Hoàn thiện quy trình kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty XNK Súc sản và gia cầm Hải Phòng

Tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm là toàn bộ cơ sở sản xuất kinh doanh của Công ty XNK súc sản và gia cầm Hải Phòng đều được đặt tại địa phận TP Hải Phòng, phạm vi phân bố không quá rộng, Công ty lại chỉ có rất ít cơ sở sản xuất kinh doanh, và do yêu cầu quản lý công tác kế toán, bộ máy kế toán của Công ty XNK súc sản và gia cầm Hải Phòng được tổ chức theo hình thức tập trung. Tại các Phân xưởng chế biến không bố trí các nhân viên kế toán mà chỉ có các nhân viên thống kê, ghi chép những thông tin ban đầu của các Phân xưởng đó.

Chức năng, nhiệm vụ

- Hàng tháng, căn cứ vào kết quả hoạt động của các bộ phận, phòng, ban, phân xưởng và đơn giá tiền lương, hệ số cấp bậc của từng người lao động để tính thu nhập cho từng người. - Tính tổng tiền lương, các khoản thu nhập khác của cán bộ công nhân viên và phân bổ cho các đối tượng sử dụng.

Tổ chức công tác kế toán

- Loại 1: Chứng từ về lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán. Sản phẩm của Công ty XNK Súc sản và gia cầm Hải Phòng chủ yếu là các loại thực phẩm như: thịt, cá hộp; lợn sữa; cá tươi lạnh; cá cấp đông…đó là những thành phẩm ở giai đoạn cuối sau khi trải qua quá trình sản xuất và gia công chế biến.

Đặc điểm về tiêu thụ thành phẩm

THỰC TẾ KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY XNK SÚC SẢN VÀ GIA CẦM HẢI PHềNG. I - ĐẶC ĐIỂM THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CễNG TY XNK SÚC SẢN VÀ GIA CẦM HẢI PHềNG. Đặc điểm thành phẩm. Sản phẩm của Công ty XNK Súc sản và gia cầm Hải Phòng chủ yếu là các loại thực phẩm như: thịt, cá hộp; lợn sữa; cá tươi lạnh; cá cấp đông…đó là những thành phẩm ở giai đoạn cuối sau khi trải qua quá trình sản xuất và gia công chế biến. Ngoài ra Công ty còn có bộ phận sản xuất kinh doanh thức ăn gia súc và cung cấp một số dịch vụ cho bên ngoài như dịch vụ vận tải, xuất nhập khẩu uỷ thác theo yêu cầu của khách hàng. Để tiện cho việc quản lý và hạch toán, thành phẩm của Công ty được chia làm nhiều loại, mỗi loại có quy cách, phẩm chất khác nhau. Sự phong phú, đa dạng của các loại thành phẩm tạo điều kiện tốt cho khâu tiêu thụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Tuy nhiên đây cũng là một đặc điểm gây phức tạp, khó khăn cho công tác quản lý thành phẩm cũng như hạch toán chi tiết, tổng hợp các loại thành phẩm của Công ty. - Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng. - Phương thức tiêu thụ qua các đại lý. Để kích thích quá trình tiêu thụ thành phẩm, đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng đến với Công ty, Công ty XNK súc sản và gia cầm Hải Phòng đã áp dụng nhiều hình thức thanh toán, bao gồm:. - Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc tiền mặt:. Phương thức thanh toán này được áp dụng đối với những khách hàng mua ít, không thường xuyên, khách hàng mới hoặc khách hàng có nhu cầu thanh toán ngay và các đại lý của Công ty chủ yếu thu tiền bán hàng bằng tiền mặt. Phương thức thanh toán này giúp công ty thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn và các khoản nợ khó đòi của khách hàng. - Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc séc qua ngân hàng:. Phương thức thanh toán này thường áp dụng với các khách hàng lớn và thường xuyên của công ty, các Hợp đồng kinh tế của công ty với các khách hàng này thường có giá trị lớn bởi cùng một lúc họ mua nhiều hàng khác nhau. Phương thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng được áp dụng nhiều nhất tại công ty hiện nay. Phương thức này được áp dụng cho khách hàng có quan hệ thường xuyên, những khách hàng có uy tín với công ty. Đây là phương thức thanh toán được áp dụng nhiều trong các điều khoản thanh toán ký kết trong Hợp đồng mua bán hàng hoá của công ty. - Khách hàng ứng trước tiền hàng:. Hình thức thanh toán này được áp dụng trong một số hợp đồng bán hàng có giá trị lớn.Theo thoả thuận ghi trong hợp đồng thì khách hàng sẽ ứng trước một phần tiền hàng để đảm bảo cho công ty. Đỗ Thị Thu Nguyệt Kế toán 44D. Ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng, Công ty còn nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ như bán sản phẩm ở các đại lý với hình thức thanh toán định kỳ bán được bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, nếu không bán được hàng, Công ty chấp nhận việc trả lại hàng của các đại lý. Để hỗ trợ cho việc bán hàng, Công ty còn tổ chức quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhất là triển lãm, mở quầy giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút khách hàng ở mẫu mã, chất lượng các loại. Các khách hàng đến với Công ty XNK súc sản và gia cầm Hải Phòng đều có được sản phẩm với chất lượng cao, phù hợp với điều kiện người tiêu dùng, giá cả hợp túi tiền và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất. Mặt khác, với các khách hàng thường xuyên, Công ty cho phép mang hàng đi, khi bán được mới phải thanh toán và nếu hàng bị kém phẩm chất có thể đem tới Công ty đổi lấy hàng mới hoặc trả lại. Với các đại lý hợp đồng dài hạn sẽ được hưởng chính sách ưu tiên như hưởng % hoa hồng và có thưởng nếu bán được nhiều hàng. Với phương châm là sản phẩm bán ra phải giữ chữ tín với khách hàng, Công ty đã đẩy mạnh công tác quản lý thành phẩm cả về chất lượng, số lượng, giá thành và giá bán. - Về quy cách phẩm chất sản phẩm: Trước khi cho nhập kho, thành phẩm đã được bộ phận KCS và trung tâm thú y của Công ty để kiểm tra lại một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập những thành phẩm không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt chú trọng nguyên tắc sản xuất phải gắn liền với thị trường, cho phép nhập kho những thành phẩm được thị trường chấp nhận và có thể bán được. Khi giao hàng cho khách hàng, Công ty cử người kiểm tra kỹ chất lượng, quy cách sản phẩm sản xuất so với chứng từ xuất kho. - Về phía khối lượng thành phẩm xuất bán: Phòng Nghiệp vụ giao nhận đảm nhận viết lệnh xuất kho và phiếu xuất kho) còn hạch toán chi tiết thành. Trước đây, Công ty sử dụng Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, nhưng kể từ ngày 01/01/1999 theo sự thay đổi của chế độ kế toán, khi Công ty xuất hàng bán trong nước thì phòng Nghiệp vụ giao nhận của Công ty không viết Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nữa mà nay sử dụng ngay Hoá đơn giá trị gia tăng để ghi vào các sổ liên quan.

SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN

Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hoá đơn GTGT. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung và các sổ chi tiết doanh thu, từ các sổ chi tiết kế toán vào các sổ tổng hợp tương ứng và các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp khác có liên quan.

NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi đồng thời vào sổ Nhật ký bán hàng và Sổ Nhật ký chung (Ghi vào sổ Nhật ký chung như đã ghi trên đây).

BÁO CÁO TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NỘI ĐỊA

Theo phương thức tiêu thụ này, kế toán cũng phải sử dụng những sổ sách giống như theo phương thức tiêu thụ trực tiếp, ngoài ra còn phải dùng đến sổ để theo dừi hàng gửi bỏn, đú là: Sổ chi tiết hàng gửi bỏn, sổ tổng hợp hàng gửi bán và sổ cái TK 157. Khi xuất hàng cho các đại lý, Phòng Nghiệp vụ giao nhận viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lúc đó hàng vẫn cha đợc coi là tiêu thụ, chỉ khi nào các đại lý nộp báo cáo bán hàng và làm thủ tục thanh toán thì mới đợc coi là tiêu thụ.

SỔ CHI TIẾT THEO DếI THANH TOÁN CỦA ĐẠI LÝ

BÁO CÁO TIÊU THỤ HÀNG HOÁ THEO THỊ TRƯỜNG

Cũng từ phiếu xuất kho, kế toán ghi vào các sổ khác giống như tiêu thụ nội địa theo phương thức tiêu thụ theo hợp đồng.

TỜ KHAI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU

BÁO CÁO CHI TIẾT XUẤT HÀNG XUẤT KHẨU TK 51121

SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG

SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

- Với các nghiệp vụ bán hàng thanh toán chậm đã được ghi vào Sổ Nhật ký bán hàng thì không cần phải ghi vào Sổ Nhật ký chung để tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết. Khi đó, mẫu Sổ Nhật ký bán hàng của Công ty cũng cần thay đổi để có thể ghi chép đầy đủ thông tin cần thiết.