MỤC LỤC
Khi nhận đợc hoá đơn kiểm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy boá nhập hàng của bên bán gửi đến, Phòng kế hoạch thị trờng sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng đợc chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu Phòng kế hoạch thị trờng sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lợng, chất lợng, quy cách vạt t rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật t. Trờng hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, Phòng kế hoạch thị trờng lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho Phòng kế hoạch thị trờng, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho).
Giống các đơn vị sản xuất kinh doanh khác thì xuất kkho nguyên vật liệu cho sản xuất hay bất kỳ một mục đích gì, để phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác cho đối tợng vật liệu xuất dùng đều phải thực hiện đầy đủ thục tục chứng từ đúng quy cách. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Hà Nội sử dụng nhiều loại vật liệu, các loại vật liệu này đợc bảo quản ở nhiều kho khác nhau. Trong đó, loại vật liệu chính đợc sử dụng nhiều nhất là bông - loại vật liệu thấm ẩm nhanh, dễ cháy, khó bảo quản nên việc bảo quản và sử dụng vật liệu ở cụng ty phải đợc theo dừi chặt chẽ dựa trờn cơ sở vật liệu cỏc chứng từ vật liệu.
Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật t đó, phòng kế hoạch thị trờng sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật t. Trờng hợp vật liệu xuất để bán, Công ty sử dụng mẫu "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" tiến hành xuất kho vật liệu phải có sự chứng kiến của các bộ phận liên quan nh phòng kế hoạch thị trờng, thủ kho và phải có lệnh của tổng giám đốc Công ty.
Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật liệu đó thì phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp vụ xuất kho. - Ngoài việc dùng tiền của ngân hàng hay tiền mặt để thanh toán mua nguyên vật liệu, Công ty còn sử dụng hình thức thanh toán khác nh: Tạm ứng tiền, trả trớc tiền hàng. Căn cứ vào hợp đồng Công ty đặt trớc 3.000.000đồng, đến tháng 11 kế toán nhận đợc hoá đơn và kiêm phiếu nhập kho loại vật liệu nói trên sẽ tiến hanhf ghi số thu định khoản.
- Đối với vật liệu mua ngoài, kế toán tổng hợp vật liệu, ngoài việc phản ánh giá mua thực tế còn phải phản ánh chi phí thu mua thực tế vật liệu để phản ánh chính xác, đầy đủ giá mua thực tế của vật liệu. Trong trờng hợp này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan xác định giá trị thực tế của vật liệu nhập kho, kế toán và thủ kho tiến hành ghi sổ. Tuỳ theo mục đích sử dụng, hạch toán tổng hợp xuất vật liệu sẽ phản ánh giá thực tế của vật liệu xuất dùng vào bên có của TK152 và bên nợ của TK liên quan.
Căn cứ vào phiếu xuất bán ra ngoài "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" để kế toán ghi sổ theo định khoản vào sổ kế toán có liên quan. - Xuất vật liệu cho cửa hàng dịch vụ vay, kế toán căn cứ vào "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán theo giá.
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tợng sử dụng ( nếu là chứng từ xuất ) tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật t cho từng kho (bảng 2.6). Để theo dừi chi tiết quỏ trỡnh nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với ngời bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - Thanh toán với ngời bán (bảng 2.8).
Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán căn cứ vào chứng từ phiếu nhập ghi chép vào sổ cuối tháng, sổ chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng ngời bán. + Căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi số liệu, ngày , tháng , nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế quy đổi ra VNĐ (nếu mua bằng ngoại tệ). + Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột nợ hay có của tài khoản 331 và. đối ứng với các tài khoản có liên quan. Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên nhật ký chứng từ số 5 đợc ghi chi tiết cho từng ngời bán.khileen hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 331, có tài khoản 331 tính ra số d cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên bảng kê số 3. Mở số: Nhật ký chứng từ số 5 mỗi tháng đợc ghi một lần trên cơ sở đã tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết taì khoản 331. + Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty. Tổng Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Hà Nội. Chứng từ Diễn giải TK. đ/ứng PS nợ PS có. + Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty. đơn vị bán). Việc ghi chép nh trên cho phép Công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt đợc thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán.
Sau khi xuất kho, thủ kho ghi ngày tháng năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rừ họ tờn) giao cho ngời vận chuyển mang theo từng hàng vận chuyển tới đơn vị nhập vật liệu. Định kỳ, cuối tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trởng phòng kế toán, số liệu trên sổ chi tiết sẽ đợc đối chiếu với thẻ kho về nhập xuất tồn.
Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Hà Nội Bảng 2.10 Bảng kê phiếu xuất bao gói. Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Hà Nội Bảng 2.11 Bảng tổng hợp xuất vật liệu. Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho đợc lập một bảng kiểm kê bao gồm 3 ngời.
Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật t với số lợng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật t bị d thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân, đo, đong, đếm. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. Chênh lệch thừa thiếu = số liệu tồn kho - số liệu tồn kho sổ sách Sau đó, kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loạt.
Công ty đang áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất của Công ty. Kế toán căn cứ vào chứng từ để luân chuyển và ghi vào bảng kê chi tiết, vào sổ chi tiết số 2 (với chứng từ nhập do mua ngoài). Hơn nữa, việc vận dụng phơng pháp thẻ song song, phơng pháp chi tiết vật liệu đơn giản nhất và dễ làm, tính toán đơn giả, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
Trong công tác quản lý nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu đợc đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà trong nội bộ phòng kế toán. Với nền kinh tế thị trờng có nhiều biến động, do đó mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những. Cùng với xu thế chung của xã hội, Công ty đã và đang tìm cho mình những bớc đi thích hợp, mạnh dạn đầu t đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lợng sản phẩm từng bớc phát triển trong cơ chế thị trờng, cải thiện và nâng cao đời sống lao động.