Lưu ý khi lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
MỤC LỤC
Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán không chỉ xuất pháp từ yêu cầu chính của cuộc kiểm toán nhằm chuẩn bị những điều kiện cơ bản trong công tác kiểm toán, cho cuộc kiểm toán mà còn là nguyên tắc cơ bản trong công tác kiểm toán đã đợc quy định thành chuẩn mực, có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lợng và hiệu quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kiểm toán viên cần đi sâu để hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng ở các mặt nh: cơ cấu tổ chức, dây chuyền và các dịch vụ sản xuất, cơ cấu vốn, chức năng và vị trí của kiểm toán nội bộ..để hiểu rừ cỏc sự kiện, cỏc nghiệp vụ và cỏc hoạt động cú thể tỏc động. - Nhận diện các bên hữu quan: kiểm toán viên phải xác định các bên hữu quan và nhận định sơ bộ về mối quan hệ này ngay trong giai đoạn lập kế hoạch thụng qua phỏng vấn Ban giỏm đốc, xem sổ theo dừi cổ đụng, sổ theo dừi khỏch hàng..từ đú bớc đầu dự đoỏn cỏc vấn đề cú thể phỏt sinh giữa cỏc bên hữu quan để có thể hoạch định một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
Việc thu thập thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình mang tính pháp lý có ảnh h- ởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này đợc thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng nh giấy. Sau khi đã thu thập đợc các thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích đối với các thông tin đã thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ đợc sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán. ∗ So sánh số liệu thực tế với số liệu dự toán hoặc số liệu ớc tính của kiểm toán viên: việc điều tra những sai biệt lớn giữa số liệu thực tế và kế hoạch có thể cho thấy những sai sót trong báo cáo tài chính, hoặc các biến động lớn trong tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngợc chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngợc lại.Việc nắm vững mối quan hệ này rất hữu ích, vì nó sẽ giúp cho kiểm toán viên xác định nội dung, phạm vi, và thời gian của các thủ tục kiểm toán, cũng nh điều chỉnh kế hoạch và chơng trình làm việc. - Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ: trong quá trình xây dựng chơng trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của kiểm soát nội bộ trong quá trình mua hàng và thanh toán.
Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
- So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên Sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn của ng- ời bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ minh chứng khác và thực hiện tính toán lại các thông tin tài chính trên hoá đơn ngời bán. - Xem lại sổ nhật ký chi tiết, sổ Cái tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thờng - Đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong nhật ký mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của ngời. Thông thờng, mức rủi ro kiểm soát thấp đối với nợ phải trả là khi kiểm toán viên nhận thấy rằng các phiếu nhập kho đánh số một cách liên tục và đ- ợc lập tức thời cho mọi hàng hoá nhập kho, các khoản thanh toán đợc thực hiện đúng hạn, và ghi chép kịp thời vào nhật ký và sổ chi tiết.
Cuối tháng, một nhân viên độc lập với bộ phận kế toán nợ phải trả sẽ so sánh các sổ chi tiết ngời bán với bảng kê hàng tháng của ngời bán, và đối chiếu tổng số các số d chi tiết với sổ cái. Ngợc lại, mức rủi ro kiểm soát cao đợc đa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái; phiếu nhập kho không đợc đánh số liên tục và đợc sử dụng một cách tuỳ tiện; các nghiệp vụ mua hàng không. Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua, và so sánh với các thời kỳ trớc.
Các hoá đơn của ngời bán nhạn đợc sau ngày kết thúc niên độ, do ngời bán có thể gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi, do đó có thể những hoá đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán, và chúng phải đ- ợc ghi vào nợ phải trả cuối năm. - Xem xét các trờng hợp số phát sinh số d bên nợ trên TK 331, ví dụ nh ứng trớc tiền cho ngời bán, trả lại hàng cho ngời bán sau khi đã thanh toán tiền..Những trờng hợp này phải đợc trình bày trong khoản nợ phải thu của bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng tình hình tài chính của đơn vị.
Kết thúc kiểm toán
Các hoá đơn tơng ứng với các phiếu nhập trớc phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ. Ngợc lại, các hoá đơn tơng ứng với các phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không đợc tính vào khoản nợ phải trả cuối kú. Tài khoản nợ phải trả ngời bán trong chu trinh mua hàng và thanh toán đợc trình bày đúng đắn.
- Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả ngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc tách riêng. Do đó, các cam kết sẽ trở thành thiệt hại nếu xảy ra các biến đổi không thuận lợi, chẳng hạn giá cả giảm sẽ làm cam kết mua hàng với giá cố định trở thành thiệt hại. - Trao đổi với ngời quản lý đơn vị về khả năng có các khoản công nợ ngoài dự kiến cha đợc khai báo.
Thủ tục phỏng vấn này dĩ nhiên chỉ hữu ích nếu ngời quản lý đơn vị không có chủ định giấu các khoản công nợ này. Cuối cùng, kiểm toán viên sẽ yêu cầu ngời quản lý đơn vị cung cấp một th giải trình xác định đã khai báo đầy đủ các khoản công nợ ngoài dự kiến mà đơn vị đã biết. - Xem xét các biên bản họp Hội đồng quản trị để biết đợc các hợp đồng.
Sau cùng, kiểm toán viên cần đánh giá tầm quan trọng của các khoản công nợ ngoài dự kiến và nội dung cần thiết khai báo trên báo cáo tài chinh. Từ ngày kết thúc niên độ cho đến khi hoàn thành báo cáo kiểm toán, có thể xảy ra những sự kiện trong chu trình mua hàng – thanh toán có ảnh hởng đến việc đánh giá hoặc khai báo trên báo cáo tài chính. Ví dụ nh nhận hàng đi đờng về kho, hàng kém phẩm chất phải trả lại..kiểm toán viên phải có trách nhiệm xem xét các sự kiện xảy ra trong thời gian này.
Trớc khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên cần phải đánh giá tổng quát về các kết quả thu thập đợc. Công việc này nhằm soát xét lại toàn bộ quá trình kiểm toán, kết quả thu đợc và cân nhắc các cơ sở để đa ra ý kiến về báo cáo tài chính. - Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đợc hạch toán phù hợp với chế độ, chuẩn mực kế toán hiện hành.