơng kỳ I cho Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ.
Cty Viễn thông Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
Phiếu chi tiền mặt
Số: 90
Họ và tên ngời nhận tiền: Trần Kim Thục
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ
Số tiền: 2.400.000, Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ngàn đồng
Lý do chi: ứng lơng tháng 6.1999 kỳ I
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Kế toán trởng Giám đốc Ngời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: hai triệu bốn trăm ngàn đồng.
Thủ quỹ Ngời nhận
(ký tên) (ký tên)
Ngày 15 hàng tháng, để thực hiện tạm ứng kỳ II cho công nhân viên, các bớc công việc đợc lặp lại nh đã trình bày.
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 2.400.000,
B
ớc 3: Ghi sổ:
Chứng từ của hai kỳ tạm ứng (chi tiền mặt) đợc thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ. Tại Công ty Viễn thông Hà Nội sổ quỹ đợc ghi hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt phát sinh.
Sau đây là ví dụ sổ quỹ ghi trong các ngày phát sinh nghiệp vụ tạm ứng tiền l- ơng của Công ty.
Sổ quỹ (Trích)
Ngày 05 tháng 6 năm 1999
Số d cuối ngày hôm trớc: 312.489.478 đ
Chứng từ
Diễn giải TK Số tiền Ghichú
Th
u Chi Thu Chi
...
90 Thục KTNV ứng lơng T6 kỳ I 3341103 2.400.000 91 Lan Đài VT ứng lơng T6 kỳI 3341103 14.400.000 92 Hoà KDTT ứng lơng T6 kỳ I 3341103 12.000.000 ... Cộng: xxxxxxxxx Số d cuối ngày: 211.654.987 đ Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán Thủ quỹ (Ký tên) (Ký tên) Sổ quỹ (Trích) Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Số d cuối ngày hôm trớc: 147.258.369 đ
Chứng từ
Diễn giải TK Số tiền Ghichú
Th
u Chi Thu Chi
...
215 Thục KTNV ứng lơng T6 kỳ II 3341103 1.600.000 216 Tần TT Telex ứng lơng T6-kỳII 3341103 17.400.000 217 Hà Ntin HN ứng lơng T6 KỳII 3341103 17.600.000
...
Cộng: xxxxxxxxx
Số d cuối ngày: 12.321.852 đ
Phiếu thu: từ số X đến số Y
Phiếu chi : từ số A đến số B
Kế toán Thủ quỹ
(Ký tên) (Ký tên)
Tất cả các chứng từ thu tiền mặt trong ngày ghi lần lợt theo thứ tự, sau đó đến các chứng từ chi tiền mặt, cũng đợc ghi lần lợt theo số thứ tự phiếu chi. Cột "Tài khoản" ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. Số tiền (quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh) đợc ghi vào cột thích hợp (thu hoặc chi). Cuối trang sổ ghi tổng số tiền nghiệp vụ thu và chi tiền mặt. Số d cuối ngày sẽ bằng số d cuối ngày hôm trớc cộng với số thu ngày đó trừ đi số chi trong ngày.
Chứng từ chi tiền mặt tiếp tục đợc sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết (tài khoản 3341103 - Phải trả CNV - lơng khoán) và lập bảng kê chứng từ ghi sổ để vào Sổ cái.
Sau đây là trích mẫu chứng từ ghi sổ của công ty.
Đơn vị:Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 7
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 05 đến ngày 05/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ...
90 5/6 Thục KTNV ứng lơng 2.400.000 2.400.000
91 5/6 Lan Vô tuyến ứng lơng 14.400.000 14.400.000
92 5/6 Hoà KDTT ứng lơng 12.000.000 12.000.000
...
Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm....
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên)
Đơn vị:Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 15
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 15 đến ngày 15/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ... 215 15/6 KTNV ứng lơng kỳ II 1.600.000 1.600.000 216 15/6 Tần Telex ứng lơng 21.600.000 21.600.000 217 15/6 Hà Nhắn tin ứng lơng 26.400.000 26.400.000 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm....
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên)
B
ớc 4: Chi tiền mặt quyết toán lơng
Sau khi trình ký bảng các bảng tổng hợp thanh toán lơng chính sách và lơng khoán của tháng, kế toán lơng tính toán số tiền lơng các đơn vị còn đợc lĩnh trong đợt quyết toán, viết phiếu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Số tiền còn đợc lĩnh của các đơn vị đợc xác định nh sau:
Cty Viễn thông Hà Nội cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
Phiếu chi tiền mặt
Số: 127
Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Hoà
Địa chỉ: Trung tâm Kinh doanh Tiếp thị
Số tiền: 28.091.288,
Bằng chữ: Hai mơi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mơi tám đồng.
Lý do chi: thanh toán lơng tháng 6.1999
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 5 tháng 7 năm 1999
Kế toán trởng Giám đốc Ngời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: hai mơi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mơi tám đồng.
Thủ quỹ Ngời nhận
(ký tên) (ký tên)
Cty Viễn thông Hà Nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do -Hạnh phúc
phiếu chi tiền mặt
Số: 128
Họ và tên ngời nhận tiền: Trần Kim Thục
Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ
Số tiền: 7.348.470,
Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm bốn mơi tám ngàn bốn trăm bảy mơi đồng.
Lý do chi: Thanh toán lơng tháng 6.1999
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngày 15 tháng 6 năm 1999
Kế toán trởng Giám đốc Ngời lập phiếu
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
Đã nhận đủ số tiền: Bảy triệu ba trăm bốn mơi tám ngàn bốn trăm bảy mơi đồng.
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 15.488.056,3341102 865.792, 3341102 865.792, 3341101 11.737.440, Cộng: 28.091.288,
Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền
3341103 4.519.304,3341102 142.126, 3341102 142.126, 3341101 2.687.040,
Thủ quỹ Ngời nhận
(ký tên) (ký tên)
Đơn vị:Cty Viễn thông HN Phòng KTTC
Bảng kê chứng từ ghi sổ Số 105
Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 30 đến ngày 31/6/1999
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK
Số Ngày ... 3341 ... 20 30/6 KTNV- lơng cấpbậc T6 2.687.040 2.687.040 21 30/6 KTNV- phụ cấp T6/99 142.126 142.126 22 30/6 KTNV - lơng khoán T6 4.519.304 4.519.304 ... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm....
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký tên) (Ký tên)
B
ớc 5: Ghi sổ
Cũng nh đối với nghiệp vụ chi tiền mặt tạm ứng lơng, chứng từ thanh toán lơng trớc hết đợc thủ quỹ ghi Sổ quỹ. Sau đó đợc dùng để ghi sổ chi tiết tài khoản 3341101, 3341102, 3341103 và bảng kê chứng từ ghi sổ.
Việc phân bổ tiền lơng vào giá thành sản xuất tại Công ty Viễn thông Hà Nội đợc tiến hành một quý một lần. Lơng của Ban Lãnh đạo công ty và 5 phòng ban chức năng đợc phân bổ vào tài khoản 627 (6271101, 6271102, 6271103), lơng của 5 đơn vị sản xuất đợc phân bổ vào tài khoản 154 (1542111, 1542112, 1542113). (Công ty không sử dụng tài khoản 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" để theo dõi chi phí lơng của bộ phận sản xuất mà đa thẳng vào theo dõi trên tài khoản 154. )
Bảng phân bổ tiền lơng và bhxh Quý II - Cty Viễn thông (trích phần phân bổ tiền lơng)
Stt Có TK 334 " Phải trả CNV" Đối tợng sd (ghi nợ TK) TK 3341101 (lơng cấp bậc) TK 3341102 (phụ cấp) TK 3341103 (lơng khoán) Cộng Có TK 334 1 TK 627 - CPSXC - TK 6271111 (cấp bậc) 49.520.800, 49.520.800, - TK 6271112 (phụ cấp) 4.058.400, 4.058.400, - TK 6271113 (khoán) 159.998.920 159.998.920 2 TK 154 - CPSXKD DD - TK 1542111(cấp bậc) 367.200.000 367.200.000 - TK 1542112(phụ cấp) 41.799.200 41.799.200 - TK 1542113 (khoán) 992.622.680 992.622.680 Cộng: 416.720.800 , 45.857.600 , 1.152.621.6 00, 1.615.200.000 , Ngày 31 tháng 6 năm 1999 Ngời lập bảng Kế toán trởng (Ký tên) (Ký tên)