Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội: Thực trạng và giải pháp
MỤC LỤC
Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại đợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý.
Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý
Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Nó nh chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, cú phơng hớng rừ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút đợc mọi ngời tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn.
Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý
Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trờng khắc nghiệt nh hiện nay cũng nh để phát huy đợc hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà nội
Quá trình hình thành và phát triển công ty
- Công nghiệp thép: Hệ thống cầu trục, cổng trục và các thiết bị nâng đặc biệt, kết cấu cho các nhà máy cán phôi và thành phẩm cho xây dựng, các nhà máy mạ thép. Nhng với mục đích không ngừng nâng cao về uy tín và mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm, Công ty đã từng bớc hình thành các phòng ban, các bộ phận sản xuất, các bộ phận lãnh đạo và đang hớng tới hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty.
Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực
Quá trình sản xuất của Công ty đợc trang bị hệ thống máy móc hiện đại nh bảng trên và sản phẩm có sử dụng thiết bị của các hãng hàng đầu thế giới, nên sản phẩm của Công ty đã từng bớc đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách. Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng đợc mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm đợc cảm tình của khách hàng trong và ngoài nớc.
Quy trình sản xuất và thị trờng tiêu thụ sản phẩm của công ty
Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trờng theo yêu cầu của khách hàng. Để khách hàng biết đến sản phẩm của mình , Công ty đã tiến hành quảng cáo và giới thiệu sản phẩm và trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếp gặp khách hàng trao đổi về tính chất của sản phẩm.
Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty
Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cha đợc hoàn chỉnh, cơ cấu tổ chức thờng xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hình sản xuất của công ty; cha xây dựng đợc nội quy lao động toàn công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý cha cao. Trong thời gian tới, Cụng ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới cụng ty, thực hiện phõn rừ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất dới nhà máy, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lợng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002 dựa trên nền tảng hệ thống quản lý chất lợng của công ty mẹ là tập đoàn WGE (Australia) và từng bớc xây dựng thơng hiệu của công ty.
Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới
Qua hơn bốn tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của công ty đã đạt đợc một số kết quả ban đầu nh: chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đợc kiện toàn, tăng cờng đợc mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban đợc chặt chẽ hơn. - Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thơng trờng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
- Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặt hàng nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nớc và quốc tế. - Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2006 vốn sản xuất kinh doah của công ty trên 45 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn.
Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty
+ Thiết lập hệ thống theo dừi, giỏm sỏt, đỏnh giỏ và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng nh việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan nh: chủ quản, chính quyền. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lợng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Phòng kỹ thuật
+ Lập kế hoạch mua vật t và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật t cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật t dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và các điều kiện thị trờng để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật t và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác. Tuy khối sản xuất đã chia thành các tổ nh vậy nhng quá trình thực hiện còn nhiều bất cập vì quy trình sản xuất của công ty cha hoàn chỉnh, cha có nội quy lao động, không có cán bộ nhân sự dới Nhà máy vì thế mà các vấn đề về tiền lơng, tiền thởng có đôi lúc bị chậm, ngời công nhân cha có ý thức chấp hành trang bị bảo hộ lao động.
Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quả lý của Công ty
Mặt khác độ tuổi lao động của toàn Công ty còn rất trẻ, thể hiện sự năng động, sáng tạo trong công việc vì thế công ty đã từng bớc trinh phục đợc khách hàng trong và ngoài nớc với sản phẩm chất lợng cao và giá cả cạnh tranh nhất. Văn phòng nhà máy vì diện tích nhỏ nên không có chỗ cho những lọ hoa và cây cảnh, Công ty không có phòng tiếp khách riêng mà nó đợc bố trí tại tầng một của cơ quan - nơi có một số cán bộ và nhân viên làm việc nên việc tiếp khách không đợc thoả mái.
Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây
- Cha xây dựng đợc bộ phận hành chính nên mọi việc ký duyệt đều do TGĐ ký, do vậy rất khó khăn khi TGĐ đi công tác sẽ làm chậm quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. - Cha có nội quy lao động toàn Công ty nên các vấn đề nh: đi làm muộn, nghỉ không có lí do chính đáng vẫn tồn tại; Công nhân sản xuất cha thực hiện tốt các vấn đề về thực hiện an toàn trong sản xuất.
Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty
Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay; Công ty cha có những chính sách khuyến khích lao đông quản lý học hành, cử đi học nớc ngoài và thuê chuyên gia nớc ngoài đến giảng dạy để đội ngũ lao động của công ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng công nghệ mới vào công tác quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty; Công ty cha có chính sách thu hút những ngời lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trờng cạnh tranh. Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phõn rừ nhiệm vụ và chức năng của từng cỏn bộ để kết quả cụng việc đ- ợc thực hiện tốt hơn nhằm phát huy đợc những u điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng đợc các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nớc.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty liên doanh cơ
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút đợc nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận đợc một khối lợng công việc lớn, chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối u, đáp ứng đợc những đòi hỏi của cơ chế thị trờng thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo.
