Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý trong kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tại Công ty Cao Su Đà Nẵng

142Xuất cho quản l ý

Phần II

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY

- Phó giám đốc kỹ thuật: là người giúp cho giám đốc trên một số mặt về kỹ thuật, phụ trách phòng kỹ thuật cơ năng và xí nghiệp cơ khí của công ty, có quyền chỉ đạo đối với trưởng bộ phận mà mình phụ trách. Mỗi phòng ban có một trưởng phòng, họ là tham mưu cho giám đốc và được giám đốc uỷ quyền để quyết định một số công việc và có quyền đề nghị với giám đốc về khen thưởng, kỷ luật nhân viên trong phòng. - Phòng tài vụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch KHTSCĐ, cân đối thu chi, hạch toán giá thành, kiểm tra và giám sát nghiệp vụ kinh tế kết hợp với phòng ban khác để xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính, phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho giám đốc công ty mọi lĩnh vực tài chính kinh tế.

- Phòng tổ chức hành chính: đặt địa vị chỉ đạo của giám đốc công ty, phòng này có nhiệm vụ xây dựng và cải tiến bộ máy quản lý, tuyển dụng lao động, đào tạo cán bộ phụ trách công tác thi đua khen thưởng cho CBCNV trong công ty. Nhiệm vụ của phòng này là nghiên cứu các nguồn cung ứng trong và ngoài nước, lập kế hoạch tổ chức thu mua, vận chuyển tồn kho vật liệu để cung ứng cho quá trình sản xuất kịp thời đầy đủ. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường để giữ uy tín cho công ty, timg nguyên nhân và có biện pháp khắc phục tình trạng sản phẩm kém chất lượng.

Ban này có nhiệm vụ thực thi các chế độ bảo hộ lao động cho công nhân, thực hiện công tác, PCCC, đảm bảo điều hành về ánh sáng, hệ thống điện thoại, công tác vệ sinh công cộng. Ngoài việc sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ sổ cái còn sử dụng một số sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp, tập hợp hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm với loại sổ này các chi phí phát sinh, tên chứng từ gốc được ghi vào sổ chi tiết.

HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CCDC TẠI CÔNG TY DRC

Dùng để thay thế sửa chữa cho phụ tùng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, CCDC tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc thiết bị, phương tiện đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, aptomat, khởi động từ. Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công chế biến = giá thực tế NVL chế biến + Chi phí vận chuyển NVL đến nợ chế biến và từ nơi chế biến về công ty + tiền thuê ngoài gia công chế biến. Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng việc hạch toán chi tiết NVL - CCDC được kế toán NVL thực hiện về cả giỏ trị và hiện vật kế toỏn NVL theo dừi từng thứ, từng chủng loại, quy cách của NVL-CCDC để quản lý và sử dụng.

Hàng tháng kế toán NVL - CCDC phải luôn kiểm tra việc hạch toán vật liệu về giá trị và hiện vật giữa thực tế ở kho với số liệu trên sổ sách của kế toán NVL giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. * Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế).

Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Sau khi phũng vật ký ký, giỏm đốc duyệt, phiếu xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho".

TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC

Tại do khi mua NVL nhập khẩu luôn trả tiền trước, khi nhập hàng, nên kế toán NVL khụng theo dừi chờnh lệch tỷ giỏ theo TK. Công ty Cao Su Đà Nẵng chưa thanh toán cho người bán Chi phí liên quan đến lô hàng trên. Ngày 30/3/2003 phòng vật tư viết một phần định mức cho vật kho kho cao su, hoá chất, phiếu xuất định mức được phòng vật tư lập, chỉ có về mặt số lượng, còn giá trị do phòng kế toán tính.

Căn cứ phiếu xuất kho phòng vật tư, kế toán tính lại giá thành thực xuất và hạch toán ngay trên phiếu xuất kho. Tài vụ cụng ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dừi từng kho NVL gụVà đối chiếu với thẻ kho tại kho của công ty. Tương tự như thế kế toán đối chiếu lần lượt các NVL chính với thẻ kho tại kho và lấy số liệu tồn đỳng như sổ theo dừi chi tiết của kế toỏn.

Cuối thỏng kế toỏn đối chiếu cỏc NVL phụ ở sổ theo dừi chi tiết của kế toỏn với thẻ kho tại kho. Tương tự như trường hợp trờn, thấy số liệu ở thẻ kho và sổ theo dừi chi tiết khớp là đúng.

Phần III

• MỘT SỐ í KIẾN ĐểNG GểP CễNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY

Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác kế toán và phương phỏp kờ khai thường xuyờn, do đú việc theo dừi và phản ỏnh diễn ra một cỏch thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán và tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng có thể xác định được lượng vật tư tồn kho. Việc nhập kho NVL thuê ngoài gia công thường chú trọng đến số lượng., giá trị cũng như việc hạch toán chứ chưa được chú trọng đến vấn đề chất lượng NVL, do đó đối với NVl thuê ngoài gia công cũng cần có biên bản kiểm nghiệm NVL giống như khi nhập các loại NVL khác. Bên cạnh đó còn có trường hợp là NVL đã nhập khovà đã dùng cho các xí nghiệp, song hoá đơn, chứng từ nhập lại chưa hoàn tất, nên dẫn đến trường hợp kế toán nhận được giấy chứng từ xuất, song chưa nhận được chứng từ nhập của NVL vào cuối kỳ kế toán nên dẫn đến việc xuất bị âm mà trên sổ sách không có để xuất.

Tại công ty Cao Su Đà Nẵng việc NVL nhập kho không được thực hiện ngay sau khi nhận hàng, nhận chứng từ nhập mà thông thường kế toán NVL tập hợp tất cả các chứng từ nhập kho vào khoảng ngày 5 đến ngày 10 của tháng sau. Song thực tế hàng tháng nếu hoá đơn về, nhưng hàng hóa NVL chưa về thì phòng vật tư thường giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi hàng hóa NVL về đến công ty, mới tiến hành làm thủ tục nhập và đưa chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán vào TK 152. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cao Su Đà Nẵng, bước đầu tìm hiểu trên thực tế, và được sự hướng dẫn của các cô trong tổ kế toán, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các chị phòng kế toán công ty, với kiến thức được trang bị ở trường tôi đã đi sâu vào công tác hạch toán NVL - CCDC tại công ty.

Như đã giới thiệu ở phần I, công ty Cao Su Đà Nẵng có bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, sử dụng hình thức kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, phân công lao động hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận sản xuất, với hình thức chứng từ mà công ty áp dụng dễ dàng để giám đốc công ty kiểm tra tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty, cung cấp và đáp ứng kịp thời các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và kinh doanh. Do đó công ty đã có những biện pháp xác đáng trong công tác kế toán NVL, giữ chức năng ghi chép báo cáo định hươkỳ cho giám đốc và các phòng ban chỉ dạo sản xuất, tránh được nhiều sai sót trong quản lý kinh doanh của công ty.