Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam: Đánh giá thực trạng và giải pháp

Tổ chức quản lý tiêu thụ hàng nhập khẩu

Việc tiêu thụ hàng hóa được thông qua phòng kinh doanh, đại lý muốn mua hàng sẽ yêu cầu trực tiếp với phòng kinh doanh, có thể đặt hàng qua điện thoại , thực hiện những thỏa thuận về thanh toán. Nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa có trách nhiệm dập nhãn mác, kiểm tra chất lượng, quy cách; đóng gói hàng trước khi giao nhân viên kinh doanh mang hàng ra khỏi kho Công ty.

KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HểA TẠI CễNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

Tại phòng kế toán công ty: Kế toán căn cứ vào hóa đơn hải quan, giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước và phiếu nhập kho, kế toán mở sổ kế toán chi tiết hàng hóa ( mở tương ứng với thẻ kho, phản ánh đồng thời cả số lượng và tính thành tiền của hàng hóa nhập kho ). Nhận thấy nhu cầu của thị trường trong nước trong vụ Đông Xuân 2009, và thấy lượng hàng tồn trong kho sau lần nhập đầu không còn đủ phục vụ ( mặt hàng này công ty mới nhập khẩu và phân phối trên thị trường ).

KẾ TOÁN TIấU THỤ HÀNG HểA NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

- Phiếu nhập kho Công ty : Tại kho Công ty, hàng mới được chuyển về được ghi phiếu nhập kho, để phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác hàng hóa.( Công việc này chỉ áp dụng đối với các đơn đặt hàng với số lượng lớn phải kiểm tra chất lượng và dập nhãn mác qua nhiều ngày ) - Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa: Sau khi kiểm tra chất lượng hàng hóa, phòng kiểm tra chất lượng lập biên bản khẳng định chất lượng hàng hóa. - Phiếu xuất kho Công ty: Sau khi hàng được kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn, quy cách; kế toán kho lập phiếu xuất kho Công ty; đồng thời lập hóa đơn GTGT Nếu hàng được xác định là nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý ngay trong ngày, sau khi được nhập mác tại kho Công ty thì không cần lập phiếu nhập – xuất kho Công ty. Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên phụ trách khu vực đó lên phòng kế toán lập đơn xin xuất hàng, có chũ ký của nhân viên này.

Kết thúc giờ làm việc trong ngày, thủ kho gửi bảng kê nhập – xuất trong ngày, kế toán kho đối căn cứ vào bảng kê đối chiếu lượng hàng nhập – xuất trong ngày. Cuối tháng lập bảng kê nhập –xuất – tồn, cộng sổ và đối chiếu thẻ kho, lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn cả mặt số lượng và giá trị để đối chiếu với giá trị hàng tồn với kế toán tổng hợp. Ngay trong ngày, đại lý Bùi Đức Từ gọi điện tới phòng kinh doanh yêu cầu muốn mua hàng, chấp nhận thanh toán ngay; nhân viên kinh doanh Phạm Văn Tuấn phụ trách khu vực Hải Phòng đến phòng kế toán làm đơn xin xuất hàng (Biểu số 2.12: Đơn xin xuất hàng ).

Cuối kỳ cộng sổ chi tiết giá vốn, kế toán ghi 1dòng đối với từng loại hàng hóa vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn (Biểu số 2.16: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn). Nếu đại lý chấp nhận thanh toán ngay thì nhân viên kế toán ghi hóa đơn sẽ xé rời liên 2 khỏi quyển, giao kèm cho nhân viên kinh doanh giao cho khách hàng. Sau khi giao hàng, hóa đơn GTGT, nhận tiền thanh toán, nhân viên kinh doanh đưa về công ty, giao tiền cho kế toán tổng hợp viết phiếu thu chuyển kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Từ hóa đơn GTGT, các chứng từ phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu và sổ chi tiết giỏ vốn, kế toỏn vào sổ chi tiết bỏn hàng, sổ này theo dừi doanh thu, cỏc khoản giảm trừ doanh thu cho từng thứ hàng hóa đã bán trong kỳ.

ĐÁNG GIÁ VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN NễNG NGHIỆP VIỆT

Công ty đang sử dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập có ưu điểm là công tác kế toánđược thực hiện luôn, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, mặt khác công ty có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập ít. Ví dụ: phiếu nhập kho của hàng nhập khẩu chưa ghi chỉ tiêu đơn giá có thể do chưa tập hợp đủ chứng từ; một số phiếu xuất kho ghi chỉ tiêu đơn giá là giá bán ra là không đúng, nhất là những hàng hóa mà công ty đã nhập nhiều lần và thường xuyên bán ra. Điều này không phù hợp với công ty có số lượng khách hàng lớn và phương thức bán hàng chủ yếu là bán chịu, có những khách hàng nợ với số tiền lớn trong một thời gian dài, có một số khoản phải thu không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán.

Mặt khác, lượng hàng tồn kho của công ty nhiều, có những mặt hàng hết hạn sử dụng hoặc do tình trạng bảo quản không tốt do kho H6 là kho đi thuê và thủ kho không nắm vững quy trình bảo quản hàng nên có một số hàng tồn kho không sử dụng được nữa. Như vậy công ty chỉ sử dụng TK 5212 – Doanh thu hàng bán bị trả lại mà không sử dụng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán, như vậy không đẩy mạnh khuyến khích tiêu thụ với các đại lý mua hàng với số lượng lớn, thanh toán ngay hoặc thanh toán trước hạn. Với đặc điểm là công ty có quy mô nhỏ, các nghiệp vụ xảy ra không quá nhiều, số lượng các lần nhập không thường xuyên, nên việc công ty sử dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ là chưa hợp lý, gây ra sự trùng lắp trong việc định khoản; số lượng chứng từ ghi sổ quá nhiều, gây ra khó khăn cho kế toán tổng hợp.

Cụng ty khụng theo dừi doanh thu tài chớnh và chi phớ tài chớnh trờn sổ chi tiết hay sổ cái riêng biệt khiến cho cuối kỳ việc tính toán các khoản mục trên để kết chuyển sang TK911- Xác định kết quả kinh doanh vất vả hơn, ứ đọng công việc. Trong khi kế toán quản trị có vai trò rất quan trọng cho việc ra quyết định đầu tư, kinh doanh mua bán hàng hóa Công ty không có sổ tổng hợp công nợ khách hàng mà chỉ có báo cáo công nợ được lập chưa đúng với yêu cầu của nghiệp vụ phát sinh và không đúng quy định của Bộ Tài chính.

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HểA NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN NễNG NGHIỆP VIỆT

Ban giám đốc, kế toán trưởng và trưởng các phòng ban nên tổ chức quy trình tiêu thụ hàng một cách chuyên nghiệp hơn, không để tình trạng công việc của các nhân viên chồng chéo; công việc của nhân viên kinh doanh lại nhiều, vất vả;. Tổng giám đốc nên giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh hoặc tuyển dụng thêm nhân viên kinh doanh phụ trách vấn đề quảng cáo và khuyến mại nhân dịp lế tết hoặc các vụ mùa; thực hiện các chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán đối với khách hàng mua hàng với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng trước hạn. Công ty nên quy định cho phòng kinh doanh phải tập hợp nhân viên ít nhất 2 buổi/tuần và cùng thống nhất, bàn bạc chính sách bán hàng hợp lý cho từng khu vực cụ thể phù hợp với đặc điểm nông nghiệp, địa lý và tiêu dùng của người nông dân tại khu vực đó.

Thứ hai, về phương pháp tính giá, kế toán nên áp dụng giá nhập trước, xuất trước ( FIFO ) do đặc điểm các loại hàng của công ty thay đổi về chủng loại, chất lượng, giá cả biến động đáng kể, phương pháp tính gái này sẽ phản ánh đúng hơn giá trị hàng xuất bán; mặt khác công việc tính toán lại giá không bị dồn đọng vào cuối kỳ. Trong trường hợp khách hàng xin thanh toán chậm thì nhân viên kinh doanh ghi phát sinh bên Nợ sổ đại lý trước khi giao hóa đơn cho đại lý; đồng thời kế toán kho ghi phát sinh bên Nợ trên sổ đại lý quyển màu xanh lưu tại phòng kế toán. Quyển sổ đại lý màu hồng có đầy đủ chữ ký của cả nhân viên kinh doanh và đại lý nhưng lại do đại lý giữ, điều này không đảm bảo quyển sổ được lưu trữ cẩn thận và các thông tin được nguyên vẹn tới khi đại lý thanh toán tiền hàng.

Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án. Đầu kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra khách hàng nợ, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, lập kế hoạch bảo quản hàng tồn kho; hàng kỳ đối chiếu sổ sách phát hiện hàng tồn kho không đúng quy cách, chất lượng để có biệ pháp kịp thời thu hồi vốn.