Hoàn thiện phương pháp kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Thông tin di động - VMS

Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả tại Công ty Thông tin di động (VMS)

Công ty có 7 đơn vị trực thuộc (6 trung tâm và 1 xí nghiệp thiết kế), chi phí phát sinh trong kỳ sẽ được các đơn vị này tập hợp và cập nhật số liệu về các chi phí phát sinh để từ đó các phần mềm sẽ thực hiện tổng hợp nên các báo cáo chi phí theo từng chỉ tiêu bao gồm: chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí bán. Sau khi đối chiếu với dữ liệu cước do Trung tâm tính cước và đối soát cước cung cấp, doanh thu của đơn vị nhận đại lý sẽ được ghi nhận và làm cơ sở tính hoa hồng đại lý được hưởng (số tiền hoa hồng phải trả cho các đại lý này được hạch toán là Chi phí bán hàng của Công ty thông tin di động khi hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty).

Kế toán chi phí

- Hồ sơ quyết toán chi phí của các tổ Viễn thông: bao gồm giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán, các hoá đơn (thuê phòng nghỉ, mua văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh …), vé xe (vé tàu) kèm theo trong quá trình đi công tác của các tổ Viễn thông các Tỉnh. Kế toán Công ty dựa trên cơ sở các chứng từ là các báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh của các Trung tâm và các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh tại văn phòng Công ty, kế toán tại Công ty thực hiện hạch toán và nhập số liệu vào các Chứng từ ghi sổ (theo mẫu biểu số 2.2).

Kế toán doanh thu

Tại Trung tâm, doanh thu dịch vụ viễn thông được xác định khi các đơn vị nhận đại lý gửi chứng từ (báo cáo bán hàng, hóa đơn GTGT (theo phụ lục số 1.1), phiếu khuyến mãi, hợp đồng…) về tình hình bán hàng trong tháng tới phòng Kế toán – Thống kê - Tài chính của Trung tâm và khi có biên bản ăn chia cước với các doanh nghiệp khác. Vào ngày 02 hàng tháng, Trung tâm tính cước và đối soát cước gửi các dữ liệu cước của khách hàng trả sau kèm theo biên bản đối soát cước cho Công ty, Trung tâm đồng thời chuyển số liệu cước cho các đại lý (kèm theo biên bản đối soát cước có đầy đủ chữ ký xác nhận của 2 bên). Cuối kỳ, khi nhận được báo cáo doanh thu của các Trung tâm, kế toán tại Công ty dựa vào báo cáo này và các chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ phát sinh doanh thu tại Trung tâm để thực hiện hạch toán và nhập số liệu vào các chứng từ ghi sổ (theo mẫu biểu số 2.10).

Tại Trung tâm, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán tại Trung tâm tiến hành hạch toán doanh thu của khối lượng hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ và nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ thông qua phần mềm kế toán Sunsystem.

Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Cuối kỳ, các đơn vị phụ thuộc thực hiện tập hợp vào báo cáo các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại. Số liệu từ các sổ cái các tài khoản doanh thu sẽ được máy tính tập hợp để tổng hợp nên báo cáo doanh thu toàn Công ty.

Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty

Vào cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu trên sổ cái của các TK liên quan, máy tính sẽ tự động lập chứng từ ghi sổ thể hiện các bút toán kết chuyển số liệu sang TK 9111, TK 91112, TK 9118 theo trình tự: lập chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu, chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí bán hàng, chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí QLDN, chứng từ ghi sổ kết chuyển giá vốn hàng bán, chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Và thực hiện bút toán xác định kết quả sang TK 4212 –lợi nhuận chưa phân phối năm nay. Các chứng từ ghi sổ này sẽ được in ra, được kế toán trưởng ký duyệt và đưa vào bảo quản lưu trữ.

Đánh giá thực trạng về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả tại Công ty Thông tin di động

Việc ghi chép hóa đơn bán hàng các nghiệp vụ phát sinh tại Trung tâm còn có các hóa đơn, chứng từ ghi sai, ghi thiếu thông tin về địa chỉ, mã số thuế, của Công ty, ghi tổng tiền thanh toán mà không ghi thuế GTGT…Sở dĩ như vậy là do Công ty sử dụng nhiều hóa đơn, chứng từ đặc thù trong ngành kinh doanh dịch vụ thông tin di động nên quy định ghi chép các Hóa đơn, chứng từ này đôi khi chưa thống nhất và chưa được phổ biến rộng rãi. Do đó, việc sử dụng hệ thống sổ sách như vậy bên cạnh ưu điểm như trên thì nó có nhược điểm là không cho biết được số tổng cộng, chưa cho biết được cái nhìn tổng quan về thông tin tài chính, kinh tế cũng như gây mất thời gian hơn, phức tạp hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu để phát hiện ra sai sót (nếu có), cũng như công tác quản trị của nhà quản lý. Thứ hai, tại các Trung tâm và tại Công ty, vào cuối kỳ kế toán, toàn bộ doanh thu trả trước chưa thực hiện (sau khi trừ đi doanh thu cước IDD thu hộ VNPT và cước 108 thu hộ bưu điện tỉnh) được hạch toán chuyển sang TK 511312 để ghi nhận toàn bộ doanh thu trả trước mà không tính đến lượng cước phí mà khách hàng sử dụng trong tháng là bao nhiêu.

Công tác kế toán mới chỉ dừng lại ở mục đích chủ yếu là cho những người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp như: cơ quản lý và những nhà đầu tư…Tuy nhiên, những người sử dụng thông tin kế toán bên trong doanh nghiệp cũng là rất quan trọng và họ yêu cầu cách tiếp cận thông tin khác với những người sử dụng bên ngoài.

Hoàn thiện kế toán, chi phí doanh thu và xác định kết quả tại Công ty Thông tin di động (VMS)

Thứ ba, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu từ Công ty đến Trung tâm thì vào cuối kỳ kế toán khi kết chuyển doanh thu về Công ty, Trung tâm nên thực hiện nghiệp vụ kết chuyển tách riêng tổng doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu thành 2 nghiệp vụ riêng biệt chứ không chỉ thực hiện 1 nghiệp vụ kết chuyển doanh thu thuần như hiện nay. Bộ máy này sẽ cung cấp thông tin để các nhà quản trị đưa ra các dự toán, thu thập thông tin về quá trình thực hiện các kế hoạch, so sánh thông tin để tìm ra sự chênh lệch, nguyên nhân của sự chênh lệch, từ đó nâng cao chất lượng thông tin tài chính, trợ giúp cho việc quản lý điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty. Thứ nhất, với công tác quản trị chi phí, ngoài cách phân loại chi phí theo chức năng của chi phí, Công ty nên thực hiện phân loại chi phí theo nhiều tiêu chí khác như: phân loại cách ứng xử của chi phí (phân loại thành chi phí cố định và chi phí biến đổi), phân loại theo yêu cầu sử dụng chi phí trong việc lựa chọn dự án đầu tư (phân loại thành chi phí thích hợp, chi phí chênh lệch, chi phí cơ hội, chi phí chìm)…Từ các cách phân loại đó, Công ty sẽ sử dụng trong trường hợp cần đưa ra các quyết định về mở rộng hay thu hẹp đầu tư vốn, lựa chọn đơn đặt hàng mang lại hiệu quả cho Công ty, đánh giá đúng đắn mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí sử dụng…Điều này đặc biệt phù hợp với Công ty vì như đã phân tích ở chương I, Công ty đang có xu hướng gia tăng chi phí, tăng giá thành sản phẩm dù mức tăng là rất nhỏ nhưng nếu không có sự quan tâm đúng mức thì vấn đề này sẽ không được kiểm soát.

Dựa vào việc chi tiết cỏc TK đú, Cụng ty cú thể theo dừi doanh thu, chi phí của từng loại hình dịch vụ từ đó đưa ra những phân tích đúng đắn về việc đánh giá sự đóng góp của mỗi gói cước đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, hiệu quả của mỗi gói cước, mở rộng hay thu hẹp gói cước…Cũng dựa vào những tài khoản chi tiết đó mà phần mềm kế toán Sunsystem có thể dễ dàng hỗ trợ in ra các báo cáo kế toán quản trị cho đơn vị.