Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Viglacera nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu
MỤC LỤC
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Theo quy định của nhà nước (NĐ 200/CP ngày 31/12/1973) các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của đơn vị ngoại thương đã nhập lô hàng đó. Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi.
Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Với hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm đơn giản hoá các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm bớt các chi phí và rủi ro, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn trong quá trình nhập khẩu. Bởi vì khi đó doanh nghiệp XNK sẽ có điều kiện để lựa chọn được điều kiện bảo hiểm thích hợp cho hàng hoá của mình và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển, từ đó giúp cho quyền lợi của doanh nghiệp XNK được bảo đảm hơn.
Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp
Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ XNK của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu kém, các khâu trong tổ chức hoạt động nhập khẩu như: đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương … làm chưa tốt, còn nhiều chỗ sơ hở để đối tác lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại rất nhiều cho chúng ta. Thứ tư, để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải cú quy trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rừ ràng, đội ngũ cỏn bộ nhập khẩu tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó và giải quyết tốt mọi thủ tục cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Qua việc nghiên cứu những lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, chúng ta có thể khẳng định: hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp là việc làm hết sức cấp bách hiện nay.
Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
Nguyên nhân là do: trong năm 2003, Tổng công ty vẫn có nhu cầu nhập khẩu công nghệ, dây truyền sản xuất sứ vệ sinh và gạch ốp lát cũng như thiết bị máy móc với số lượng lớn để phục vụ đầu tư cho nhà máy sứ vệ sinh Thanh Trì, Công ty gốm xây dựng Việt Trì và Nhà máy gạch Xuân Hoà, Thạch Bàn… nên kim ngạch nhập khẩu của Công ty rất cao, chiếm tới 91,61% tổng kim ngạch XNK của Công ty. Bởi vì như đã phân tích ở trên thì trong những năm gần đây kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng dây truyền sản xuất, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu xây dựng (các mặt hàng nhập khẩu theo hình thức uỷ thác) có xu hướng giảm, trong khi đó kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng nguyên liệu, hoá chất (các mặt hàng nhập khẩu theo hình thức trực tiếp) lại tăng lên đáng kể qua các năm. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì: do Công ty thường sử dụng hình thức thư tín dụng không huỷ ngang và trả tiền ngay nên sau khi nhận được bộ chứng từ gốc do phía đối tác hoặc ngân hàng mở L/C chuyển đến, cán bộ nhập khẩu của Công ty sẽ kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với hợp đồng đã ký thì viết lệnh thanh toán, nếu không hợp lệ có thể từ chối thanh toán.
Đánh giá công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty
Các công ty vận tải là những công ty có nhiều kinh nghiệm trong công tác làm thủ tục hải quan nên sẽ giúp cho việc khai quan nhanh chóng hơn, điều này có nghĩa là Công ty có thể tiến hành giải phóng hàng nhanh, tránh được các chi phí phát sinh do lưu kho container, lưu bãi tại cảng nếu không hoàn thành nhanh thủ tục hải quan đồng thời đảm bảo tiến độ sản xuất của các đơn vị thành viên. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng, do đó luôn được sự ưu đãi của đối tác về thời hạn thanh toán, chiết khấu, giảm giá… Thời hạn thanh toán chậm hơn giúp Công ty giảm hẳn các khoản nợ ngắn hạn do có thể thu hồi tiền bán hàng để đem trả chứ không phải đi vay nữa. • Kiểm tra giám sát hàng hoá nhập khẩu còn chưa cẩn thận, thấu đáo: Nhân lực của Công ty còn thiếu, thêm vào đó, chủ trương của Công ty trong những năm qua là tập trung vào công tác xuất khẩu nên đã làm hạn chế rất nhiều nhân lực dành cho hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như khâu kiểm tra giám sát hàng hoá nhập khẩu nói riêng.
Tổng kết sức mạnh nội tại và cơ hội, thách thức của Công ty
• Mất cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu: Tình hình mất cân đối giữa xuất khẩu và nhập khẩu tương đối lớn, do đó chưa tiết kiệm tối đa nguồn ngoại tệ trong khi hầu hết các dây truyền sản xuất, máy móc thiết bị nhập khẩu của Công ty đều được đầu tư bằng vốn vay ngân hàng nên việc cân đối tài chính để trả nợ đầu tư còn rất nan giải. • Kinh nghiệm còn hạn chế: Tuy được đánh giá là có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực XNK nhưng so với các doanh nghiệp kinh doanh XNK trong khu vực và trên thế giới thì Công ty còn tương đối non trẻ cả về thâm niên hoạt động cũng như kinh nghiệm sản xuất kinh doanh và kinh nghiệm marketing XNK. • Ưu đãi của các bên liên quan và bạn hàng: Là một doanh nghiệp uy tín trong quan hệ làm ăn với bạn hàng nước ngoài, Công ty đã giành được không ít những ưu đãi trong việc thực hiện hợp đồng chẳng hạn như việc gia hạn thời hạn thanh toán, tạo điều kiện cho Công ty có thời gian để huy động vốn phục vụ cho quá trình tái đầu tư.
Mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới
• Tiếp tục khai trương và mở rộng thêm kênh tiêu thụ sản phẩm gốm sứ xây dựng sang thị trường nước ngoài, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường xuất khẩu, thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với các thị trường tiềm năng tiêu thụ lớn như Bắc mỹ, EU…. • Tăng cường công tác đánh giá thẩm định, lựa chọn các dự án đầu tư thực sự có thị trường tiêu thụ sản phẩm đầu ra với hiệu quả kinh tế cao, không dàn trải, gây căng thẳng cho công tác trả nợ, dần chuyển hướng đầu tư sang lĩnh vực xây dựng dân dụng, nhà ở, cơ sở hạ tầng và khu công nghiệp. Mặt khác cần phải tiếp tục đẩy mạnh công tác nghiên cứu nhu cầu về thị trường như về dung lượng thị trường, giá cả hàng hoá, các nhân tố ảnh hưởng để tổ chức các hoạt động nhập khẩu như lựa chọn nhà cung ứng, chọn thời điểm mua hàng và thực hiện việc đầu tư vào các dự án mang lại hiệu quả cao nhất.
Tình hình thị trường nhập khẩu của Công ty
Thị trường này không chỉ là nơi cung cấp các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho việc sản xuất gạch, kính, gốm sứ… mà nó còn là nơi cung cấp một sản lượng lớn các sản phẩm thuỷ tinh và gốm xây dựng cao cấp với chất lượng và mẫu mã tuyệt vời, có nhãn mác nổi tiếng và được đánh giá là thuộc “chiếu trên” trong làng thuỷ tinh và gốm xây dựng thế giới. Tuy nhiên, các mặt hàng có chất lượng tốt thì thường dẫn đến một hệ quả là giá cả của các mặt hàng đó thường cao hơn so với giá cả các sản phẩm ở các thị trường khác, thêm vào đó là do khoảng cách về mặt không gian địa lý làm cho chi phí vận chuyển hàng hoá trong quá trình nhập khẩu rất lớn, từ đó đẩy giá thành của các mặt hàng nhập khẩu lên cao, làm giảm bớt hiệu quả kinh doanh hàng nhập khẩu của Công ty. Đây là thị trường có quan hệ gần gũi, lâu năm với Việt Nam và có vị trí địa lý gần với Việt Nam do đó hàng hoá của Công ty nhập khẩu từ các thị trường này về có nhiều thuận lợi như: vận chuyển hàng hoá tương đối dễ dàng, chi phí thấp, ít rủi ro… Mặt khác, các nước Asean đã ký hiệp định về ưu đãi thuế quan chung Asean (CEPT) mà trong đó mặt hàng thuỷ tinh và gốm xây dựng là một trong 15 mặt hàng thuộc chương trình giảm thuế nhanh có hiệu lực vào năm 2000 nên hàng hoá của Việt Nam nhập khẩu từ thị trường này được hưởng mức thuế suất ưu đãi hơn rất nhiều so với các nước ngoài Asean.
Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera
Bên cạnh đó, cần phối hợp chặt chẽ các phòng kế toán của các Công ty thành viên và cán bộ nhập khẩu trực tiếp để chủ động đề ra các biện pháp giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác như thanh toán đúng hạn theo đúng hợp đồng quy định, giải quyết nhanh chóng chi phí lưu thông kiểm hoá… để đảm bảo uy tín với phía nhà cung cấp nhằm nâng cao mối quan hệ làm ăn tốt đẹp. Ngoài ra, Công ty cần phải tích cực củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời Công ty cũng như Tổng công ty cần phải tích cực tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới bằng cách tham gia các cuộc hội chợ triển lãm trong và ngoài nước, thực hiện các chuyến đi thăm viếng các nước… Vấn đề nhà cung cấp rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng của công tác thực hiên hợp đồng nhập khẩu và uy tín của Công ty cũng như Tổng công ty. Một khi Công ty đã tạo ra được cho mình một đội ngũ cán bộ bao gồm các nhà quản lý tài giỏi cùng với các nhân viên ngoại thương dày dặn kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ XNK, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc thì việc khắc phục một số tồn tại ở các khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty như khâu: mở L/C, thuê tàu lưu cước, thanh toán… cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết.