Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS: Hướng dẫn chi tiết
MỤC LỤC
Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin 1. Các thông tin cần thu thập
- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội. Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sỏt, sau đú tiến hành quan sỏt, theo dừi trực tiếp quỏ trỡnh thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc….
Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc
Xử lý thông tin theo mục đích, yêu cầu của phân tích công việc: sắp xếp, phân loại các thông tin thu thập được; thẩm định, kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin từ những người lao động có liên quan; điều chỉnh những thông tin sai lệch, bổ sung những thông tin còn thiếu…. Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc.
Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
11 lao động trực tiếp của Công ty đều thuộc phòng Vật tư kỹ thuật, gồm có: 3 công nhân vận hành máy (vận hành máy xúc, máy ủi trên công trường xây dựng); 5 công nhân sửa chữa (sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị trên công trường); 3 công nhân phục vụ công trường (thực hiện công việc phụ giúp như chuẩn bị máy móc, dụng cụ, vật tư… sẵn sàng cho công nhân chính làm việc tại công trường). Công việc của Công ty phần lớn là công việc quản lý, công việc chuyên môn, như đã trình bày trong phần 2.1.4, công việc chính của Công ty là quản lý thi công xây dựng dự án, bởi vì việc thi công xây dựng một số công trình và hạng mục công trình đã được Công ty giao cho công ty con, Công ty Cổ phần Xây dựng và Phát triển Hạ tầng Đồng Thái thực hiện.
Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ
CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHềNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc. - Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại..: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để có sự lựa chọn hợp lý;. - Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị mỏy văn phũng: Lập sổ theo dừi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa;.
- Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác;. - Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; có quyền nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng;.
Tổ Hành chính Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng
- Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra quá sơ sài, chung chung, không nêu cụ thể người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể gì, như phần phân công nhiệm vụ cho Trưởng phòng Quản lý Xây dựng, đặc biệt là phần phân công công việc cho Tổ Hành chính Điện nước. Nhưng có phần phân công công việc/nhiệm vụ nêu ra thông tin không rừ ràng, chung chung, như phần phõn cụng cụng việc cho Tổ Hành chớnh Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hàng ngày hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp. Nhưng do bản phân công công việc/nhiệm vụ không nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc, người lao động không biết kết quả thực hiện công việc của mình như thế nào được đánh giá là chưa hoàn thành, hoàn thành, hoàn thành xuất sắc công việc nên phần nào đã không động viên, khuyến khích được người lao động cố gắng, nỗ lực hết mình để thực hiện công việc tốt hơn.
Phần lớn lao động trong Công ty là lao động gián tiếp, quá trình thực hiện công việc không biểu hiện hành vi cụ thể, kết quả thực hiện công việc khó định lượng; bản phân công công việc/nhiệm vụ chưa đầy đủ, đặc biệt chưa nêu ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên rất khó để Công ty xây. Mức lương thoả thuận được đặt ra dựa trên những đánh giá mang tính chất “cảm nhận” và chủ quan về độ phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc; dựa vào khả năng chi trả, khả năng tài chính của Công ty; kết hợp với tham khảo mức lương trung bình trên thị trường và của các đối thủ cạnh tranh, công ty cùng lĩnh vực kinh doanh.
Một số kiến nghị
Các phòng, ban khác và mọi người lao động cần có thái độ hợp tác, tạo điều kiện cho cán bộ phân tích công việc, phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nhiệm vụ của mình, cần cung cấp đầy đủ, chính xác những thông tin liên quan đến công việc theo yêu cầu của cán bộ phân tích công việc, tham gia vào việc viết. Phòng Tổ chức Nhân sự phải xây dựng quy trình phân tích công việc phù hợp với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp rừ ràng, để giỳp chớnh phũng Tổ chức Nhõn sự và cỏn bộ phõn tớch cụng việc biết mình phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiện lộn xộn giữa các bước. Công ty PV-INCONESS mới được thành lập, công tác phân tích công việc lần đầu tiên được Công ty thực hiện vì vậy nên tiến hành phân tích cho tất cả các công việc trong Công ty và nhằm làm công cụ quản lý nhân sự nói chung, đặc biệt là phục vụ cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc, cho việc xây dựng bảng lương hay cho công tác nhân sự hiện tại đang được Công ty thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự.
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổ chức ngày càng quan tâm vì chất lượng nguồn nhân lực đã trở thành lợi thế cạnh trạnh của tổ chức; hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là hoạt động giúp Công ty duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình.
BÁO CÁO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ NĂM 2007
+ Thuận lợi: Công ty có điều kiện cơ sở vật chất tốt đồng thời là Chủ đầu tư của 2 Dự án lớn cho nên có nhiều thuận lợi trong việc thu hút các ứng viên đến với Công ty. Năm 2008, Phòng TCNS tập trung vào các công việc chính là kiện toàn nhân sự đối với các đối tượng là cán bộ quản lý, lao động phổ thông để thực thi 2 Dự án. Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: Riêng công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông được lập thành kế hoạch, xây dựng chiến lược tổng thể để thực thi Dự án.
Nhân viên phục vụ sân golf, nhân viên lễ tân: Lựa chọn lao động có kinh nghiệm tại Sân golf khác để đào tạo lại, đào tạo tại chỗ; Phối hợp với các Trường dạy nghề để đào tạo nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ. Trên đây là kế hoạch thực hiện công tác tuyển dụng, đạo tạo và chi phí quỹ tiền lương và chế độ chính sách khác cho người lao động năm 2008.