Giới thiệu về Phần mềm quản lý thư viện trên Microsoft Access
MỤC LỤC
THIỆU CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 1. Microsoft Acceess 2000
Các đặc điểm của của Microsoft Acceess 2000
Với công cụ truy vấn bằng thí dụ QBE (Query By Example) sẽ hỗ trợ cho người sử dụng có thể thực hiện các truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào. Với kiểu trường dữ liệu nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Acceess các ứng dụng khác trên Windows như: tập tin văn bản Word, bảng tính Axcel, hình ảnh BMP, âm thanh Wav ….
Giới Thiệu Tổng Quan Về Các Đối Tượng Truy Cập Dữ Liệu Với Lớp (trong Visual Basic 6.0)
Mỗi khi có bổ sung sách mới bộ phận bổ sung tài liệu sẽ lập kế hoạch bổ sung tài liệu dựa trên catalog nhà xuất bản và tên các loại sách hiện có ở các hiệu sách. Viết các thông tin về sách (mã số sách, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, số trang, tập ) vào fic và bỏ vào hộp fic. Các hộp fic được phân loại theo lĩnh vực như: kinh tế, điện tủ vi tính…trong mỗi hộp lại được phân nhỏ theo một số đặc thù nhất định. Các hộp fic cũng được phân loại theo vần đầu của tên tác giả hoặc tên sách. Nhận độc giả mới:. Khi độc giả đến đăng ký làm thẻ trình thẻ sinh viên và nộp một hình của độc giả và kèm theo lệ phí làm thẻ. Nhân viên cấp thẻ sẽ phát phiếu đăng ký để bạn đọc khai báo vào theo một chuẩn hóa do thư viện quy định. Sau đó bạn đọc sẽ được cấp một thẻ đọc sách, mỗi thẻ có 1 số thẻ riêng không trùng với các số thẻ khác. Ở đây số thẻ chính là mã số của độc giả. Mã số độc giả được đánh theo quy định của thư viện, gồm 2 chữ cái và 4 chữ số. Trong đó, 2 chữ cái đầu tiên là “DG”, 4chữ số sau chỉ số thứ tự của độc giả được lưu trong CSDL. Thẻ đọc sách của độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó chỉ có giá trị trong 1 năm kể từ ngày làm thẻ. Quy trình mượn – trả sách:. Khi độc giả đến mượn sách, độc giả chọn sách trong fic sách và lựa chọn cuốn sách cần mượn. Sau khi tìm được sách cần mượn, độc giả sẽ gửi lại thẻ đọc sách tại bàn của thủ thư và nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin vào phiếu yêu cầu mượn sách. Thủ thư căn cứ vào thông tin về sách yêu cầu mà độc giả đã ghi vào phiếu yêu cầu để để lấy sách cho độc giả. Khi tìm được sách thủ thư yêu cầu độc giả ký nhận sách. Sau khi thủ thư nhận lại phiếu yêu cầu đã có ký nhận của độc giả thì sẽ giao sách cho độc giả và giữ lại phiếu yêu cầu kẹp cùng với thẻ đọc sách của độc giả bỏ vào hộp chứa thẻ. Mỗi phiếu yêu cầu có một số phiếu riêng và không được phép trùng nhau. Trong phiếu yờu cầu cú ghi rừ ngày mượn sỏch và ngày hẹn trả sỏch của độc giả. Khi thời hạn mượn sách hết hoặc độc giả không có nhu cầu mượn nữa sẽ trả lại sách cho thư viện. Thủ thư yêu cầu độc giả ký trả sách xong sẽ trả lại thẻ đọc sách cho độc giả khi độc giả không có nhu cầu mượn sách khác nữa. Thủ thư theo dừi việc mượn sỏch của độc giả dựa vào ngày mượn ghi trên phiếu yêu cầu và ngày trả sách, nếu độc giả nào mượn sách quá hạn quy định, thủ thư sẽ thông báo nhắc trả sách cho độc giả biết qua thông tin đăng ký của độc giả như số điện thoại hay địa chỉ Email và sẽ xử phạt tiền về số ngày quá hạn hoặc làm rách sách, mất sách theo quy định của thư viện.Trương hợp nào vi phạm nghiêm trọng có thể bị hủy thẻ. Báo cáo thống kê:. Ngoài công việc phục vụ trực tiếp bạn đọc, Thư viện còn phải thống kê độc giả theo thời gian chỉ định từ đó nắm bắt được chính xác số độc giả và các thông tin liên quan. Thống kê sách và các thông tin liên quan đến sách. như số sách đang được mượn, số sách đã được trả…để biết được tình hình sách tại thư viện. Thống kê thu , chi trong việc mua sách và mượn sách để biết số tiền đã chi và thu vào liên quan tới sách. Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện:. Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện hiện có, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo phân loại, môn loại cụ thể để dễ dàng cho việc mã hoá, tiện cho việc truy tìm. Ngoài ra hệ thống cũng phải biết được tình trạng hiện tại, phải được cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không có giá trị. Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra mục lục phân loại, môn loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được các tư liệu cần thiết, bên cạnh đó hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có nhu cầu mượn tư liệu. Thông thường việc phân loại sách và quản lý độc giả là những công việc phức tạp nhất trong hệ thống quản lý thư viện. Nhược điểm của hệ thống quản lý thư viện trên:. Hệ thống trên dùng nhiều đến giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, truy tìm mất nhiều thời gian. Hệ thống dễ mắc phải sai sót cũng như chưa tiện lợi với bạn đọc. Công việc quản lý độc giả rất khó khăn khi số lượng bạn đọc lớn, bởi việc kiểm tra thời gian mượn trả sách, số lượng sách mượn là thủ công, vì vậy rất dễ thất thoát tư liệu. Việc phân loại sách và tạo ra mục lục cần khá nhiều thời gian. Hướng thực thi của đề tài. Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý bằng thủ công, nên việc tin học hoá công tác quản lý là việc làm hợp lý. Từ những yêu cầu quản lý, chương trình làm các công việc với 4 mảng như sau:. • Quản lý độc giả. Ở đây mảng Quản lý mượn – trả sách được chia thành 2 mảng con là Quản lý mượn sách và Quản lý trả sách. Hệ thống cho phép lưu trữ, cập nhật sách một cách dễ dàng, với khối lượng lớn.Tối thiểu hoá thời gian tìm kiếm sách, thống kê sách, hỗ trợ những cách tìm kiếm sách khác nhau. Hệ thống thích hợp với việc gia tăng số lượng sách, số lượng độc giả. Chương 2:THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN. Xác định yêu cầu. Yêu cầu về chức năng:. Tiêu chuẩn: Mã số sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngôn ngữ sách, môn loại sách, phân loại sách, theo thứ tự chữ cái tên sách, theo thứ tự chữ cái tên tác giả. Tiêu chuẩn: Mã độc giả, họ tên độc giả, lớp học độc giả, khoá học độc giả, năm học. Tiêu chuẩn: Sách, bạn đọc, khoá học, phân loại, môn loại, ngôn ngữ, nhà xuất bản, mượn trả. Tiêu chuẩn: Thống kê sách còn, sách mất, sách thanh lý, sách đền. Tiêu chuẩn: Độc giả vi phạm nội quy. Thống kê mượn trả sách: Theo ngày, tháng, năm. Các số liệu lưu trữ:. Tên Mục đích Thông tin lưu trữ. Lưu trữ các thông tin liên quan đến sách. Mã sách, mả thể loại, tên sách, tên tác giả,NXB, năm xuất bản,,lan XB, số lượng,. Giá sách,số trang. Lưu trữ các thông tin liên quan tới độc giả làm thẻ đọc sách. Số thẻ, họ tên,địa chỉ,lần cấp, ngày cấp,ngày hết hạn,Enail. Lưu trữ thông tin liên quan đến thể loại sách. Mã thể loại, tên thể loại. Lưu các thông tin về mượn trả sách của độc giả. Số phiếu,số thẻ, mã sách,số tiền, ngày mượn ,ngày trả. Lưu các thông tin về số tiền thu của độc giả vi phạm. Số phiếu,số thẻ ,tên phiếu,lí do ,số tiền,ngày lập phiếu. Sơ đồ phân ra chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh quản lý thư viện. Ở mức này ban quản lý,thủ thư, bộ phận bổ sung tài liệu, độc giả có quan hệ trực tiếp với chức năng chính của hệ thống, chức năng này chỉ ở mức khung cảnh, nghĩa là chức năng này bao gồm nhiều hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây là 1 chức năng: Quản lý thư viện. Hệ thống quản lý. Quản lý sách. CN Thể loại Cập nhật sách Tra cứu sách. Thống kê báo cáoSách. Độc giả Mượn trả sách. Quản lý độc giả. Cấp thẻ độc giả Xoá độc giả Tìm kiếmđộc giả. Hủy thẻ độc giả Nhắc trả sách. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Ở mức này ban quản lý, bộ phận bổ sung tài liệu, thủ thư có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm một hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây gồm 3 chức năng lớn và 2 chức năng con là: Quản lý sách, quản lý độc giả qua việc quản lý cấp thẻ, quản lý việc cho độc giả mượn sách và trả sách, thống kê báo cáo. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách. Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách, viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Quản lý Thư viện Ban quản lý. Yêu cầu bổ sung. Yêu cầu Kết quả Yêu cầu. báo cáo thống kê. Báo cáo thống kê. BP.Bổ xung tài liệu Thủ thư. Yêu cầu Kết quả. Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc giả. Công việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả:. Khi độc giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu về độc giả cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và hồ sơ xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, nếu độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông tin độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc giả, và lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ cấp cho độc giả một thẻ đọc sách. Quản lý mượn sách làm nhiệm vụ quản lý việc mượn sách của độc giả, công việc chính là lập phiếu mượn sách và cho mượn sách :. Độc giả muốn mượn sách phải biết thông tin về sách chứa trong các hộp fic. Khi độc giả đến mượn sách phải đưa thẻ đọc sách và phiếu yêu cầu đã điền đủ thông tin cho thủ thư. Thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và phiếu yêu cầu, nếu không phù hợp thì sẽ trả lại cho độc giả ngược lại sẽ lấy sách trong kho theo yêu cầu. Sau đó thủ thư kiểm tra phiếu mượn của độc giả để quyết định cho mượn hay không, nếu cho mượn thì cập nhật phiếu mượn, hồ sơ quản lý sách và yêu cầu độc giả ký nhận sách trước khi giao sách. Quản lý trả sách làm nhiệm vụ quản lý việc trả sách của độc giả:. Khi độc giả đến trả sách phải đưa thẻ đọc sách cùng với sách cho thủ thư. Thủ thư sẽ cất sách vào vị trí trong kho và yêu cầu thi hành kỷ luật với các độc giả vi phạm, đồng thời cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm. Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách đã mất, sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý. Thống kê mượn trả sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc giả vi phạm từ hồ sơ xử lý vi phạm. Yêu cầu cấp thẻ. Độc giả Ban quản lý. BP.Bổ sung tài liệu. Thống kê báo cáo. Quản lý sách QL.Mượn. sách Quản lý. Hồ sơ cấp thẻ. Hồ sơ xử lý vi phạm. Hồ sơ quản lý sách. Fic lưu thông tin sách. Thẻ/Yêu cầu mượn sách. Sách/Không chấp Thẻ/ nhận. Không chấp nhận. Yêu cầu thông. Phiếu mượn Hồ sơ xử lý vi phạm. Yêu cầu mua sách. Sách yêu cầu Thông. Độc giả sách Thẻ, Sách. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Chức năng quản lý sách:. Khi có sách mới, bộ phận quản lý sách sẽ đóng dấu thư viện lên sách, xác định phân loại sách, xác định môn loại sách và gán mã số cho sách theo cách thức sau:. Mã sách gồm 2 phần là phần chữ và phần số Phần chữ là mã thể loại của sách. Phần số là 4 số xếp theo thứ tự tăng dần. Sau đó viết fic rồi cập nhật vào hồ sơ quản lý sách của thư viện căn cứ trên phiếu quản lý sách, đưa sách vào vị trí trong kho và fic vào hộp fic. Đối với sách đã có nhưng thêm số lượng thì tiến hành tìm sách và hiệu chỉnh thông tin về sách trong hồ sơ quản lý sách, fic sách và đưa vào vị trí trong kho. Sửa BP.Bổ sung. Thêm sách mới. Yêu cầu bổ sung. Thông tin sách cần tìm. Hồ sơ quản lý sách. Phích lưu thông tin sách. Kết quả tìm. Chức năng quản lý độc giả :. Khi có độc giả đến làm thẻ đọc sách, bộ phận cấp thẻ độc giả yêu cầu độc giả điền đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký và nộp lại cho bộ phận QLTV, đồng thời độc giả phải nộp 1 hình 3x4 để dán vào thẻ đọc sách cùng với lệ phí làm thẻ. Tiếp đó bộ phận này sẽ đánh mã số độc giả theo quy định của thư viện. Mã số độc giả chính là số thẻ đọc sách và là số thứ tự của độc giả đến làm thẻ, gồm tối đa là 6 ký tự và nhập vào hồ sơ cấp thẻ. Vì thẻ chỉ có giá trị trong 1 năm, nên khi có đợt làm thẻ mới mà độc giả đã có thẻ cũ thì bộ phận cấp thẻ độc giả sẽ tìm độc. giả để sửa lại thông tin cần thay đổi về độc giả. Xoá độc giả đối với các độc giả vi phạm nội quy của thư viện. Thêm thẻ mới. Sửa Độc giả. Hồ sơ xử lý vi phạm Hồ sơ cấp thẻ. Yêu cầu cấp thẻ. Không chấp nhận. Tìm kiếm Thông tin độc giả. Kết quả tìm. Danh sách xoá. Hồ sơ cấp thẻ. Chức năng quản lý mượn sách:. Độc giả đến mượn sách sẽ nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin về độc giả và sách cần mượn. Thủ thư sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cấp thẻ và phiếu yêu cầu để kiểm tra nếu không phù hợp thì không chấp nhận yêu cầu mượn sách của độc giả, nếu chấp nhận thì sẽ lấy sách trong kho dựa vào thông tin trên phiếu yêu cầu. Trước khi thủ thư giao sách và thẻ cho độc giả thì độc giả phải ký nhận vào phiếu yêu cầu của mình và giao lại cho thủ thư. Sau đó thủ thư sẽ đưa thông tin về mượn sách vào hồ sơ quản lý sách và phiếu mượn. sách Thủ thư. Fic lưu thông tin sách. Hồ sơ quản lý sách. Thẻ, Yêu cầu. Tìm kiếm sách Khôn. Yêu cầu kiểm tra Kết quả. Thông tin sách cần tìm Kết quả Yêu. Sách yêu cầu Giao sách, Thẻ. Phiếu mượn Hồ sơ cấp. Chức năng quản lý trả sách:. Khi độc giả đến trả sách thì thủ thư sẽ kiểm tra sách, nếu sách không phù hợp thì trả lại sách cho độc giả và yêu cầu độc giả thi hành kỷ luật và cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm, nếu sách phù hợp thì yêu cầu độc giả ký trả sách rồi cập nhật vào phiếu mượn của độc giả và đưa sách về kho. Chức năng thống kê:. Chức năng thống kê ở đây là việc in báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê về tình hình mượn trả sách. Ban quản lý. In báo cáo. Hồ sơ quản lý sách. Yêu cầu báo cáo. Phiếu mượn Hồ sơ xử lý vi phạm. Phiếu mượn sách. Thủ thư Hồ sơ xử lý vi. Kiểm tra sách. Yêu cầu kiểm tra Kết quả. Sách không phù hợp. Yêu cầu ký trả. Kết quả Thẻ. Mô hình thực thể liên kết. Đây là mô hình mô tả dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, biểu diễn mối quan hệ chặt chẽ và logic giữa các dữ liệu đó. Từ quá trình phân tích ở trên, mô hình thmột kho có nhiều vị trí. Một cuốn sách có thể được mượn trả nhiều lần. Một năm có nhiều độc giả đến làm thẻ đọc sách, mỗi độc giả, độc giả có thể có nhiều lần mượn trả sách. Một độc giả có thể có nhiều lần vi phạm kỷ luật, mỗi hồ sơ kỷ luật chỉ có một lý do kỷ luật và một hình thức kỷ luật.).
