Quy Trình Kiểm Toán Tiền Vay Trong Doanh Nghiệp
MỤC LỤC
Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình tiền vay Để theo dừi cỏc khoản tiền vay và thanh toỏn tiền vay, kế toỏn sử dụng
Đối với các doanh nghiệp có trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ và lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký chứng từ số 4, cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên Nhật ký chứng từ và ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Tài khoản 341 “Vay dài hạn”: Tài khoản 341 dựng để theo dừi tỡnh hỡnh vay và thanh toán tiền vay dài hạn của doanh nghiệp, chi tiết theo từng người cho vay, từng khoản vay, từng khế ước vay, ….
Mục tiêu kiểm toán tiền vay
Trong đó có trên 150 doanh nghiệp nhà nước (thuộc các Tổng công ty 91, Tổng công ty 90) như: Tổng công ty Bưu chính viễn thông, Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, Tổng công ty Hoá chất Việt Nam, Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Tổng công ty Thép Việt Nam, Tổng công ty Lương thực miền Nam, Tập đoàn than Việt Nam… Trong đội ngũ kiểm toán quyết toán xây dựng cơ bản có cả các kỹ sư xây dựng thẩm định các hợp đồng kiểm toán Báo cáo quyết toán vốn đầu tư trong đó có nhiều công trình lớn, phức tạp như Công trình đường dây tải điện 500 KW Bắc Nam, Công trình Xây dựng Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình, Công trình Xây dựng Nhà máy Thuỷ điện Trị An, Các công trình Xây dựng Quốc lộ 1 và Quốc lộ 5. Hoạt động của AASC luôn tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, cũng như các chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận ở Việt Nam. Phương pháp tiếp cận kiểm toán của AASC được thiết kế nhằm thu thập, đánh giá và đưa ra các thông tin hữu ích phục vụ cho các mục đích sử dụng của khách hàng hiệu quả nhất. Hơn thế nữa AASC còn đưa ra những đề xuất và tư vấn cho khách hàng thông qua Thư quản lý và ý kiến tư vấn đi cùng với Báo cáo kiểm toán. Thư quản lý của AASC đề xuất những ý kiến chuyên môn để cải tiến hệ thống kiểm toán, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các vấn đề rủi ro mà khách hàng đang phải đối phó mà trước đó chưa được đề cập và thông tin cho các nhà quản lý. AASC đã và đang cung cấp các dịch vụ kiểm toán cho hàng nghìn doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có. vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp cổ phần, các dự án sử dụng vốn vay của các tổ chức tài chính, tín dụng quốc tế, các tổ chức kinh doanh xã hội.. Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu từ công trình): Từ năm 1996 đến nay, Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) đã kiểm toán hàng nghìn Báo cáo quyết toán vốn đầu tư công trình và Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản cho Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Để hoạt động thành công và có hiệu quả AASC luôn coi trọng vấn đề trình độ và kinh nghiệm đội ngũ nhân viên, hiện nay AASC có gần 200 cán bộ, kiểm toán viên, thẩm định viên và kỹ thuật viên được đào tạo đại học và trên đại học chuyên ngành tài chính, ngân hàng - kế toán và kiểm toán, kỹ thuật xây dựng, công nghệ thông tin và thẩm định giá ở trong nước và ở nước ngoài, trong đó có gần 40 kiểm toán viên được cấp chứng chỉ kiểm toán cấp Nhà nước, 04 thẩm định viên về giá cấp Nhà Nước và 15 Tiến sĩ, Thạc sĩ đang theo học cao học, ACCA cùng hàng trăm cộng tác viên bao gồm các Giáo sư, Tiến sỹ, chuyên gia đầu ngành với kinh nghiệm và chuyên môn dày dạn chắc chắn sẽ đáp ứng những yêu cầu cao nhất của khách hàng.
Chu trình kiểm toán tiền vay tại công ty AASC
Kiểm soát hồ sơ kiểm toán bao gồm những nội dung chủ yếu như: thứ nhất, xây dựng và vận hành hệ thống giấy tờ làm việc và hồ sơ kiểm toán thống nhất trong toàn công ty nhằm tạo sự nhất quán trong hoạt động tác nghiệp của các KTV; thứ hai, qui định và thực hiện qui trình kiểm soát, soát xét các giấy tờ làm việc và hồ sơ kiểm toán chặt chẽ nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm toán áp dụng là đúng đắn, bằng chứng kiểm toán thu thập là đầy đủ và ý kiến kiểm toán là chính xác; thứ ba, thực hiện việc kiểm tra, soát xét lại các hồ sơ kiểm toán đã thực hiện trong năm nhằm đánh giá lại chất lượng các cuộc kiểm toán đã thực hiện. Các vấn đề cần được tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền vay mà kiểm toán viên phải tiến hành có thể khái quát qua các câu hỏi sau đây: Các khoản vay và nợ dài hạn có được lập kế hoạch trước và được sự phê chuẩn của hội đồng quản trị (ban lãnh đạo) công ty không?.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Phụ trách phòng soát xét (ký/tên viết tắt):. Ngày soát xét:. Đánh giá của KTV sau khi tiến hành kiểm tra hệ thống. Dựa trên các công việc đã thực hiện, theo ý kiến của chúng tôi: các thủ tục kiểm soát có vẻ được thiết kế phù hợp và được vận hành một cách có hiệu quả trong suốt năm cho phép ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa những sai sót đáng kể phát sinh. Khoanh vùng rủi ro và các chỉ dẫn cho việc lập kế hoạch. Các vấn đề cần phải nêu trong TQL. Như vậy, công ty cổ phần XYZ có hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ có sự phân công trách nhiệm giữa các nhân viên chứ không phải do một người duy nhất đảm nhiệm, như vậy không vi phạm nguyên tắc phân công phân nhiệm. Công ty cổ phần XYZ có đối chiếu với bờn cho vay mỗi năm. Cụng ty cũng thực hiờệngiao cho chị Hạnh theo dừi, kiểm tra việc sử dụng tiền vay để đảm bảo tiền vay đang được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Chị Hạnh cũng tiến hành thực hiện lập báo cáo sử dụng tiền vay và hiệu quả sử dụng bằng văn bản và gửi cho Ban giám đốc vào cuối mỗi quớ, như vậy Ban giỏm đốc cú thể tiến hành theo dừi cỏc nguồn vốn vay nợ của doanh nghiệp. Các khoản chi phí lãi vay cũng được công ty kiểm tra lại trước khi thanh toán, công việc này do hai người đảm nhiệm là chị Diễm và chị Hạnh. Tuy nhiên, trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cũng có những điều bất cập, các khoản vay và nợ dài hạn tuy có sự phê chuẩn của ban lãnh đạo công ty, nhưng không được lập kế hoạch trước. Khi công ty có phát sinh nhu cầu mà không có đủ nguồn vốn mới dự tính vay tiền ngân hàng. Thực ra XYZ là một công ty có sự bảo đảm về mặt tài sản là tương đối lớn, đây lại là công ty lớn, tuy đã cổ phần hoá nhưng là công ty xuất nhập khẩu nên được nhà nước ưu đãi và bảo trợ, việc vay vốn ngân hàng không gặp nhiều khó khăn. Nhưng các khoản vay và nợ dài hạn thường là các khoản tiền lớn, được sử dụng để đầu tư vào tài sản cố định sử dụng lâu dài, do đó công ty cần phải có kế hoạch trước với các nhu cầu sử dụng và cân nhắc có thể dùng nguồn vốn tự tài trợ hay đi vay ngân hàng. Vì chi phí lãi vay dài hạn là tương đối lớn. Các hợp đồng tín dụng hạn mức theo năm đối với khoản vay và nợ dài hạn không được kiểm tra định kỳ để đánh giá việc gia hạn khoản vay hoặc thanh toán trước hạn. Các khoản nợ gốc và kế hoạch trả nợ vay cũng không được xem xét trước hàng năm. Như vậy sẽ rất nguy hiểm khi các khoản vay. nợ này đến hạn trả mà công ty không thu xếp để trả nợ kịp, thủ tục sẽ rất rắc rối và công ty phải chịu thêm chi phí để có thể gia hạn thời hạn trả nợ gốc. Các khoản vay bằng ngoại tệ cũng không được bảo đảm bằng các công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái. Trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế Việt Nam liên tục lạm phát, giá trị các đồng tiền của một số nước lớn như USD của Mỹ, yên Nhật … liên tục thay đổi dẫn đến rủi ro tài chính là rất lớn. Công ty nên có những công cụ tài chính dự phòng rủi ro này. Bằng việc mô tả hoặc vẽ thành lưu đồ về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền vay, từ đó kiểm toán viên có thể xác định được hệ thống kiểm soát nội bộ đó có hoạt động hay không. Kiểm toán viên cũng có thể khẳng định thêm những thông tin về sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua phỏng vấn các nhân sự của công ty, kiểm tra chứng từ hoặc sổ sách và quan sát các hoạt động. Kiểm toán viên quan sát việc tách ly trách nhiệm trong việc thực hiện các chức năng của chu trình và ai là người thực hiện các chức năng đó trong năm. Khi kiểm tra tài liệu, kiểm toán viên có thể kiểm tra các hợp đồng tín dụng, giấy báo nợ … Các thủ tục này sẽ giúp kiểm toán viên có được bằng chứng để đánh giá rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dữ liệu về tiền vay là nhỏ hơn mức cực đại. Cùng với vốn vay theo những mục đích xác định và có tài sản thế chấp, doanh nghiệp còn có thể phát hành trái phiếu để huy động vốn. Trái phiếu phải trả cũng là một khoản vay, nợ song lại có đặc tính riêng: Đây là một trách nhiệm pháp lý giữa doanh nghiệp với chủ nợ có thể không có bảo đảm bằng tài sản cầm cố, thế chấp. Do đó, trái phiếu chỉ được phát hành ở những doanh nghiệp với điều kiện xác định. Chẳng hạn, các công ty trách nhiệm hữu hạn không được phát hành trái phiếu. Các công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp. nhà nước cũng chỉ được hành trái phiếu với những điều kiện xác định và được Nhà nước cho phép phát hành. Cũng như vốn vay, trái phiếu phải trả cũng phản ánh các quan hệ pháp lý phức tạp và tiềm ẩn những rủi ro cố hữu. Do đó các doanh nghiệp cẩn tổ chức tốt kiểm soát nội bộ kết hợp với hoạt động ngoại kiểm. Kiểm soát nội bộ thường hướng tới những công việc chủ yếu sau:. a) Quyền được phát hành trái phiếu: Quyền phát hành trái phiếu trước hết phải được đối chiếu với các văn bản pháp lý hiện hành. Trong phạm vi doanh nghiệp, trách nhiệm và quyền quyết định phát hành trái phiếu thuộc người lãnh đạo cao nhất. Các khế ước vay - nợ qua phát hành thường phải có ít nhất 2 chữ ký của những nhà quản lý có thẩm quyền. Nội dung của khế ước phải bao gồm những quy định về giá trị khoản vay phát hành trái phiếu, tỷ lệ lãi vay, điều kiện hoàn trả và các tài sản cầm cố, đặt cọc. Bất cứ thay đổi nào về quyền phát hành cũng phải tuỳ thuộc vào thủ tục uỷ quyền giống như thủ tục phát hành. b) Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với việc hoàn trả vốn: Vốn và tiền lãi cùng các khoản chi trả định kỳ tiền vốn gốc và tiền lãi phải được kiểm tra như một nội dung của chu trình mua hàng - trả tiền. Vào thời điểm trái phiếu được phát hành, phòng kế toán phải nhân được một bản sao kê tương ứng trong đó có ghi nhận các hoá đơn thanh toán của người bán và giấy nhận tiền. Bộ phận kế toán các khoản phải trả sẽ phát hành séc thanh toán cho các nghiệp vụ mua hàng hoá, dịch vụ. Bản sao trái phiếu là một tài liệu phụ trợ làm căn cứ cho việc chi trả. c) Tài liệu và sổ sách tương ứng: Gồm các sổ phụ cùng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với những trái phiếu còn dư và trái phiếu đã trả tiền do người. có trách nhiệm thực hiện. Những trái phiếu đã trả tiền phải được huỷ bỏ hoặc lưu giữ thông qua sự giám sát của người có thầm quyền. d) Định kỳ xỏc minh độc lập: Định kỳ, cỏc sổ theo dừi trỏi phiếu chi tiết phải được đối chiếu với Sổ cái và so sánh với sổ sách của những người giữ trái phiếu, việc đối chiếu này phải do người có trách nhiệm bảo quản sổ chi tiết thực hiện. Nếu chưa trả hết nợ và bên mới thành lập chấp nhận tiếp tục thực hiện nghĩa vụ trả nợ thay cho Bên B thì Bên B và bên mới thành lập làm thủ tục chuyển nợ để hình thành bên đi vay mới (ký lại HĐTD). Điều IX: Sửa đổi, bổ sung, chuyển nhượng hợp đồng tín dụng. Khi một trong hai bên muốn thay đổi nội dung của Hợp đồng này thì gửi đề xuất tới bên kia bằng văn bản. Nếu bên kia chấp thuận, hai bên sẽ ký bổ sung điều khoản thay đổi đó bằng văn bản đi liền với Hợp đồng này. Hợp đồng tín dụng này chỉ được chuyển nhượng khi có sự đồng ý của Bên A, trình tự, thủ tục chuyển nhượng HĐTD thực hiện theo quy định tại Quy chế mua bán nợ của Ngân hàng Nhà nước. Điều X: Cam kết. -Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong HĐTD này, những nội dung khác đã quy định trong hệ thống Pháp luật của Nhà nước Việt Nam không ghi trong Hợp đồng này, hai bên tôn trọng thực hiện. -Trường hợp xảy ra tranh chấp, hai bên tự giải quyết bằng thương lượng. Nếu không thương lượng được thì sẽ chuyển vụ việc tới cơ quan chức năngtheo qui định của Pháp luật để giải quyết. Điều XI: Hiệu lực hợp đồng. -Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đeế khi Bên B thanh toán cho Bên A đầy đủ gốc và lãi tiền vay hoặc được thay thế bằng HĐTD khác. BẢNG THEO DếI THỰC HIỆN HĐTD. Ngày tháng năm. Số tiền giải. ngân Số tiền trả nợ Dư nợ Ghi chú. THEO DếI NỢ QUÁ HẠN. Ngày tháng năm. Số tiền chuyển nợ. Số tiền trả nợ Dư nợ quá. hạn còn lại Ghi chú. KTV cần phải kiểm tra đầy đủ các quy định trong hợp đồng về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với khoản tiền vay và ngân hàng, ngày đáo hạn, lãi suất định kỳ phải trả và thời gian trả lãi suất. Trong hợp đồng phải có đầy đủ chữ ký và dấu của đại diện hai bên. Mục tiêu kiểm toán cũng được định hướng phù hợp phát hiện rủi ro kiểm toán. Ba mục tiêu quan trọng nhất khi khảo sát chi tiết số dư vốn vay là:. a) Các khoản tiền vay hiện có đều được phản ánh đầy đủ. b) Các khoản vốn vay và lãi vay phải trả đều được tính toán và định giá đúng. c) Các khoản vốn vay và lãi vay được công khai đầy đủ và đúng qui định.
