Quy trình Kế toán Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Xuân Hoà Viglacera

Đặc điểm chung của công ty gốm xây dựng Xuân Hoà

Năm 2002 công ty tiếp tục đẩy mạnh sản xuất, mở rộng thị trờng sang các tỉnh miền Nam, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trờng bằng sự ra đời của nhà máy gạch Cotto Bình Dơng( xã Tân hiệp Đông, Dĩ An, Bình Dơng), hiện đang trong giai đoạn đầu t xây dựng. - Phòng kinh doanh tiêu thụ: Bao gồm 8 nhân viên, nhiệm vụ của phòng là chào hàng, tiếp thị và tìm phơng án tiêu thụ sản phẩm, tìm hiểu nghiên cứu các chiến lợc về các mặt hàng kinh doanh giúp giám đốc có định hớng sản xuất vào những mặt hàng có nhu cầu tiêu thụ trên thị trờng.

Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần xuân hoà viglacera

Khi nhập vào máy kế toán có thể lựa chọn các loại chứng từ tơng ứng theo mẫu đã có sẵn đợc cài đặt trong phần mềm nh phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập chi phí tiền hàng (phản ánh chi phí mua NVL thông qua các chứng từ thanh toán), phiếu xuất kho..Kế toán cũng có thể sửa đổi, cài. Các kho hàng của công ty hiện nay bao gồm: kho XH, kho BH(mỗi nhà máy coi nh một kho). Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh "kế toán hàng tồn kho\ danh mục từ điển và tham số\ kho hàng). Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Kho Xuân Hoà có mã là:ZX H), kho Bình Dơng có mã là BD. Vật liệu xuất kho của công ty chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm và chi phí NVL chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm (khoảng 65%), do đó tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng NVL là tiền đề cơ bản cho việc hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đảm bảo việc tập hợp chi phí sản xuất đ- ợc chính xác kịp thời vào đúng đối tợng tập hợp chi phí.

Đối với các khoản chi phí NVL sử dụng cho mục đích khác nh phục vụ công tác quản lý sản xuất ở các phân xởng, phục vụ quản lý doanh nghiệp..kế toán sẽ tập hợp chi phí theo từng phân xởng (nhà máy), sau đó căn cứ váo các tiêu thức phân bổ để phân bổ chi phí cho từng sản phẩm. Đối với những loại NVL trực tiếp sản xuất ra sản phẩm (đã xây dựng định mức tiêu hao), căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao đã đề ra (do phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật-vật t lập) phụ trách nhà máy sẽ lập phiếu xin lĩnh vật t cho từng tháng. Khi xuất vật t, thủ kho sẽ mở sổ theo dừi riờng, sổ này phải đợc đăng ký với phũng TC-KT và phải thể hiện các nội dung: ngày tháng, tên vật t sử dụng, số lợng sử dụng, tên ngời lĩnh vật t, chữ ký xác nhận của ngời lĩnh.

Hàng ngày nhân viên thống kê ở các phân xởng có nhiệm vụ xác định số nguyờn vật liệu xuất dựng và lập bảng kờ sử dụng nguyờn vật liệu để theo dừi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu (Bảng kê này phải ghi rõ ngày tháng sử dụng, chủng loại, số lợng vật t xuất dùng, mục đích sử dụng của chúng). Đối với các NVL sử dụng cho các mục đích khác nh phục vụ quản lý chung ở phân xởng, quản lý doanh nghiệp( không có định mức tiêu hao).., khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu ở bộ phận nào, bộ phận đó sẽ làm. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ( thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ ) thủ kho ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan,cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào cột số tồn trên thẻ kho.

Nhận xét chung về công tác kế toán NVL tại Công ty coor phần Xuân Hoà viglacera

+ Khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều đợc bộ phận kế toán vật t kiểm tra và có sự phê chuẩn của giám đốc cũng nh những bộ phận có liên quan khác đã đảm bảo cho NVL xuất ra đợc sử dụng đúng mục đích. + Về việc sử dụng phần mềm kế toán: với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Fast 2003, mặc dù khối lợng nhập xuất và chủng loại NVL nhập xuất là khá nhiều nhng Công ty vẫn đảm bảo cung cấp khá đầy đủ các thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL phục vụ yêu cầu quản trị NVL. Trong công tác kế toán NVL của Công ty bên cạnh những u điểm đã đạt đ- ợc, còn có những hạn chế nhất định cần phải đợc xem xét lại nhằm cải tiến và hoàn thiện sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong điều kiện kinh tế hiện nay.

+ Về việc lập danh điểm NVL: mặc dù công ty có phân loại NVLnhng trên thực tếviệc phân loại nh trên là cha có mật tiêu thức cụ thể và cha thực sự tách bạch, gây nhiều khó khăn trong công tác kế toán. Hầu nh công ty cha có sổ danh điểm vật t chính thức, việc sử dụng tên gọi, ký hiệu của nguyên vật liệu cha thống nhất, do đó đôi khi gây khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra, giữa kế toỏn và thủ kho. Tuy nhiên trong trờng hợp NVL mua về đợc vận chuyển bằng xe của đội vận tải, do công ty không tập hợp chi phí và tính giá thành cho hoạt động của đội này nên chi phí vận chuyển phát sinh không đợc tính vào trị giá NVL nhập kho mà đợc.

Tuy nhiên đối với phế liệu thu hồi nhập kho, công ty không làm thủ tục nhập kho mà chỉ khi nào đã có khách mua, bộ phận vật t mới thông báo lại cho kế toán để nhập số liệu vào máy theo đúng số lợng đã.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Gốm xây dựng Xuân Hoà

Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng do khối l- ợng các nghiệp vụ cần hạch toá và xử lý phát sinh lớn đã gây không ít khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ đợc giao. Kiến nghị thứ nhất: về việc phân loại và lập sổ danh điểm nguyên vật liệu Với một khối lợng lớn chủng loại NVL gồm nhiều nhóm thứ có công dụng, phẩm cấp, chất lợng khác nhau, công ty cần lựa chọn một tiêu thức phân loại hợp lý. Để đảm bảo cho công tác quản lý NVL đợc chặt chẽ, thống nhất tạo điều kiện cho việc khiểm tra, đối chiếu một cách đễ dàng, đễ phát hiện khi có sai sót thì công ty nên lập sổ danh điểm NVL trong đó NVL cần phải đợc chia một cách chi tiết theo tính năng lý, hoá,theo quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu.

Theo em hoạt động của đội vận tải của công ty có thể coi là một xởng sản xuất phụ trợ, do đó công ty nên tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất cho đội vận tải, trong đó đối tợng tính giá thành có thể là km vận chuyển. Với việc cài đặt hai chữ số ở phần thập phân, trong trờng hợp số lợng nguyên vật liệu lớn phát sinh dễ dẫn đến sự sai lệch số liệu giữa sổ kế toán và ghi chép của thủ kho, có khi trên thực tế NVL vẫn còn nhng trên sổ của kế toán trị giá NVL tồn kho bằng không. Do đó để đảm bảo cho công tác kế toán nói chung cũng nh đảm bảo cho việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán, công ty có thể xem xét lại việc trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán.

Thông qua việc phân quyền này kế toán trởng của Công ty có thể kiểm tra và quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót (xem đợc ngời đã nhập một loại chứng từ nào đó, hoặc lọc đợc những chứng từ mà một nhân viên nào đó đã.

Phần kết

Ngoài ra, trong điều kiện sử dụng máy vi tính thì vấn đề quản trị ngời dùng là một vấn đề rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán. Có nghĩa là Công ty đã tiến hành phân công công việc, chuyên môn hoá, phân quyền nhập liệu, in sổ sách, báo cáo kế toán đến từng nhân viên kế toán của mình. Thực tế : Chuyên đề đã cụ thể hoá phần lý luận bằng công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần Xuân Hoà Viglacera.

Trên cơ sở đó báo cáo cũng trình bày những hạn chế và hớng kiến nghị nhằm hoàn thiện một số vấn đề tồn tại về công tác kế toán nguyên vật liệu. - Đối với bên B : Hàng tháng hoặc từng đợt thông báo cho bên A nhu cầu sử dụng than cho sản xuất, chuẩn bị kho bãi tiếp nhận hàng ,cử cán bộ kiểm tra số lợng, chất lợng than. Nếu than không đảm bảo bên B từ chối không nhận hàng hoặc điều chính giá than theo chất lợng thức tế hai bên giao nhận mọi vớng mắc hai bên cùng thoả thuận tìm biện pháp giải quyết.

- Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng , không bên nào đợc đơn phơng thay đổi hay huỷ bỏ hợp đồng.