Hoàn thiện hệ thống kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phóc

♦ Kế toán trởng – Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán của Chi nhánh, là ngời chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính với Giám đốc của Chi nhánh, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của kế toán tr- ởng Công ty xăng dầu Khu vực I. Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc là đơn vị kinh doanh thơng mại nên đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản do Nhà nớc ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp (ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính và các Thông t hớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp).

Tổ chức báo cáo tài chính

- Biên bản kiểm kê tiền mặt - Phiếu kiểm kê xăng dầu chính - Báo cáo kiểm kê hàng hoá.

Đặc điểm kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

Đây là phơng thức tiêu thụ quan trọng của Chi nhánh với sản lợng bán chiếm 47.47% tổng số bán và doanh thu thuần chiếm 49.91% tổng doanh thu thuần trong năm 2005, đã khăng định tầm quan trọng của phơng thức tiêu thụ này trong các chiến lợc vế tiêu thụ của đơn vị. Hiện nay, với 19 cửa hàng bán lẻ đợc cải tạo nâng cấp, xây dựng mới trang bị 100% cột bơm bán hàng tiên tiến đã góp phần đáp ứng nhu cầu về xăng dầu của các các nhân tổ chức có nhu cầu vế xăng dầu nhng với khối lợng nhỏ, chủ yếu là sử dụng xăng dầu phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt và phụ cho sản xuất nhỏ.

Hóa đơn (GTGT)

Phiếu thu tiền mặt

Giấy nộp tiền

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo phơng thức nhập trớc xuất trớc tức là giá trị thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ chính là giá trị thực tế của lô hàng nhập về gần nhất tại thời điểm cuối tháng. Đối với phơng thức bán đại lý bán lẻ thì đại lý bán lẻ sẽ đợc hởng một tỷ lệ hoa hồng trên doanh số bán hàng. Căn cứ vào doanh thu bán lẻ, doanh thu bán đại lý bán lẻ, lợng hàng hóa bán ra để lập lên bảng kê tính chiết khấu đại lý bán lẻ.

Sản lợng Phân bổ Sản lợng Phân bổ Sản lợng Phân bổ Sản lợng Phân bổ Sản lợng Phân bổ Bán buôn. Căn cứ vào định mức hao phí của Công ty mà Chi nhánh xác định mức hao hụt cho phép của toàn Chi nhánh. Đến cuối tháng, căn cứ vào lợng hàng hóa bán ra trong tháng, cửa hàng trởng lập bảng kê xuất hao hụt gửi lên phòng Kinh doanh để cập nhập số liệu, sau đó sẽ chuyển sang cho phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ sách.

Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa. Hàng ngày, tại các cửa hàng bán lẻ trởng cửa hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn cho số lợng hàng hóa bán ra nhng cha đợc lập hóa đơn sau số ghi nhận vào Thẻ kho và Bảng kê hàng hóa. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Bản kê hàng hóa do các cửa hàng bán lẻ gửi lên phòng Kinh doanh sẽ tiến hàng cập nhập số liệu vào máy rồi chuyển những chứng từ này cho phòng Kế toán.

Thẻ kho

Tính toán giá vốn hàng bán ra theo giá hạch toán rồi cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết thống kê theo phơng thức xuất giá vốn. Phơng thức tiêu thụ Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Giá vốn Thành tiền. + Bảng phân bổ chênh lệch giá, tính toán ra số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế theo từng loại hàng hóa.

+ Cộng tổng giá hạch toán của từng loại hàng hóa trên sổ chi tiết thống kế theo phơng thức xuất giá vốn.

Nhật ký chứng từ số 8A

Còn việc ghi nhận thuế GTGT đầu ra và khoản lệ phí xăng dầu sẽ đợc cập nhật trên NKCT sè 10. Đối với khoản tiền cửa hàng bán lẻ tuy đã gửi vào ngân hàng nhng phòng Kế toán cha nhận đợc Giấy báo có của ngân hàng nên vẫn hạch toán trên TK 13111. Cuối tháng, các cửa hàng căn cứ vào định mức hao hụt lập Bảng kê xuất khác để xác.

 Đối với phơng thức bán buôn trực tiếp, bán đại lý, bán Tổng đại lý. Hàng ngày, căn cứ vào số lợng hàng hóa bán ra phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT. Sau khi cập nhập số liệu trên phần mềm, Hóa đơn này sẽ đợc chuyển về phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ.

Tuy nhiên, đối với phơng thức bán đại lý Chi nhánh sẽ đợc hởng phần chiết khấu do Công ty cấp (khoản chiết khấu này đúng bằng khoản thù lao mà Chi nhánh trả. Sau khi số liệu đã đợc phán ánh hết lên các NKCT và các sổ chi tiết, Kế toán sẽ tiến hành cộng số liệu từ NCKT và các sổ chi tiết để ghi chép lên Sổ cái của từng tài khoản. Theo thờng kỳ, thờng là vào cuối tháng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp số liệu lên các báo cáo nộp về cho Công ty.

Báo cáo tiêu thụ

Hạch toán chi phí kinh doanh

Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lơng và các chứng từ khác (giấy báo nghỉ ốm, ) kế… toán tiến hành kiểm tra, ghi chép sổ sách và đợc tập hợp trên TK641 (chi tiết cho từng nhóm hàng hãa). Đối với những TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh nào thì đợc hạch toán cho hoạt động kinh doanh đó, còn đối với những tài sản dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ đựơc tập hợp và thực hiện phân bổ cho từng loại hoạt động kinh doanh theo những tiêu thức cụ thể. Do đặc điểm của loại sản phẩm xăng dầu nên chi phí sửa chữa chủ yếu là chi phí sửa chữa thờng xuyên: trùng tu TSCĐ, sơn quét, bảo dỡng, thay thế phụ tùng .….

+ Chi phí bảo quản: Là những khoản chi phí nhằm đảo bảo chất lợng của hàng hóa đã nhập kho, chở tiêu thụ nh chi phí chống cháy nổ, chi phí vệ sinh kho hàng, rửa bồn bể, chi phí chống h hao hàng hóa, chi phí vệ sinh môi trờng, chi phí độc hại .…. + Chi phí dịch vụ thuê ngoài: là những chi phí mua ngoài sử dụng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ của Chi nhánh nh: Chi phí điện thoại, chi phí điện nớc và chi phí khác. + Chi phí văn phòng, công tác: là những chi phí phát sinh cho công tác kinh doanh, chi phí văn phòng: chi phí tiếp khách, hội nghị, tàu xe, công tác phí .….

+ Chi phí lãi vay: là các khoản chi phí về tiền vay, là khoản tiền Chi nhánh phải trả cho ngân hàng, các tổ chức tín dụng tài chính về các khoản vay ngăn hạn, khoản tiền lãi vay phải trả cho Tổng công ty về các khoản nhận thanh toán tiền hàng nội bộ và khoản lãi vay vốn để đầu t XDCB mà tổng công ty đã cho vay. Ngoài ra, các chi phí kể trên Chi nhánh còn nhiều các chi phí khác cũng đợc coi là chi phí kinh doanh trong kỳ nh chi phí hoa hồng mô giới, chi phí đào tạo tuyển dụng, chi phí dự phòng….  Căn cứ vào các Hóa đơn, chứng từ nh Phiếu chi, Hóa đơn mua dịch vụ mua ngoài (điện, nớc) phục vụ cho hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp, Phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, Bảng tính khấu hao TSCĐ Kế toán tiến hành ghi số liệu vào… sổ chi tiểt chi phí bán hàng, Bảng tổng hợp chi phí bán hàng, Bảng kê chi phí bán hàng và cuối tháng ghi số liệu tổng cộng vào Sổ cái TK641.

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc