Thực trạng quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Bưu điện

Đặc điểm, phân loại và yêu cầu quản lý NVL tại Công ty Đặc điểm và phân loại NVL

Trong các loại NVL, NVL dùng để sản xuất sản phẩm nhựa có giá trị lớn, nhưng dễ cháy và biến chất, do đó Công ty rất chú ý đến việc bảo quản vật liệu, bên cạnh việc xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn, Công ty còn chú trọng nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên công tác tại kho trong việc bảo quản tài sản chung của Công ty. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính nhằm góp phần nâng cao tính năng, chất lượng, mẫu mã sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm công cụ lao động hoạt động bình thường, bao gồm: Dung môi, bột màu, mực in, nước rửa, keo dán. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, Công ty tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Danh mục nhóm vật tư” trong phần hành “Kế toán vật tư” của chương trình kế toán máy.

Hiện nay vật liệu của Công ty được bảo quản ở ba kho chính là kho Nhà máy vật liệu viễn thông 1(kho NMVLVT1) bảo quản những vật tư dùng cho sản xuất cáp viễn thông, kho NVL công ty bảo quản những vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm nhựa và kho phân xưởng 2 (kho PX2) là kho vật tư đặt tại chi nhánh của Công ty trong miền Nam.

Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL 1. Thủ tục nhập kho NVL

Khi đại diện Trung tâm thương mại (người vận chuyển) đem hàng đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa vật tư, rồi lập Biên bản giao nhận (biểu số 2), ghi nhận số lượng hàng thực nhận. Biờn bản giao nhận được dựng để Trung tõm thương mại ghi sổ theo dừi tình hình thực hiện hợp đồng, thủ kho ghi thẻ kho, kế toán vật tư nhập số liệu vào Phiếu nhập kho. Trường hợp vật tư không đúng quy cách hay số lượng thì Biên bản giao nhận được dùng để Trung tâm thương mại làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán.

Phòng kế toán sau khi nhận được Hóa đơn (GTGT) và Biên bản giao nhận, kế toán vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho (Biểu số 3). Để lập được phiếu nhập kho, kế toán phải căn cứ vào nhiều loại hóa đơn, chứng từ: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại (vận đơn), Tờ khai hải quan, giấy thông báo thuế. Trung tâm thương mại sau khi nhận được hàng cùng các hóa đơn có liên quan do bên cung cấp giao cho sẽ cho chuyển hàng hóa về kho.

Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa vật tư, thủ kho lập Biên bản giao nhận hàng (Biểu số 5) và cho nhập kho số vật tư đó. Nhà máy lên kế hoạch sản xuất cho quý (sản xuất sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu), sau đó dựa vào định mức vật tư kỹ thuật của sản phẩm đó để xác định nhu cầu NVL trong quý. Sau đó, hàng tháng, căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư trong quý của nhà máy và tình hình thực tế sản xuất, Ban lãnh đạo Công ty ký duyệt Phiếu cấp vật tư (Biểu số 9) trong tháng cho nhà máy.

Trờn Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ, kế toỏn phải ghi rừ căn cứ vào lệnh điều động số bao nhiêu, vào ngày, tháng, năm nào, họ tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, xuất tại kho nào, nhập tại kho nào. “Thành tiền” chưa được ghi ngay, sau khi nhập số lượng xuất kho vào cột “Số lượng” máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho theo phương pháp giá bình quân liên hoàn và tính ra số thành tiền. Kế toán vật tư lập thành 3 liên (đặt giất than viết một lần), kế toán lập phiếu ký vào các liên, liên 1 lưu tại cuống phiếu, liên 2 dùng để vận chuyển và liên 3 dùng lưu chuyển nội bộ.

Sau khi cho xuất kho, thủ kho xuất cùng người vận chuyển kí vào phiếu, rồi giao cho người vận chuyển mang theo cùng hàng vận chuyển đến kho nhận.

Kế toán chi tiết NVL

Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho (Hóa đơn GTGT, Bảng tính giá NVL nhập kho, Biên bản giao nhận hàng), chứng từ xuất kho (Phiếu cấp vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ..), và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp số liệu vào Sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dừi tỡnh hỡnh nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm NVL.

Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên dòng, bao gồm cả chỉ tiêu số lượng, giá trị và tài khoản đối ứng. Ví dụ Sổ chi tiết của Băng in trắng tại kho nhà máy VLVT1 (Biểu số 12). Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu số 13) nhằm mục đớch theo dừi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với Thẻ kho của thủ kho.

Đồng thời, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.

Kế toán tổng hợp NVL

Công ty áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán, nên khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL nào đó, trước hết kế toán phải khai báo NVL đó trong danh mục hàng hóa, vật tư, khai báo mã vật tư, mã kho..Việc mã hóa vật tư để khi kế toán nhập số liệu vào máy, chương trình kế toán máy sẽ xử lí những số liệu đó, tính toán, kết chuyển, tổng hợp số liệu sang các sổ sách liên quan. Khi kế toán vật tư nhận được các chứng từ về nhập kho NVL, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Phiếu nhập kho trong máy. Chương trình kế toán máy tự động tổng hợp tất cả các nghiệp vụ nhập kho trong tháng vào Bảng kê chứng từ nhập (Biểu số 14).

Từ Bảng kê này, cuối tháng máy tính phân loại, sắp xếp các nghiệp vụ có cùng nội dung, tính chất để lập Chứng từ ghi sổ (CTGS). Thực tế hầu hết các nghiệp vụ mua NVL của Công ty đều là thanh toán trả chậm. Khi có đầy đủ chứng từ nhập mua vật tư, kế toán nhập số liệu vào.

“Phiếu nhập mua vật tư”, trong đú khai bỏo rừ mó vật tư và mó nhà cung cấp. Từ đó, máy tính tự động kết chuyển phần phải trả nhà cung cấp sang Sổ chi tiết cụng nợ để theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ đối với từng nhà cung cấp. Để xem Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp nào đó, kế toán chọn Sổ chi tiết công nợ.

- Để thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp, Công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Để hạch toán cho nghiệp vụ thanh toán tiền mua NVL bằng vay ngắn hạn Ngân hàng, Công ty sử dụng TK 311, cụ thể đối với nhà cung cấp trong nước sử dụng TK 3111-Vay ngắn hạn ngân hàng bằng tiền VNĐ, đối với nhà cung cấp nước ngoài sử dụng TK 3113 - Vay ngoại tệ ngân hàng.

Phân tích tình hình sử dụng NVL tại Công ty trong thời gian qua

Nhận thức rừ rằng hiệu quả quản lý NVL cú ảnh hưởng lớn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để thực hiện tốt công tác quản lý NVL, từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. - Khâu thu mua: Công tác thu mua được giao cho Trung tâm thương mại, với đội ngũ cán bộ năng động, nắm bắt kịp thời giá cả thị trường, tìm được nguồn thu mua nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Mỗi lần Công ty thường nhập mua NVL với khối lượng lớn, do nhu cầu NVL được xác định thông qua Giấy yêu cầu cấp vật tư mỗi quý của Nhà máy.

- Khâu bảo quản: Hệ thống kho được bố trí hợp lý, khoa học, đáp ứng việc bảo quản NVL theo tính năng, công dụng của từng loại và thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê vật liệu. - Khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức vật tư kỹ thuật hợp lý, giúp việc sử dụng NVL được hiệu quả và tiết kiệm. Việc xuất vật tư được thực hiện hàng tháng, căn cứ vào yêu cầu cấp vật tư của Nhà máy và tình hình sản xuất thực tế nên đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí NVL.

Để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tới chỉ tiêu cần nghiên cứu, ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn.