Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hưng Hải - Ứng dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Chế độ và chính sách kế toán

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Đồng Việt Nam (VNĐ). - Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho: Để theo dừi tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động tăng, giảm tồn kho một cách thường xuyên liên tục, để tránh trường hợp thiếu, ứ đọng vật tư kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính xuất kho vật tư : phương pháp thực tế đích danh - Hình thức kế toán áp dụng: Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Dựa vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh công ty TNHH Hưng Hải áp dụng h́ình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ , được thể hiện qua sơ đồ như sau. (1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

(2) Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên cơ sở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Việc đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và bằng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.

Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty

Sản phẩm của công ty là những công trình xây dựng, thủy lợi như: cầu, đường bộ, đập nước, …có quy mô lớn mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp trải qua nhiều năm mới hoàn thành. Do sản phẩm của công ty được tạo ra cố định tại nơi sản xuất nên các điều kiện sản xuất như máy móc, NVL, CCDC, lao động… phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. - Về định mức dự trữ: Phòng Kỹ thuật thi công có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao NVL, CCDC cho từng công trình, hạng mục dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật đã quy định chung và các tiêu chí: bảo đảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được dự trữ đầy đủ, sử dụng tiết kiệm, tránh gián đoạn trong sản xuất cũng như ứ đọng vật tư.

- Về giá mua và chi phí thu mua: Bộ phận cung ứng vật tư cùng phòng kế toán tìm kiếm trên thị trường những nhà cung cấp NVL, CCDC có uy tín, giá mua hợp lý, chất lượng tốt, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản. + Tại các phân xưởng, các đội thi công của Công ty cũng có các kho riêng và mỗi kho được bố trí một thủ kho thực hiện công tác nhập, xuất và bảo quản; được trang bị dụng cụ cân ,đong, đo, đếm. Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm: nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ….

Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng và chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.

Chứng từ sử dụng

- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho, thu kho ghi chép tình hình nhập , xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư, hàng hoá bằng thước do hiện vật vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật tư trên bảng giao nhận chứng từ và thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và trên thẻ kho của từng loại vật liệu. Hạch toán chi tiết vật tư là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ, cả về hiện vật và giá trị từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý và được thực hiện ở kho và phòng kế toán.

Khi vật liệu được mua về, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng của bên bán, phòng kế hoạch lập biên bản kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, quy cách và tình trạng của lô hàng. Sau đó, thủ kho chuyển các chứng từ liên quan như hóa đơn giá trị gia tăng của bên bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư, các cước phí vận chuyển, bốc dỡ … về cho phòng kế toán. Để kế toán vật tư tính đơn giá thực tế và thành tiền của lô hàng nhập kho và ghi lên phiếu nhập kho (ghi vào cột đơn giá, thành tiền), đồng thời kế toán cũng phản ánh vào các sổ liên quan.

Phòng kế hoạch lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhằm kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách vật tư trước khi nhập kho. Phòng kế hoạch lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhằm kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách vật tư trước khi nhập kho. Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Các loại vật tư trên đã được kiểm tra nghiệm thu, phù hợp với yêu cầu của đơn mua hàng, được phép nhập kho đưa vào sử dụng.

Việc xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất thi có yêu cầu cần vật liệu sử dụng cho thi công công trình, đội trưởng đội thi cụng viết “giấy yờu cầu cung ứng vật tư”. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật tư trên bảng giao nhận chứng từ và thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và trên thẻ kho của từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán vật tư tính ra số tồn về số lượng và giá trị cho từng loại vật liệu và tiến hành lập bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn.

Khi phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã phân chia thành nhiều loại, về cơ bản là phù hợp với đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đối với phế liệu thu hồi: tại công ty phế liệu thu hồi là các đoạn sắt thép, bao bì xi măng,…không dùng nữa không được làm thủ tục nhập kho và cũng không được phản ánh trên các loại giấy tờ, sổ sách về số lượng cũng như giá trị điều đó dẫn đến tình trạng mất mát phế liệu, làm thất thoát nguồn thu của công ty. Như vậy quá trình làm việc trong kỳ đã có sự đối chiếu, kiểm tra làm giảm công việc kế toán cuối kỳ, thuận lợi cho việc lập các báo cáo tài chính, thời gian quyết toán nhanh, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo.

Việc luôn chuyển chứng từ công ty nên có quy định, định kỳ 5-10 ngày( đối với các công trình ở xa) , cuối ngày (đối với. các công trình ở gần), các đội thi công phải chuyển toàn bộ chứng từ gốc về công ty để phòng kế toán ghi sổ. - Thứ ba: Do đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải lưu trữ ở kho bãi tại chõn cụng trỡnh nờn cụng ty cần phải tăng cường cụng tỏc quản lý, theo dừi chặt chẽ quá trình nhập, xuất vật tư tránh tình trạng hao hụt, mất mát, có biện pháp che chắn cẩn thận và phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng cho thủ kho. - Thứ tư: Để phục vụ công tác kế toán nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ được tốt hơn và quản lý vật tư chặt chẽ hơn, công ty nên mở sổ danh điểm vật tư nhằm sắp xếp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty một cách có hệ thống, tiện lợi khi cần những thông tin về một loại vật tư nào đó.

Vì vật tư khi xuất ra sử dụng cho khoản mục trực tiếp hoặc sản xuất chung… do vậy khi nhập lại kho, kế toán không thể nhận biết được những phế liệu.