Hệ thống quản lý nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm tại Agribank chi nhánh huyện Thanh Trì

Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm trở lại

Các quy chế cho vay đảm bảo tiền vay, điều hành lãi suất… cũng từng b- ớc đợc hoàn thiện theo hớng thông thoáng, phù hợp với thông lệ quốc tế và tình hình thực tế đất nớc đã tạo điều kiện tốt cho khách hàng tiếp cận với hoạt động tiền tệ tín dụng, dịch vụ ngân hàng. Chi nhánh đã bố trí cán bộ tiếp cận nhiều doanh nghiệp, có chính sách khuyến khích đối với khách hàng nên không những đã giữ đợc khách hàng truyền thống nh : Công ty pin Hà Nội, công ty may Văn Điển…Chi nhánh còn mở rộng tìm kiếm khách hàng có tiềm năng về vốn để nhận tiền vay, tiền gửi.

Sơ đồ tổ chức quầy tiết kiệm

Quản lý mẫu chữ ký của khách hàng và tài khoản tiết kiệm của Quầy Tiết Kiệm, chịu trách nhiệấcco nhất về sự chính xác giữa chữ ký mẫu của khách hàng và chữ ký trên các chứng từ giao dịch của khách hàng với ngân hàng.  Thu nhận, chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng gửi tiền tiết kiệm và chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm, phân loại tiền theo đúng quy định hiện hành của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam về quản lý quỹ nghiệp vô.

Quy định chung

 Huy động tiền gửi tiết kiệm là nghiệp vụ huy động vốn bằng đồng tiền Việt Nam(VND) và đô la Mỹ(USD) của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam từ các tầng lớp nhân dân dới hình thức tiết kiệm. Trong trờng hợp ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ của ngân hàng(Chủ nhật, ngày lễ, tết,…) thì ngày đợc quy định là ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày đó.

Ghi chép kế toán giao dịch tiền gửi tiết kiệm

Yêu cầu chi tìn mặt(nội bộ ngân hàng): là chứng từ mà quầy tiết kiệm yêu cầu quỹ nghiệp vụ chi tiền mặt cho ngời gửi khi ngân hàng hoàn trả lại gốc, lãi tiền gửi tiết kiệm đến hạn.  Việc ghi chép của kế toán tại quầy tiết kiệm và chi nhánh phải đảm bảo cho việc báo cáo chi tiết đến giao dịch gửi, rút tiền, tính lãi và trả lãi đối với từng khách hàng gửi tiết kiệm cũng nh kỳ hạn, loại tiền gửi của khách hàng.

Quy trình thu - nhận tiền gửi. (Sơ đồ hình 1)

 Các giao dịch chi tiết của khách hàng tại mỗi quầy tiết kiệm đợc ghi chép tổng hợp tài khoản tiền gửi tiết kiệm và tài khoản trả lãi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT. Đồng thời phải đảm bảo cho việc báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ huy động tiền tiền gửi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam.

Quy trình trả tiền tiết kiệm

Chuyển kỳ hạn mới cho sổ tiết kiệm đã gửi

Trởng quầy thực hiện kiểm tra bảo đảm khớp đúng và kỹ phê duyệt trên chứng từ.  Đối với chuyển kỳ hạn theo yêu cầu trực tiếp tại quầy tiết kiệm, kế toán quầy tiết kiệm trực tiếp hớng dẫn khách hàng làm thủ tục.

Tính lãi tiền gửi tiết kiệm

Căn cứ vào thông báo của máy tính, kế toán quầy tiết kiệm mở hồ sơ.

Đối chiếu và lu trữ cuối ngày

 Cuối ngày giao dịch, kế toán quầy tiết kiệm thực hiện in bảng liệt kê giao dich phát sinh trong ngày, kiểm tra đối chiếu, kí xác nhận và chuyển cho trởng quầy cùng các chứng từ l kế toán để phê duyệt.  Trong quá trìng tổng hợp, đối chiếu cuối ngày nếu phát sinh các sai sót thì phòng kế toán/phòng giao dịch của chi nhánh NHNGVN phải yêu cầu các bên kiểm tra và xử lý trớc khi lu trữ cuối ngày.

Những vấn đề liên quan dén tiền gửi và giấy chứng nhận tiền gửi

 Trởng quầy thực hiện kiểm tra, kiểm soát khớp đúng kí xác nhận trên bảng liệt kê giao dịch kèm chứng từ gốc của Quầy Tiết Kiệm và chuyển.  Sau khi kiểm tra thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi và xác nhận báo mất, nếu khớp đúng, trởng quầy ký xác nhận phong toả tiền gửi trên máy tính.  Khi việc phong toả tiền gửi đợc phê duyệt, kế toán quầy tiết kiệm chuyển một giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng, một bản lu lại kế toán quầy tiết kiệm cùng thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng.

 Việc chấm dứt phong toả tiền gửi do mất giấy chứng nhận tiền gửi chỉ đợc thực hiện khi ngời gửi tiền tìm thấy giấy chứng nhận tiền gửi và xuất trình cùng giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi cho quầy tiết kiệm để sử lý giải toả tiền git tiết kiệm theo bớc tơng tự nh khi phong toả.  Ngời gửi tiền theo giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành có thể cầm cố, chiết khấu tại chi nhánh NHNo&PTNT cho quầy tiết kiệm đó theo quy định về nghiệp vụ cầm cố, chiết khấu hiện hành của NHNo&PTNT Việt Nam.  Ngoài việc cân đối nguồn vốn, chi nhánh NHNo&PTNT phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu với quầy tiết kiệm đă phát hành giấy chứng nhận tiền gửi trớc khi quyết định thực hiện cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận.

 Quầy tiết kiệm căn cứ vào bản đề nghị, yêu cầu của khách hàng về cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi để kiểm tra, đối chiếu nh quy.

Cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm

 Sau khi trởng quầy chuyển sổ tiết sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sổ tiết kiệm, viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng.  Kế toán kiểm tra chứng từ và sổ tiết kiệm, sau đó nhập dữ liệu, tính toán và ghi sổ tiết kiệm, cuối cùng chuyển sổ cho trởng quầy kiểm soát.  Sơ đồ luồng dữ liệu: dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng.

Từ hệ thống DFD mức 1, ta phân rã thành các hệ thống DFD mức 2 bao gồm: hệ thống mở sổ tiết kiệm, hệ thống sử lý rút tiền, hệ thống sử lý chuyển kỳ hạn và hệ thống tra cứu. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACHINHANH Mã chi nhánh CHAR 5 Khoá chính TENCHINHANH Tên chi nhánh CHAR 30. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBTQ Số bút toán qũy CHAR 5 Khoá chính MAKH Mó khỏch hàng CHAR 5 Khoá ngoại MANV Mó nhõn viờn CHAR 5 Khoá ngoại NGAYGDQ Ngày giao dịch qũy DATE.

Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính MANV Mó nhõn viờn CHAR 5 Khoá ngoại. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MATK Mã tài khoản CHAR 5 Khoá chính SOBUTTOAN Số bút toán CHAR 5 Khoá chính. Thuộc tính Diễn giải Kiểu Kích thước Ràng buộc MACTGDQ Mã chi tiết GDQ CHAR 5 Khoá chính SOBTQ Số bỳt toỏn qũy CHAR 5 Khoá ngoại.

Thiết kế chơng trình

Ví dụ: khi lập sổ tiết kiệm ta nhập mã khách hàng mà không có khách hàng nào trong danh mục khách hàng thì chơng trình sẽ báo lỗi và ta phải mở Form “KHACHHANG” để cập nhật khách hàng mới sau. Khi có hành động Click chuột vào núm lệnh “Thêm” đợc liên kết với Macro này thì các Text box sẽ tự động làm trắng để ngời dùng thêm vào mét mÈu tin míi. Yêu cầu đặt ra đối với thiết kế cơ sở dữ liệu là làm thế nào để giảm thiểu đợc sự trùng lặp và d thừa dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻ dữ liệu đồng thời có thể bảo mật dữ liệu.

Trong tất cả các chơng trình quản lý, việc sắp xếp và lu trữ dữ liệu nhằm phục vụ cho mục đích chính đó là tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng. Trong chơng trình này, việc tìm kiếm thông tin đợc tiến hành một cách thuận tiện bởi đợc sự trợ giúp của ngôn ngữ truy vấn dữ liệu (SQL) có sẵn trong hệ quản trị CSDL Microsoft Access. Quá trình tìm kiếm đợc thực hiện thông qua các bớc: Dùng Query tạo thành các bảng ảo từ một hay nhiều bảng dữ liệu, dùng Macro để tham chiếu tới mẩu tin trên bảng ảo đó, cuối cùng thiết kế các Form để hiện lên nguồn dữ liệu và thông tin tìm đợc.

Những khái niệm về cơ sở dữ liệu , phần mềm thế hệ thứ t, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ sử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đã và đang sử dụng thờng ngày. Khi nhân viên muốn tra cứu thông tin về sổ tiết kiệm, khách hàng, hoặc nhân viên, chọn các mục theo ý muốn, chọn thông tin cần tra cứu rồi C_lick vào nút ba chấm(…). Giấu cửa sổ Database, ngời sử dụng chỉ thao tác trên các Form, Report mà không cần quan tâm đến cách thức hoạt động của hệ thèng.