Tổ chức và quản lý công tác kế toán ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp
MỤC LỤC
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
• Công ty thuê người giữ kho là chính, khi lấy hàng cần có phiếu xuất kho của Kế toán, khi nhập hàng phải có phiếu nhập kho và phải có đầy đủ chữ kí. • Bao gồm: thủ kho, Kế toỏn trưởng theo dừi lượng hàng nhập-xuất- tồn có đúng với thực tế không.
Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới
Công ty phấn đấu đạt doanh số cao hơn, hướng tới mở rộng thêm thị trường, nhất là phát triển bên ngành Garage.
ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN
NHẬN XÉT
Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ sách kế toán thủ công. Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo.
CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP I. YÊU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN
Trình bày về yêu cầu thông tin
•Thông tin về doanh thu: phản ánh tình hình doanh số bán hàng hóa của công ty (quá, tháng, năm). •Thông tin về chi phí: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý doanh nghiệp…. •Thông tin về lợi nhuận : phản ánh kết quả họat động kinh doanh của công ty. •Thông tin về công nợ: phản ánh số nợ phải thu khách hàng. •Thông tin quỷ tiền mặt : phản ánh số tiền mặt hiện có của công ty. •Thông tin về tiền giửi ngân hàng: phản ánh số tiền hiện có của công ty trong ngân hàng. •Thông tin về lượng hàng nhập kho: phản ánh số hàng nhập kho hàng hàng quý. •Thông tin về lượng hàng xuất kho : phản ánh số hàng hóa bán được trong tháng. •Thông tin về lượng hàng tồn kho : phản ánh số lượng hàng hóa hiện có trong kho. •Thông tin về tiền lương : phản ánh số tiền lương phải trả cho nhân viên trong tháng. •Thông tin về thuế thu nhập cá nhân : phản ánh số thuế thu nhập cá nhân phải trích lọc để nộp lại cho nhà nước. c) Tầm quan trọng của từng loại thông. •Thông tin về doanh thu : giúp cho ban giám đốc biết được tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty ( quý, tháng, năm). •Thông tin về chi phí : dùng để so sánh với doanh thu giúp cho lãnh đạo công ty biết được hiệu quả kinh doanh. •Thông tin về lợi nhuận : giúp cho ban giám đốc biết được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. •Thông tin về công nợ : giúp cho cấp quản trị đưa ra chính sách tín dụng cho khách hàng. •Thông tin về quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng : giúp giám đốc xem xét khả năng khi lựa chọn các dự án. •Thông tin vế tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trong kho: giúp cho thủ kho biết được số lượng hàng hóa hiện có trong công ty và đối chiếu với sổ sách kế toán. •Thông tin về tiền lương và thuế thu nhập cá nhân : giúp giám đốc nhân sự biết được tình hình lương nhân viên và có kế hoạch trích lọc thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập chịu thuế của nhân viên để nộp lại cho nhà nước. d) Bảng mô tả về nhu cầu thông tin cho.
ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT
Phải trả nhân viên Lương Phải trả nợ vay ngân hàng Ngân hàng Phại trả khác. Chi tiết theo từng chứng từ, theo dừi nguyên gốc ngoại tệ, theo dừi thời hạn nợ….
HỆ THỐNG CHỨNG TỪ
- Mua hàng theo phương thức trực tiếp: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nghiệm nhận hàng đến đơn vị bán để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. - Mua hàng theo phương thức vận chuyển hàng: bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại điểm do bên mua qui định trước.
CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH
627 Chi phớ sản xuất chung Theo dừi chi tiết Khụng cú số dư cuối kỳ 6271 Chi phí nhân viên phân.
KẾ TOÁN BÁN HÀNG Bộ phận/Phòng ban: Kế toán
Mục tiêu
- Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập báo cáo tài chính và lập quyết toán đầy đủ để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ. - Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc - Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bản - Bảng kê hoá đơn của một khách hàng - Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng - Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian.
KẾ TOÁN TSCĐ –CCDC
Các công việc của kế toán TSCĐ
- Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, giám sát việc sữa chữa TSCĐ theo kế hoạch đột xuất, phản ánh tình hình thanh lý nhượng bán TSCĐ. - Hướng dẫn kiểm tra các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết về kế toán TSCĐ đúng chế độ phương pháp.
Công việc của kế toán CCDC
- Tính toán phản ánh kịp thời chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm, đổi mới nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng giảm nguyên giá TSCĐ. - Từng TSCĐ riêng biệt, có kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất định hoặc là một tổ hợp liên kết nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng.
KẾ TOÁN TIỀN – THANH TOÁN Bộ phận/Phòng ban: Kế toán
- Vào dữ liệu phần mềm kế toán , định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày trong quá trình thanh toán trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời. - Tiến hành tiếp nhận các chứng từ thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ, thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ trên cơ sở định mức quy định của Bộ tài chính, quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ của công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP Người chuẩn
- Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới. - Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác, xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
KẾ TOÁN TRƯỞNG – KẾ TOÁN TỔNG HỢP Bộ phận/Phòng ban: Tổ chức KT, KTTC
- Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp để tiến hành ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động vận doanh của Cty, trên cơ sở không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán. - Căn cứ thông tin, số liệu phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát trờn nhật ký hoạt động hàng ngày để cập nhật trờn sổ tay theo dừi giải quyết và phân tích các nội dung lưu ý trình ban GĐ có ý kiến chỉ đạo giải quyết.
HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN I. BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng cân đối kế toán
- Cột số đầu năm: Căn cứ vào cột số cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán cuối niên độ của kỳ trước để ghi vào các khoản mục tương ứng. - Cột số cuối kỳ: Căn cứ vào số dư đến thời điểm lập bảng cân đối kế toán của các tài khoản, tiểu khoản, chi tiết để ghi vào từng khoản mục.
TÀI SẢN NGẮN HẠN
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ + (Doanh thu hoạt động tài chính – Chi phí tài chính) – Chi phí bán hàng – chi phí quản lý doanh nghiệp. - Thu nhập khác: Là các khoản thu nhập khac sngoài hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính như thu nhập từ thạh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản tiền được bồi thường….
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2009
Bảng lưu chuyển tiền tệ
Mục đích sử dụng: nhằm giúp các nhà quản lý, các nhà đầu tư và những ai có nhu cầu sử dụng thông tin có những hiểu biết nhất định đối với hoạt động của doanh nghiệp nhưng nhận thức về tầm quan trọng cũng như lượng thông tin được chuyển tải từ cỏc bỏo cỏo này vẫn cũn thực sự chưa rừ ràng thậm chớ cũn rất mơ hồ đối với nhiều người, ngay cả với những người làm công tác kế toán. Cần chú ý giữa thu nhập và dòng tiền có sự khác nhau, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được ghi nhận tích luỹ, cả doanh thu và chi phí đều được ghi nhận khi có nghiệp vụ phát sinh, không quan tâm đến thời điểm phát sinh dòng tiền.
Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh
Điều chỉnh thu nhập ròng bằng việc giảm thiểu các khoản mục phi tiền tệ để tính toán dòng tiền vào (ra) ròng từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh 07 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh.
Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Nội dung thông tin: Mô tả tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin số liệu đã được trình bày trong Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể. -Điều chỉnh các khoản tăng, giảm thu nhập chịu thuế TNDN: Căn cứ vào quy định của Luật thuế TNDN cuối kỳ kế toán công ty xác định các khoản thu nhập không phải chịu thuế, chi phí không được trừ vào thu nhập chịu thuế và số lỗ của các năm trước được phép trừ vào lợi nhuận để xác định khoản thu nhập chịu thuế của công ty.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ 5 điều kiện ghi nhận doanh thu tại chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác.
Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán
- Đầu tư vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát - Đầu tư vào công ty liên kết. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Cuối năm Đầu năm - Thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Thông tin về các giao dịch không Năm nay Năm trước bằng tiền phát sinh trong năm báo cáo. Các khoản tiền và tương đương tiền doanh Năm nay Năm trước nghiệp nắm giữ nhưng không được sử dụng.
BÁO CÁO QUẢN TRỊ
- Bước 1: đối chiếu bảng kê bán hàng theo từng danh mục hàng hoá tiến hành trích lọc,thống kê số lựong và thành tiền theo từng loại mặt hàng. - Bước 1: dựa vào bảng kê bán hàng theo từng khu vực đối chiếu với danh mục hàng hoá thống kê số lượng hàng hoá bán ra và thành tiền theo từng khu vực.
10.Dự toán tiền
Ngược lại, nếu tổng thu vào lớn hơn tổng chi thì công ty có thể trả bớt nợ vay của các kỳ trước hoặc đem đầu tư ngắn hạn. - Phần tài chính: Cung cấp số liệu một cách chi tiết cho việc dự kiến số tiền cần đi vay và hoàn trả vốn và lãi vay trong kỳ dự toán.
11.Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Nội dung thông tin: cung cấp thông tin về tình hình tài chính củadoanh nghiệp trong tương lai gần, khả năng thanh toán, trả nợ, phải thu,…. Mục đích sử dụng: Dự đoán trước chuyển biến về tài chính có thể xảy ra của Doanh nghiệp để Doanh ngiệp tìm cách xử lý, ngăn chặn kịp thời những thiệt hại,….
BÁO CÁO DỰ ÁN
Nhìn chung dự án “Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa” đã phản ánh được tình hình tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp trong điều kiện tin học hoá nhưng bộ máy kế toán tại đơn vị cần được tổ chức hoàn chỉnh, phân tách ra thành các phòng ban riêng biệt đồng thời phải luôn cải thiện nâng cấp hạ tầng CNTT và tổ chức phân quyền truy cập một cách chặt chẽ nhằm làm tốt công tác kế toán và bảo đảm an toàn thông tin tại doanh nghiệp. Qua đó có thể thấy được “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá” đã khắc phục được những khó khăn và hạn chế của kế toán thủ công như: khả năng chia sẽ dữ liệu cho nhiều người, khả năng khắc phục những giới hạn về không gian, thời gian, vị trí địa lý, khả năng xử lý đồng thời khối lượng nghiệp vụ rất lớn…..Bên cạnh đó đề án cũng cho nhóm thấy được những khó khăn của “ Tổ chức kế toán ứng dụng công nghệ thông tin” đặt ra như vấn đề về an ninh thông tin cũng như vấn đề phân quyền truy cập trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.